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バックオフィスとは?役割と業務の内容、効率化のポイントをわかりやすく解説
  • 法人カードの業務活用術

2023.11.07

バックオフィスとは?役割と業務の内容、効率化のポイントをわかりやすく解説

バックオフィスとは?役割と業務の内容、効率化のポイントをわかりやすく解説

企業の縁の下の力持ちとも言えるバックオフィス。働き方改革やDX化に取り組む企業では、特にバックオフィスの業務の効率化を図るケースが多く見られます。

バックオフィスの業務は多岐に渡ることから、業務効率化に取り組む際はその業務内容をしっかりと理解しておくことが重要です。ここでは、バックオフィスの内容・役割や効率化のポイントについて解説します。

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バックオフィスとは

バックオフィスとは、取引先や顧客と接する部門(フロントオフィス)を後方からサポートする業務のことです。バックオフィスは直接利益を上げることはないものの、企業活動を円滑に進めるためには欠かせない業務です。まずは、バックオフィスの役割やフロントオフィスとの違いを確認していきましょう。

バックオフィスの役割

バックオフィスの大きな特徴は、取引先や顧客と直接接点を持たないことです。具体的には「人事」や「経理」「法務」「広報」などといった業務が挙げられ、会社によっては「間接部門」「内勤部門」「管理部門」などと表現したりします。これらの部署は直接売上や利益を上げることはないものの、企業活動に欠かせない重要な業務を担っています。

バックオフィスの主な役割は、フロントオフィスが効率よく利益を上げるためにサポートすることで、まさに「縁の下の力持ち」のような存在です。バックオフィスを効率化することは経営資源の有効活用にもつながり、生産性が向上するだけでなく、売上や利益の拡大につながる期待もあります。

フロントオフィスとの違い

バックオフィスと対になるのが、取引先や顧客と直接接点を持つフロントオフィスです。

バックオフィスとフロントオフィスの違い

フロントオフィスの代表例は営業部門です。クライアントが直面している課題やニーズを素早く察知し、それを満たす商品・サービスを提案する業務を担っています。営業部門は直接売上や利益を上げる部門であるため、「企業がどれだけの売上や利益を上げられるかは営業部門にかかっている」と言っても過言ではありません。

フロントオフィスの中には、例えばサポートセンターや「お客様窓口」のように、顧客からの問い合わせやクレームに対応する部署も含まれます。これらの部署は直接売上や利益を上げることはありませんが、顧客の不満や問題点を素早く理解し正しい方向に導く点では営業部門と同じで、顧客満足度や納得感、信頼を高めるために欠かせない業務です。

バックオフィスの業務

バックオフィスには総務や人事、経理などさまざまな部署があり、それぞれ異なる業務を担っています。ここからは、各部門が担う業務内容を確認していきましょう。

総務

総務は、備品の発注・管理、社屋の管理・メンテナンスなどを担う部門です。総務はほかの部署が担当しない業務を任されることが多いため、その業務内容は多岐に渡っています。

企業によっては人事や経理を兼務していることもあり、その場合は総務が人材育成や経理業務なども総合的に担当します。

人事・労務

人事・労務は、従業員の労務管理や人材採用を担う部門です。従業員の給与計算や社会保険・雇用保険の手続き、職場配置や人事異動など、従業員の雇用に関する業務から、最近では従業員のメンタルヘルスや各種ハラスメントの相談窓口になっています。

また、人事は、すでに雇用している従業員だけでなく新たな従業員の採用活動にも関与します。ハローワークや就職・転職サイトへの求人情報掲載の管理、採用試験や面接の実施など、企業が適正な人員を雇用し運営できるようサポートする業務です。

経理

経理とは、企業における日々のお金の出し入れや、取引の流れを帳簿に記録する部門です。具体的には、会社の現預金の管理、売上金や仕入れの管理、請求書の作成などの業務を担っています。

経理は、「企業活動を通じてどれくらいのお金が出入りしているのか」ということを記録する業務であるため、その記録内容は経営陣が重要な判断を下す際の材料にもなります。

法務

法務とは、法律に関する業務全般を担う部門です。企業活動は、会計や人事、労務、取引などあらゆるシーンで法律を遵守する必要があります。そこで「法令にのっとった業務のプロセスが正しく実施されているか」を検証するのが法務の主な業務です。

コンプライアンスに反するトラブルや不祥事は企業の信頼の喪失にもつながるため、法務の業務は経営戦略を考えるうえで重要なポジションを担っています。

また、法務ではコンプライアンス違反を未然に防ぐだけでなく、発生した不祥事やクレームに対する法的な対応も行っています。

監査

監査は、「法令や社内規程を遵守した業務が行われているか」ということをチェックする部門です。監査には大きく分けて「外部監査」と「内部監査」がありますが、社内の監査部門は内部監査を通じてリスクの検証を行っています。

