経費削減のアイデア14選！社内の不要なコストを見つけ、使い方を見直そう

経費削減とは、企業が業務の手順やしくみを見直してコストを削減することです。

企業はこれまで発生していたコストを削減することで、利益率を上昇させる効果が得られます。また、経費削減によって浮いた資金は、新たな事業の立ち上げや設備投資など、ほかの用途に資金を充てられるメリットがあります。

電気代や水道代、ガス代などの光熱費、自動車やトラックのガソリン代や暖房向けの灯油代などエネルギーにかかるコストです。

例えば、外回りで営業車両を多く使用する企業では、毎月のガソリン代が大きな負担になることがあります。こうしたコストはゼロにすることは難しいですが、「営業車両の更新の際に燃費の良いハイブリッド車を選択する」「無駄走りをしないよう営業ルートを見直す」などの施策によって、大きな経費削減につながることがあります。

オフィスや工場などの賃料、備品の購入費、ボールペンやクリップ、コピー用紙などの消耗品、パソコン購入費、プリンターのリース料、通信費などオフィス内で必要となる経費です。昨今はリモートワークを導入している企業も増えているので、従業員に業務用端末として貸与するノートパソコンやスマホも含まれます。

特に消耗品は、従業員にとっては「当然のようにあるもの」「使い放題、紛失しても問題ない」と感じていることも少なくありません。そのため、消耗品を配布する際にはその数量を台帳で管理するなどして従業員の経費削減に対する意識を高めることで、コストダウンにつながるケースが見られます。

人件費や福利厚生費、会議費や交際費、システム利用料など、事業を営むうえで必ず発生するコストです。

多くの従業員を抱える大企業では、「経費の内の大半を人件費が占める」ということも珍しくありません。そのため、経費削減に取り組む際には人件費を見直すことから着手しようとします。

01電力・ガスの自由化を利用

01電力・ガスの自由化を利用

電力小売りの自由化に伴い、利用者は従来よりもそれらをお得に利用できる選択肢が広がっています。電話代や携帯電話通信料などの提携サービスがあり、まとめて乗り換えることで光熱費が安くなることもあります。「オフィスに入居した時に設置してあったから」など、なんとなく選んだインフラ事業者を利用している場合は、他社で利用料金の見積を取ってみましょう。

02節電・節水

02節電・節水

毎日オフィスや工場などで使用する電気や水道は、従業員に節電・節水を呼びかけることが重要です。従業員1人ひとりが節電を心がければ、その削減効果は大きなものへとつながります。蛍光灯をLED照明に置き換えるのも節電になりますし、社屋や空いた敷地に太陽光発電システムを設置するなど再生可能エネルギーの利用を検討してもよいでしょう。

また、古い電化製品を使用している場合は、必要以上に電力を消費している可能性があります。電力を効率よく使うためには、コピー機やエアコンなどを省エネ性能の高い新しいものへ入れ替えることを検討してみましょう。

03消耗品の節約

03消耗品の節約

社内で利用するボールペンやクリップ、コピー用紙などの消耗品は、低価格のものを一括して購入することが有効です。1つあたりの単価はそれほど差がなくても、年間の購入費用となれば大きな差となります。

また、購入した備品を節約して使用することも大切です。「サインペンは使い終わったらキャップをきちんと閉める」「コピー用紙は白黒印刷や両面印刷を多用する」など、従業員1人ひとりが心がけることで経費の削減につながります。

04電話・FAXの見直し

04電話・FAXの見直し

電話やFAXにかかる固定費も、見直しの余地がある経費です。「IP電話へ切替える」「より利用料金が安い他社へ乗り換える」「電気代やガス代など光熱費とのセット割引を導入する」などを検討してみましょう。

FAXについては、パソコン上で送受信ができる「デジタルFAX」に切替えることも1つの案です。紙の印刷コストを節約できますし、FAXした内容をそのままパソコンに保存しておくことができます。

05金融機関の変更

05金融機関の変更

毎月発生する振込み手数料も大きなコスト負担の1つです。取引先や仕入れ先への振込み件数が多い場合は、より手数料が安い金融機関へ変更するのもよいでしょう。

06補助金の申請

06補助金の申請

国や自治体では、中小企業やベンチャー企業向けにさまざまな補助金を用意しています。中には、IT機器の導入や商品・サービスの訴求に活用できる補助金もあり、経費削減だけでなく生産性向上や人手不足解消、商品・サービスの認知向上につなげられる期待があります。

07社用車の廃止

07社用車の廃止

社用車を保有している企業は、法人向けのカーシェアリングサービスへ切替えることが有効です。電車などの公共交通機関と組み合わせれば、時間を効率的に使うことができるでしょう。

