デジタル化とは？企業活動への影響、DX化との違いをわかりやすく解説

これまでアナログな手法で取り組んでいた業務をデジタル技術の活用によって効率化することです。
例えば、「紙ベースで行っていた勤怠管理をシステム化する」「紙で作成していた稟議書をワークフローシステムへ移行する」といったことが挙げられます。最近では、クラウドシステムやウェブ会議ツールによりリモートワークの導入が進んでいますが、これもデジタル化のひとつと言えます。

誰もがスマートフォンをはじめとするデジタルデバイスを使いこなすようになり、デジタル技術はますます身近なものとなっています。このような社会に対応するためにも、企業にはデジタル化が求められているのです。

デジタル化の対義語として用いられる「アナログ」は、従来の紙や電話、手紙やFAX、直接対面による業務など、デジタル技術・ツールを使わずに行う業務を指す言葉です。
例えば、「公共交通機関を使って相手先を訪問する」「取引を手書きで帳簿に書く」「請求書を紙で郵送する」といったことが挙げられます。

ビジネスシーンにおける「電子化」とは、紙媒体の資料や契約書を電子データ化することです。例えば、「紙で送付された請求書をスキャンして電子データ化する」「請求データをオンラインで送る」といったことが挙げられます。

一方、デジタル化は業務に対して新たにデジタル技術を取り入れることで、効率化や生産性の向上を実現することです。電子化は単なる電子データ化に過ぎませんが、デジタル化は業務を抜本から改善することが大きな違いです。

IT化とは、情報技術を用いて業務効率化改善を目指すことです。例えば、「定例会をビジネスチャットで実施する」「紙で発行していた給与明細を、人事システムを導入してオンラインで配布する」といった例が挙げられます。

一方、デジタル化は、「アナログな手法で取り組んでいた業務をデジタル技術の活用によって改善すること」であるため、IT化よりも広義の意味を持つと言えます。デジタル化を実現するための手段のひとつがIT化だと考えるとよいかもしれません。

「DX」とは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、社会の変化に対応するために、さまざまなデジタル技術を活用して業務改善を実施したり、新たなビジネスモデルを生み出したりすることです。

DXとデジタル化の大きな違いは、「デジタル技術を目的としてみるか、手段としてみるか」という点にあります。デジタル化は、特定の業務効率化にデジタル技術を取り入れることを指し、「リモートワーク推進のためにクラウドサービスを導入する」「RPAを用いて定型業務を自動化する」といった取り組みが当てはまります。

一方、DXはデジタル技術の採用だけでなく、その技術の活用によってビジネスモデルそのものを変革させることを指します。先ほどの例で言うと、「クラウドサービスの導入により社員全員をリモートワーク化し、リアルオフィスを廃止した」までたどり着くのがDXです。

つまり、デジタル化の一歩先にDXの実現があると考えるとわかりやすいでしょう。

デジタル化が企業の急務とされているのには、「2025年の崖問題」と「労働人口の減少」の2つの要因があります。デジタル化をスムーズに進めるためには、まずこれらの背景を理解しておきましょう。

「2025年の崖」という言葉が最初に使われたのは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」です。このレポートでは、企業が2025年までにデジタル化を実現できない場合、それ以降は現在の3倍、毎年最大12兆円もの損失が生じる可能性が指摘されました。

DXの実現には「経営者と従業員でDXに対する認識・理解が異なる」「全社横断的なデータ活用ができない」「デジタル化を推進するための人材がいない」などいくつものハードルがあるものの、それを乗り越えなければ2025年以降はさらに損失が広がることが懸念されています。

社会の変容に適応し、より効率よく利益を上げていくために、デジタル化を行うことはもはや必須であると言えます。

総務省の「令和4年情報通信白書」によると、日本の生産年齢人口は1995年をピークに減少を始め、2065年には4,529万人まで減少するとの見通しが出ています。これは、2020年の7,509万人から約4割も減少する水準で、企業の人手不足は今後さらに深刻化することが見込まれます。