監査の業務はしばしば法務と混同されることがあります。法務は業務のプロセスが法的に問題ないかを事前に検証し、場合によっては改善を要求します。一方、監査はすでに完了した業務を事後に検証し、誤ったプロセスの運用がないかチェックします。

経営企画

経営企画とは、企業の中長期的な戦略を立案する部門です。大小さまざまなプロジェクトを管理し、KGIやKPI、具体的な数値目標の設定を行い、それを推進することで企業が成長していくためのロードマップを策定する重要な業務を担っています。

経営企画は企業の中枢、かじ取り役とも言える業務です。そのため、企業によっては経営者や役員が直接配下に置いて担当するケースも少なくありません。

広報・宣伝

広報とは、事業活動を社内外に広く伝えるための宣伝を担う部門です。社内向けであれば、会社案内や社内報、イベントの企画を担当します。社外向けであれば、CSRやSDGsへの取り組みなど会社のブランディング施策はこの部署が担当することが多いでしょう。広報は、いわゆる企業の顔のような存在であるため、新聞やテレビなどのメディアから取材を受ける時は広報が窓口となります。

宣伝は、広告媒体の選定や広告素材の手配、プレスリリースの作成などを担当する部門です。最近ではSNSの会社公式アカウントの運用を任されるケースもあります。会社によっては、広報・宣伝をひとまとめにして担当することがあります。

情報システム

情報システムは、業務に必要なシステムやネットワークの運用・保守、セキュリティ対策を担う部門です。あらゆる業務がデジタル化されている現在では、パソコンやネットワークをまったく使用しない企業はないと言ってもいいほどです。

情報システムではシステムの維持管理や不具合への対応、IT資産の管理を担当しています。それと同時に、従業員に貸与する端末(パソコン、スマートフォン)や入退室システム用のIDカードの管理など、従業員がスムーズに情報システムにアクセスするためのサポートも担当します。

また、現在使用しているシステムだけでなく、次期システムへの移行企画や、新たなソリューションの導入検討なども情報システムが担当です。

一般事務・秘書

一般事務とは、ほかの部門や担当者のサポートを行う業務です。具体的には、データ入力やファイリング、郵便物の送付・受け取りなど、細かい事務作業が該当します。そのほかにも、取引先や顧客の来訪時に担当者へ引き継ぐことも業務のひとつです。

秘書は役員に専属してスケジュールの管理や調整、来客対応、会議の手配・準備などを行う業務です。担当する役員がスムーズに業務を進められるよう、細やかな気遣いが求められます。

営業事務

営業事務は「営業アシスタント」とも呼ばれ、営業担当者が営業活動に専念できるよう事務作業をサポートする業務です。具体的には、請求書や納品書など書類の作成、データ入力、提案資料の印刷、会議室の準備、出張の手配などが挙げられます。

前述の一般事務と業務内容が似ていますが、営業事務は営業担当者のサポートをメインとしている点が異なります。また、営業事務は営業担当者に代わって電話応対やメール返信を行うこともあるため、バックオフィスでありながら社外の人と直接関わることが多い業務です。

そのほか

これまで紹介したバックオフィス以外にも、業種特有のバックオフィスがある企業もあります。例えば、証券会社などの金融業では、証券取引所で株式や債券の売買を行う部門が存在します。小売業では在庫の管理や発注、検品作業などをバックオフィスが担うことが多いでしょう。大会社、商社であれば、購買・調達部門をひとまとめにして独立した部門として設置する場合があります。

バックオフィスのよくある課題

業務効率化を目指すためには、バックオフィスが抱える課題をよく理解することが大切です。ここからは、バックオフィスでよく見られる課題を5点紹介します。

バックオフィス部門によくある5つの課題

業務効率が悪い

バックオフィスは「縁の下の力持ち」なので、フロントオフィスの状況に流されがちです。例えば経理であれば、締日近くになってフロントオフィスから請求書や精算用の書類がまとめて持ち込まれ、残業が増えたりすることがあるでしょう。一般事務であれば、フロントオフィスから頼まれた得意先対応に時間を割かれてしまい、ほかの業務がおろそかになったりします。どちらも、逆に期中には仕事がなく声がかかるのを待っているしかないこともあります。これではやりがいを感じづらく、業務効率が上がりません。