08オフィスや店舗の移転・統廃合、閉鎖

08オフィスや店舗の移転・統廃合、閉鎖

オフィスにかかる経費を削減するためには、賃料の安価な物件へ移転することも1つの方法です。複数のオフィスや店舗を構えている場合は、統廃合によって拠点を減らすのもよいでしょう。

また、リモートワークが可能な業種であれば、オフィスを閉鎖してフルリモートワークへ移行する方法もあります。その場合は、就業規則など社内ルールを根本から見直したり、業務フローのペーパレス化に取り組んだりする必要がありますが、大勢の社員が入れるようなオフィスの賃料や光熱費が発生しなくなるのは、企業側にとっても大きなメリットです。

09働き方改革

09働き方改革

オペレーションコストを大きく占める人件費の削減は、「働き方改革」の実施によって進められます。

10接待費の見直し

10接待費の見直し

取引先や顧客との接待が多い企業では、接待費の見直しに取り組むことが有効です。従業員の多い企業や外部企業との関わりが深い企業では接待費が大きくなりやすく、中には不要な接待が含まれているケースも少なくありません。適切に接待費を管理するためには、接待費に関する社内規程を見直し、必要最低限に留めることが大切です。

11システム化

11システム化

社内の業務をシステム化するのも経費削減に有効な方法です。稟議書や申請書といった手続き書類は電子化することでペーパレス化にもつながり、オペレーションコストだけでなくオフィスコストを削減できる期待もあります。また、納品書や請求書の電子化は、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応につながります。

加えて、経費精算システムや会計システムの導入は業務効率を高める効果があり、リモートワークへの移行も実現できます。導入費用が比較的低額でシステム管理の負荷が低いクラウドサービスの導入を検討してもよいでしょう。

12アウトソーシングの活用と人員の再配置

12アウトソーシングの活用と人員の再配置

人件費の削減にはアウトソーシングの活用も有効です。社内で専門人材を抱える必要のない業務に関しては、外部へ委託することを検討してみましょう。

13離職の防止や業務のマニュアル化

13離職の防止や業務のマニュアル化

従業員の離職率の低下は、間接的に人件費の削減につながります。なぜなら、従業員に対する教育コストが下がるのと同時に、離職率が下がることによって社内にノウハウが貯まりやすくなり、会社の体力増強に貢献するからです。

従業員の離職を防ぐためには、業務のマニュアル化や技術の継承に取り組み、業務の標準化による働きやすさを目指しましょう。

14法人カードの導入

14法人カードの導入

経理業務の負担増大に悩んでいる企業には、法人カードを導入することも有効です。法人カードは取引先への支払いや、利用しているシステム・ツールの利用料などあらゆる支払いを一本化できるため、これまで経理担当者が1件ずつ振り込んでいた業務を短縮することができます。

また、法人カードは各部署や従業員にも追加カードを発行できるため、従業員の立替払いが不要になる効果もあります。経理業務の効率化を検討している際には、ぜひおすすめしたいサービスです。

経費削減の取り組みは従業員の協力が欠かせません。しかし、「経費削減に取り組もう」という抽象的な掛け声だけでは、十分な理解が得られません。「どのようなことに取り組めばいいのか」「どのくらいの経費を削減したいのか」という掛け声の中身が分からなければ、経費削減の効果は期待できないでしょう。

従業員に共通意識を持ってもらうためには、数値目標など具体的な指標を周知することが大切です。

企業の経費の中でも大きな割合を占める人件費は、度々経費削減の対象として挙げられ、確かに効果を上げた例もあります。しかし、安易にリストラを実施する、特に業務のキーマンとなっている人材を放出するような事態になっては、リストラ後にかえって生産性や企業競争力が低下してしまったり、離職率が高くなってしまったりする懸念があります。

リストラは人件費削減の効果はあるものの、その実行は慎重に考える必要があるでしょう。

研究開発費や教育にかかるコストも、慎重に考えたい費用です。研究開発費の過度な削減は企業競争力を減退させ、中長期的にみると事業の発展にネガティブな影響を与えてしまう可能性があります。

また、従業員の教育コストの削減は、良い人材が育たず生産性が低下してしまうと同時に、会社へのロイヤリティ低下、離職率の上昇につながります。事業を継続的に成長させていくためには、従業員の教育コストはむしろ欠かせない経費だと言えます。

商品・サービスの品質低下は、表面的なコストダウンに成功しても顧客離れを招くでしょう。やむを得ない事情で商品・サービスの内容を変更する場合は、顧客にそれを丁寧に説明して納得してもらう必要があります。品質を維持するために過度な値上げをするのも同様です。

業務で使用しているシステムやツールの利用料も、経費削減の見直し対象となることがあります。しかし、十分な検討もしないまま単純にサービスを安いプランに変更することは、生産性の低下にもつながりかねません。さまざまなサービス・ソリューションがありますが、自社の課題を解決しニーズを満たしてくれるのか、慎重に調べることが大切です。