減少していく労働人口に対応して生き残っていくためには、デジタル化による業務効率化や生産性の向上を実現することが欠かせません。

デジタル化のメリットとして、業務が効率化されることが挙げられます。これまでアナログな手法で取り組んでいた業務をデジタル化することで、同じ業務であっても処理に要する時間が大幅に削減されます。今後、働き手不足が深刻化する中で、より少ない労働力で業務を終えられるのは、経営側・従業員側どちらにとっても大きなメリットです。

業務効率化によって捻出されたリソースで、従業員は「人にしかできない業務」に注力できるようになります。その結果、新たなアイデアや付加価値が生まれることも十分考えられるでしょう。

デジタル化はしばしば「人間の働き手がいらなくなるのでは」と懸念されることがあります。しかし、むしろデジタル化によって生産性が向上することで、企業に新たな利益をもたらしてくれるメリットがあります。

ライフスタイルが多様化する現在では、企業側も従業員の意向に沿った働き方を提供する必要があります。アナログな業務が多い企業では遠隔地から業務を進められないため、従業員は出社して業務に取り組むしか選択肢がなく、せっかくの人材が流出してしまう可能性があります。

しかし、デジタル化によってリモートワークを導入すれば、働く場所に制限されることなく、どこでも業務に取り掛かれるようになります。結果として、従業員は育児や介護との両立がしやすくなって会社に定着しやすくなり、多様な働き方を実現することができます。

デジタル化は、業務フローをわかりやすく整理し、業務の進捗状況が把握しやすくなる点もメリットのひとつです。例えば、紙ベースで稟議の申請を行う場合、「今どこまで承認が降りているのかわからない」ということが多くあります。特に、多くの部署を経由する場合であればなおさらです。しかし、稟議書の申請をシステムに移行すれば、システム上で承認フローが確認できるため、今誰の手元に稟議書があるのか一目で確認することが可能です。

データ共有の簡便化は、業務の効率化にも欠かせないポイントです。例えば、会議の資料を紙で用意すると、大人数であれば会議前の準備に大変な手間がかかってしまいます。しかし、クラウドサービスの導入によって即時にデータ共有ができるようになれば、紙の資料を配布せずとも各自のパソコンやスマートデバイスで資料を確認できます。

また、クラウドサービスによるデータ共有は、離れた場所にいる従業員にも有効です。リモートワーク中の従業員や、異なる営業所にいる従業員にもタイムラグなくデータを共有できるメリットがあります。

BCPとは「事業継続計画（Business Continuity Plan）」のことで、自然災害や大火災、テロなどの不測の事態において、企業の損失を最低限に抑えながら事業活動を継続するための計画のことを言います。近年の変わりゆく社会情勢を受けて、企業ではBCP強化の必要性が高まっています。特に日本では地震や台風による災害リスクが高いことから、万が一の事態に備えておくことが欠かせません。

デジタル化によってリモートワーク環境が整えられていれば、オフィスへの出勤が難しい場合でも業務に取り組むことが可能となります。また、資料や契約書を紙ベースで保管していると、災害によって滅失・毀損してしまうリスクもあります。クラウドサービスを利用したデータ保管は、そうした物理的なリスクに強いことも大きなメリットです。

デジタル化によって社内の情報をデータ化することで、さまざまな情報分析が行えるようになります。例えば、毎月の売上をシステムに入力し管理しておけば、蓄積されたデータを基にさまざまな角度から分析し、売上の推移や傾向、そして将来の予測に役立てられます。自動でグラフ化してくれるものもあるので、そのまま経営・営業戦略の策定に活用することも可能です。

データが蓄積されていくほど、分析の緻密さ・正確さは増していきます。これまで保存期限が過ぎるとさっさと廃棄していたような資料の中にも、もしかすると会社発展のための重要なヒントが隠れているかもしれません。

デジタル化を行うためには、システム・ツールの導入・購入にかかる初期費用が発生します。基幹システムのような大規模なものであれば、導入費用も高額になりますし、導入後に保守費用がかかる場合もあります。