ヒューマンエラー

バックオフィスは人間が担当する以上、ヒューマンエラーが起こることは避けられません。ヒューマンエラーとは、意図しないミスや誤解によって失敗を引き起こすことです。

特にバックオフィスでは、データ入力や集計、帳簿付けなどルーティンワークが大きな割合を占めます。その中で、ちょっとした気の緩みや注意力の欠如からミスを引き起こしてしまうこともあるでしょう。また、締め日や決算前後など作業が集中しやすい繁忙期には、焦りや疲れから大きなミスへとつながってしまうこともあります。

業務の属人化

バックオフィスでは、「特定の人しか業務を理解していない」という業務の属人化が起こりやすい一面もあります。特に中小企業やスタートアップ企業では、業務の手順書・マニュアルの作成、ワークフローの整備が追い付いていないこともあり、「担当者以外は業務をどのように・どれくらいの時間をかけて進めているのかわからない」というブラックボックス化が起こりがちです。

特定の人に業務を任せっきりになっている場合、実は非効率な方法で業務を進めているケースも少なくありません。また、部門によってはそれが不正の温床になってしまったりします。

アナログ管理によるコスト増大

デジタル化が進んでいないバックオフィスでは、紙ベースのアナログな業務が多く残っていることがあります。例えば、「稟議書の承認に押印が必要」「給与明細を紙で配布している」「経費精算に必要な書類を紙で収集している」といったような事柄が挙げられます。

アナログな業務が残っている企業では「紙のコスト負担が大きい」「業務を複数人で進めにくい」といった点が大きな課題です。また、紙ベースでの作業が多いとわざわざ出社しなければならずテレワークに移行しにくいデメリットがあり、従業員の働き方にも制限がかかってしまいます。

業務が止まってしまう

バックオフィスには、例えばオフィスの停電やシステムの不具合、地震や火災など、思わぬ原因で業務が止まってしまう事態があります。また、そこまでの事態でなくても、電車の遅延や交通渋滞による従業員の遅刻などで対応が遅くなることもあります。

縁の下の力持ちであるバックオフィスが止まったり遅くなったりすれば、フロントオフィスの業務効率が極端に落ちてしまいます。そうなると、取引先や顧客からの信頼を失ってしまったり、せっかくのビジネスチャンスの喪失を招いたりしかねません。

バックオフィスの改善にはDX化が重要

バックオフィスが抱えるヒューマンエラーや属人化などの課題は、DX化によって改善することが可能です。ここからは、DX化による具体的なメリットや手法について解説していきましょう。

バックオフィスのDX化のメリット

バックオフィス部門のDX化には、次のような5つのメリットがあります。

バックオフィス部門におけるDX化の5つのメリット

業務の効率化

バックオフィスのDX化により、業務の効率化および生産性の向上が実現できるメリットがあります。これまで紙ベースでの業務を主体にしていた企業では、電子システムを導入することで業務フローが明確になり、業務負担も改善されます。

また、データ入力のような単純作業をシステム化することで、業務にかかる時間が短縮され、結果として生産性が向上することも大きなメリットです。業務効率化を実現できると、従業員はマネジメントやガバナンスの強化といった社内のより付加価値の高い仕事に専念できます。

ヒューマンエラーの抑止

これまで人が手作業で行っていた業務をデジタル化することで、ヒューマンエラーによるミスや誤入力を抑止できる効果があります。例えば、システムによる自動入力では、同じ作業が何件あってもミスなく入力してくれるため、安心して業務を進めることが可能です。

また、デジタル化によって手続きそのものをフロントオフィスが直接実施する、といったより効率的な業務フローへの変更も検討できます。

属人化の解消

デジタル化は、業務の属人化を解消できる点も大きなメリットです。システムの導入では、必ず業務手順の策定が行われるため、各業務の進め方が誰でも確認できるようになります。

業務手順の「見える化」・一律化が行われることで、「この作業は○○さんしかできない」といった属人化から脱却できるようになり、急な人事異動や新任担当者の育成にも対応しやすくなる効果があります。

コストの削減

経理業務の自動化やファイリングの電子化などバックオフィスのDX化によって業務効率化が実現できると、従業員の残業時間が短縮され、人件費が削減できる期待があります。また、ペーパーレス化によって紙の使用量が減ることで、備品購入などの経費削減につなげることも可能です。

BCP対策・強化

バックオフィスのDX化はBCP対策・強化にも有効な手段です。

BCPとは「事業継続計画(Business Continuity Planning)」と呼ばれ、自然災害や大火災、テロ攻撃など不測の事態が起きた時でも企業の損害を最小限に抑えつつ事業を継続するための計画のことを言います。昨今のコロナウイルス禍のような感染症の流行の際にも検討されました。