経費削減のために「仕入れ費用を下げたい」と考える企業も多いでしょう。しかし、取引先へ無理な値下げ要求を行ってしまうと、関係が悪化して取引停止へと至ってしまうリスクがあります。また、下請け業者に一方的な値引き要請を強要した場合は、下請法違反になるケースもあるため注意が必要です。

取引先と適切な価格について話し合うことは重要ですが、交渉の方法やステップについては事前によく社内で検討するようにしましょう。

経費削減の効果は、短期間ですぐに表れるものではありません。特にリストラや店舗の統廃合などは、一時的にサービスの質を低下させてしまうこともあります。こうした取り組みは時間をかけて効果が表れるものであることから、短期的な結果だけを見て拙速に効果を判断することは避けましょう。

経費削減施策は、適切なタイミングで効果を検証することが大切です。「Plan（計画する）」「Do（実行する）」「Check（評価する）」「Action（改善する）」の4つの流れをぐるぐると回す「PDCAサイクル」により、検証結果を次の施策へと生かしましょう。

経費削減に取り組む際は、具体的な目標を設定する必要があります。ただ「経費削減に取り組む」というだけでは、従業員はどのようなことに取り組めばいいのか、どれくらいの削減を目指しているのか、問題意識が共有できません。

従業員に具体的なイメージを持ってもらうためには、「今年度末までに10％オフィスコストを削減する」などKGI（Key Goal Indicator、重要目標達成指標）を最終目標として提示します。そして、実現方法については、「社内の冷房の温度を27度から28度に変更する」「18時になったら工場の電源を落とす」「備品の購入先を変更する」など、中間目標としてKPI（Key Performance Indicator、重要業績評価指標）を設定し、後述する効果検証によって検討していくことになります。

経費削減に取り組む時は、削減対象の選定も大事なプロセスです。最初から「あれも」「これも」とさまざまな施策にいっぺんに取り組んでしまうと、効果検証の際、どの施策が効果的でどの施策がそうでなかったのかが分からなくなってしまいます。きちんと施策の効果を確認するためには、削減対象をある程度絞り込むようにしましょう。取り組みを複数のステップに分けてもいいでしょう。

前述したとおり、経費削減施策の中には、実行により一時的に生産性やサービスの低下を招くことがあります。そのため、施策を選定する際には、優先順位をつける必要があります。まずは、「より削減効果が大きそうなもの」「どの部署も取り組めるもの」などを優先して取り組むとよいでしょう。

また、適切な優先順位を決定するためには、管理職だけで決定するのではなく、実際に業務に取り組む従業員からヒアリングすることも大切です。さまざまな部署からヒアリングしたうえで課題やニーズを洗い出すと、優先順位を高くしなければならない取り組みが見えてきます。

施策を実施した後は、適切なタイミングで、どれくらいの経費が削減できたか効果を検証しましょう。その際、KGIやKPIに設定した内容への到達度だけでなく、「効率的であったか」「業務に余計な負荷がかからなかったか」「生産性が維持できたか」もチェックしたいポイントです。

効果を検証すると、次の課題が明らかになります。前述したとおり絶えずPDCAサイクルを回し、最終的にはKGIへの到達を目指しましょう。

法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化が図れます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

三井住友コーポレートカードに加えて、三井住友パーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる業務効率化につながるでしょう。三井住友パーチェシングカードには、使途を限定でき不正利用を防ぐための機能があります。

経費削減にはさまざまなアイデアがあり、今すぐに取り組めるものも多くあります。業務を効率化し、生産性や企業競争力を高めるには、自社で発生している経費を正しく把握し、どのような項目に削減の余地があるか検討することが大切です。

経費削減の施策にはKGIとKPIを設定し、効果検証を実施しましょう。KPIへの到達には、PDCAサイクルを絶えず回すことが必要です。

企業が削減できる経費には、毎月必ず発生する電気代・水道代などの光熱費やガソリン代にかかる「エネルギーコスト」があります。そのほかにも、オフィスなどの賃料やオフィス内での業務で発生する「オフィスコスト」や、人件費・システム利用料など業務の遂行時に発生する「オペレーションコスト」も削減が可能な経費です。

経費削減にはさまざまなアイデアがありますが、より効果的に取り組むためには抽象的な目標設定は避けたいポイントです。そのほか、安易なリストラや研究開発費のカットなど、自社の競争力や生産性が低下する取り組みを安易に実施することは避ける方がよいでしょう。

自社で取り組む経費削減のアイデアを検討する際には、まずKGIを最終目標として掲げ、それに到達するための手段としてKPIを設定します。施策を実施するにあたっては、優先順位についても考慮しましょう。経費削減のアイデアに取り組んだ後は効果検証を行い、PDCAサイクルを絶えず回しながらより効果を高めていくことが大切です。