請求書電子化の義務化はいつから？案内文の書き方やサービスの選び方を紹介

電子帳簿保存法はこれまで度々改正が行われていますが、2022年1月に新たな改正法が施行されました。これにより、電子取引した請求書などの電子データは、電子保存することが義務化されました。
改正法の施行までに対応が間に合わない企業もあることから、2023年12月31日（日）までの取引については、「宥恕（ゆうじょ）期間」として準備期間が設けられましたが、宥恕期間の終了に伴い、2024年1月1日（月）以降は改正法の遵守が義務化されています。

改正電子帳簿保存法では、電子データでやり取りした請求書の電子保存が義務付けられています。

例えばeコマースなどで購入した場合は、請求書を電子データで受け取るケースが一般的です。これまでは、電子データで受け取った請求書を紙へプリントアウトして保存することも認められていました。しかし、改正電子帳簿保存法では、電子データで受け取った請求書は電子データのまま保存することが定められています。そのため、電子データで受け取った請求書は経理部署などで取りまとめて電子保存しておく必要があります。

紙で受け取った書類は紙での保存が認められていますが、スキャナで読み込んだり、スマホやタブレットなどで撮影したりするなどして、電子データとして保存することもできます。

また、電子保存を行った後は紙の原本を破棄しても問題ないとされています。

なお、納品書や請求書などは、受け取った時だけでなく取引先へ送付した時も保存が必要です。

猶予期間では、所轄税務署長が相当の理由があると認めた場合において紙での保存が認められています。

「相当の理由」とは具体的に、「電子取引のデータ保存は可能だが、社内のワークフローの準備が整っていない」といった理由などが挙げられます。ただし、社内の体制が整っており、資金繰りや人員不足などの理由がないにも関わらずデータ保存を行っていない場合は、猶予期間の適用が認められないため注意が必要です。

なお、この適用を受けるにあたってこれまでは所轄税務署への事前申請が必要でしたが、現在では不要です。

猶予期間において紙での保存を行う場合、税務調査の際に書類の提出・提示に応じることが条件となっています。これは以前の宥恕期間においても同様でしたが、2024年以降の猶予期間では、新たに「電子取引データのダウンロードの求め」に応じることが条件として追加されました。

「ダウンロードの求め」では、税務調査で確認できる状態であれば形式などは問われないものの、出力が可能な形式で保存しておく必要があります。

請求書を紙で発行する場合、営業社員が取引先を訪ねて手渡したり、封筒に入れて郵送したりするなど、取引先への交付に毎回手間がかかってしまいます。発行先が多ければ、「月末は請求書発行作業ばかりに追われてしまい、ほかの業務ができない」ということもあるでしょう。

しかし、請求書を電子化すれば、1枚1枚印刷したり送付したりする手間がかかりません。取引先への交付も電子メールなどで完了できるため、これまで請求書の発行業務にかかっていた時間を大幅に圧縮できます。

近年、業務のDX化に取り組む企業も多く見られます。請求書の電子化は、バックオフィスのDX化に欠かせないポイントです。

請求書を紙で発行する場合、リモートワークでの対応が難しく、オフィスへの出社を余儀なくされています。その点、請求書の電子化では業務を行う場所が問われないため、リモートワークの定着や従業員の働き方改革にもつながります。

請求書の電子化は、コスト削減にも有効です。紙の請求書を送付する場合、印刷や郵送などの作業が必要となり、それに伴い用紙代やインク代、封筒代、切手代など多くのコストが発生してしまいます。毎月必ずかかる、多くの取引先があるとなれば、決して軽視できるコストではないでしょう。

しかし、請求書を電子化してメールで送付する場合は、オンライン上で請求書の交付が完結します。印刷代や郵送コストなどが一切かからないため、毎月の経費の削減につながる効果があります。

紙で請求書を発行する場合、その控えを日付や用途、部署別にファイリングして保存しておくことが一般的でしょう。請求書の保存期間は、請求書を発行した事業年度における確定申告書提出期限の翌日から7年間となっています。しかし、紙での保存は保存期間が長くなると経年劣化により書面が確認しづらくなることも想定されますし、火災や水害などの被害に遭った時、保管していた情報が使えなくなってしまう事態もあり得ます。

また、紙での保管は紛失や盗難のリスクも避けられません。請求書にはさまざまな情報が記載されているため、紛失や盗難が情報漏洩や企業の信頼失墜につながることも十分考えられます。

その点、請求書を電子データ化していれば、紙媒体での保存は不要となり、情報の劣化や紛失・盗難の心配をする必要がありません。

改正電子帳簿保存法では、保存した電子データの検索機能を確保することが求められています。これは請求書についても同様で、取引年月日や取引先などの項目で検索できるようにシステムを整える必要があります。データの検索性が保たれることによって、事業者は「探したいデータにすぐアクセスできる」というメリットがあります。