こうした事態の下では「働く場所が変わる」、「紙ベースの資料を取得できない」といった業務上の制約が想定されますが、DX化によって業務プロセスがデジタル化されていれば、リモートワークなど異なる環境下でも業務を継続できるメリットがあります。

バックオフィスのDX化の手法

バックオフィスのDX化にはさまざまな手法があります。ここでは、主な4つの方法を紹介しましょう。

クラウドサービスの導入

クラウドサービスとは、データやソフトウェアをインターネット上のサーバに置き、サービスとして提供するものを言います。インターネット接続環境やウェブブラウザがあればどこでも業務に取り掛かれるため、テレワークの導入をサポートする効果もあります。

また、クラウドサービスのメンテナンスはサービスの運営事業者が定期的に実施します。そのため、自社でシステム管理の人員を割く必要がなく情報システム部門のコスト削減につながるのも嬉しいポイントです。

RPAの導入

RPAとは、「業務の自動化を行うソフトウェアロボット(Robotic Process Automation)」のことです。バックオフィスには、単純作業を繰り返す業務や手順が決まっている定型業務がありますが、これらをRPAに組み込むことによって自動で行えるようになります。

また、RPAは人間よりも処理速度が速く24時間365日稼働することから、これまでこなすことが難しかった膨大な量の作業、細かな作業も正確に処理できるメリットがあります。

アウトソーシングの利用

アウトソーシングとは、業務の一部を外部委託することです。バックオフィスの業務効率化には、アウトソーシングサービスを活用することもひとつの方法です。

最近では、情報システムや人事、経理など幅広い業務をアウトソーシングする企業も増えています。コストを削減できるだけでなく、「人手不足を解消して、本来の業務に集中できる人材を増やす」「外部の専門家の意見を取り入れられる」「必要なサービスを必要な時だけ頼めばいいので、柔軟な活用ができる」といったさまざまなメリットがあります。

法人カードの導入

経理や会計業務のDX化には、法人カードの活用が便利です。法人カードの導入は、経費精算の簡略化やキャッシュフローの改善、ガバナンスの強化など多くの効果が期待できます。

利用明細は会計システムと連携が可能で、明細ごとの仕分け作業も自動で行うことができます。経理担当者がひとつずつ仕分ける必要がないため、誤入力や計上漏れがないのも大きなメリットです。

また、空港ラウンジの利用といった付帯サービスも利用できることから、出張の機会が多い企業にも嬉しいサービスと言えます。

三井住友カードおすすめの法人カード

法人カードを導入すれば、社内のお金の流れをデジタル化でき、経費精算業務の改善・自動化につなげることができます。具体的には、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムへのカード利用データの連携サービスによる入力業務の削減、ペーパーレス化による紙での申請の削減など、業務負担の大幅な軽減が実現可能です。経費精算システムとの連携が容易な三井住友コーポレートカードの導入が、経理業務のデジタル化の第一歩としておすすめです。

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企業活動を円滑に進めていくためには、バックオフィスのDX化が欠かせません。バックオフィスのDX化には、生産性の向上やヒューマンエラーの抑止、属人化の解消など多くのメリットがあります。また、顧客との調整が必要となるフロントオフィスと異なり、自社で完結しやすい部分が多くあります。より効率よく利益を上げるためにも、ぜひ法人カードやクラウドサービスなどを導入することを検討してみましょう。

よくある質問

Q1.バックオフィスとは?

取引先や顧客と接する部門(フロントオフィス)を後方からサポートする業務のことで、具体的には「経理」「法務」「経営企画」「情報システム」などといった部門が挙げられます。バックオフィスは直接利益を上げることはないものの、企業活動を円滑に進めるためには欠かせない業務を担当しています。

詳しくは以下をご覧ください。

Q2.バックオフィス部門の課題とは?

ルーティンワークが多くを占めるバックオフィスは、人が担当する以上、ヒューマンエラーが起こりやすい課題を抱えています。特に、締め日や決算前後など作業が集中しやすい繁忙期には、焦りや疲れから大きなミスを引き起こしてしまうことも少なくありません。そのほかにも、「業務の属人化」「アナログ管理によるコスト負担の増大」などといった課題が見られます。

詳しくは以下をご覧ください。

Q3.バックオフィスのDX化にはどのような手法がある?

バックオフィスのDX化には、クラウドサービスやRPA、法人カードの導入など多くの手法があります。特に法人カードは手軽に導入できて経理・会計業務の負担軽減につながり、入力ミスや計上漏れを防げる点も大きなメリットです。そのほか、情報システムや人事、経理などの業務をアウトソーシングして効率化を図る方法もあります。

詳しくは以下をご覧ください。


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