これを紙で実現しようとすると、ファイリングによって日付順などに並べていても、「確認したい請求書をすぐにピンポイントで見つける」ということは難しいでしょう。必要なデータをすぐに確認できる点は、業務効率の面から考えても大切なポイントです。

これまで紙で請求書を発行していた事業者が電子化へ移行する際には、事前に取引先への案内が必要となります。単に「請求書を電子化します」「電子化への対応をお願いします」というお知らせだけでなく、「なぜ電子化へ移行するのか」という理由を明記することが大切です。請求書送付の手順を変更することで、取引先にも少なからず業務フロー変更の手間をかけることになるからです。

また、「いつから電子化へ移行するか」「請求書の送付方法」「送付するファイル形式」「不具合が起きた場合の問い合わせ対応」など処理に必要な事柄についても明記しておくことが大切です。

取引先がすでに改正電子帳簿保存法への対応を完了しているのであれば、データのやり取りの方法を確認しておくとよいでしょう。PDFファイルを使うのであれば、取引先のフォーマットに従って作成、送付する方が取引先の手間が軽減できます。また、請求書など電子文書・データをやり取りする際のグローバルな標準仕様「Peppol」やその国内仕様である「JP PINT」に準拠したシステムをお互いに使っているのであれば、より簡単に請求情報をやり取りできます。

請求書電子化サービスとは、請求書の作成や送付、受領をオンライン上で行えるシステムです。請求書電子化サービスにはインボイス制度に対応しているものも多く、ひな形どおりに入力すればインボイスの要件を満たした請求書を発行することができます。

また、中にはOCR（文字認識）機能によって請求書のデータ入力を自動化してくれるシステムもあり、それらを活用すれば、これまで請求書作成にかかっていた時間が大幅に削減されます。請求書の作成作業はインターネット環境とパソコンがあればどこでも行えるため、従業員のリモートワーク定着にも便利なシステムです。

請求書の電子化を行う際は、会計システムとの連携も検討したいポイントです。
会計システムの中には、電子発行した請求書のデータを取り込み、自動で仕訳作業を行ってくれる機能を持ったものがあります。経理担当者が手で明細を入力する必要がないので、計上漏れや入力ミスなどを防げるのが嬉しいポイントです。

また、請求書電子化サービス同様にインボイス制度に対応したものを導入すれば、「取引先が適格請求書発行事業者かどうか」と自動で判定してくれる機能を持ったシステムもあります。これによって担当者が消費税額を都度確認する作業がなくなり、算出ミスを防ぐことができます。

経理業務の事務負担に悩んでいる事業者は、業務そのものを外部に委託するアウトソーシングサービスを利用することも解決策のひとつでしょう。アウトソーシングサービスの担当者は経理担当のプロフェッショナルですので、「経理業務の負担が大きいけど、人手を雇う・増やす余裕がない」「なかなか経理担当者が定着せずに困っている」「社内の人材を営業部門に集中させたい」などという課題を持っている事業者は、積極的に検討してみましょう。

請求書の電子化には、法人カードの活用も有効です。三井住友カードの法人カード管理者Web「SMCC Biz Partner」を活用すれば、請求書をPDFでダウンロードできます。当サービスのご利用は無料です。

法人カード管理者Web＜SMCC Biz Partner＞

電子化したデータを活用するには、デジタル化が必要です。初めからデジタル化しておけば、データの活用が格段に効率化できます。法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化が図れます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

2024年1月より、電子取引した請求書などの電子データは、電子保存することが義務化されています。対応が難しい事業者に対しては引き続き猶予措置が設けられているものの、業務効率化やDX化の推進の観点からも、請求書の電子化は多くの企業が取り組むべき課題といえます。

ぜひ、法人カードや会計システムなどを活用しながら、スムーズな対応を目指しましょう。

2024年1月から電子取引した請求書などの電子データは、電子保存することが義務化されています。2023年12月31日（日）までは宥恕期間として紙での保存が認められていましたが、現在は宥恕期間がすでに終了しています。

猶予措置とは、一部紙での保存を認めるもので、令和4年度税制改正で設けられた宥恕措置に代わり、令和5年度税制改正大綱において設けられました。税務署長によって相当の理由があると認められた場合などは、税務関係書類を紙で保存することが認められています。

請求書の電子化によって、これまで紙での請求書発行にかかっていたコストや事務負担を大幅に削減することができます。また、セキュリティや検索性が向上するメリットもあります。