よりコストを抑えながらデジタル化を目指すためには、「必要な機能に優先順位をつけ、順位の高い機能だけ予算内で導入する」「いきなり全社導入するのではなく、限定された部署でテスト的に使ってみる」などが挙げられます。また、高額なシステム・ツールを時間かけて導入・購入するのではなく、クラウドサービスのように、「必要な時に必要な機能だけを利用する」こともコスト削減になります。

社内でデジタル化への意識を統一し、ツールの利用方法を浸透させるためには、ITに精通した人材の存在が必要不可欠です。せっかく高度なシステム・ツールを導入しても、現場でうまく活用されなかったのでは意味がありません。

もし、「社内にITに強い人材がいない」という場合は、システムインテグレーターやITに強いコンサルタント会社など、外部の専門家へ依頼することを検討するとよいでしょう。

デジタル化によってインターネット上で機密情報や個人情報を扱えるようになると、情報漏洩のリスクが懸念されます。情報漏洩は、ちょっとしたミスやヒューマンエラーだけでなく、サイバー攻撃によっても起こります。そうなれば、取引先や顧客からの信頼を失うだけでなく、大きな損害を被る、踏み台にされて他社に影響を与える可能性もあります。

サイバーセキュリティ対策は、日々進歩しています。デジタル化に取り組む時は、しっかりとセキュリティ対策を講じましょう。それと同時に、機密情報や個人情報を取り扱う従業員へ教育を行うことも忘れてはなりません。

システム・ツールは、バグなどの障害発生や災害、サイバー攻撃などによって使えなくなるリスクもあります。最も避けたいのは、「システムの停止によって、業務のすべてが停止してしまった」という事態です。

前述のBCP強化への対応も含めて、想定外の事態が起こった時でも業務を続けられるように、「マニュアルを作成しておく」「定期的にデータのバックアップを取る」といった対策を講じるようにしましょう。

システムのブラックボックス化とは、システムの運用保守業務が属人化することによって生まれるリスクです。先ほどデジタル化には専門人材が欠かせないということを伝えましたが、ツールの管理・保守の業務が1人の従業員に集中してしまうと、その人が転勤や退職などで不在になった時、「残された人ではツールの管理ができない」ということになりかねません。

システムのブラックボックス化を防ぐためには、「複数の人材を登用する」「システム・ツール管理をマニュアル化する」といったことが大切です。また、システム・ツールの過剰なカスタマイズをやめ、標準仕様のまま使用することも対策となります。

デジタル化を実現させるためには、順序に沿って計画を進める必要があります。ここでは、効率よくデジタル化を進めるためのステップを確認していきましょう。

デジタル化に取り組む際、最初に行うのが、自社が抱える業務課題の洗い出しです。現状の業務における問題点を見つけたら、それを分析し、解決すべき課題をできるだけ多く見つけましょう。

より実情に沿った課題を見つけるためには、現場の従業員へ直接ヒアリングを行うのも有効です。

デジタル化によって解決できる課題を集めたら、次に、抽出した課題の検証を行います。いきなりすべての課題を解決することは、時間的、経済的、人材的に難しいこともあります。そのため、費用対効果を基準にするなどして、課題に優先順位をつけましょう。

デジタル化を行う上で優先して取り組む業務課題が決定したら、その課題解決に必要なシステム・ツールの選定を行います。

システム・ツールにはさまざまな種類があります。設定した優先順位に従い必要最低限の機能を決定したら、そのニーズに合うものを選びましょう。導入までの期間や費用、社内に担当できる人材がいるかどうかなども検討・確認項目です。コストについては、継続的に発生するリース料や保守費用などもチェックしなければならないポイントです。

デジタル化に取り組む際は、しっかりとしたセキュリティ対策を取り入れることが重要です。ユーザーへの適切なアクセス権限設定など、新たに導入するシステム・ツールと既存のシステムとの連携を考慮しておく必要があります。

同時に、利用するユーザーの意識や運用への理解も必要となります。例えばクラウドサービスを導入するのであれば、情報を扱う上でのセキュリティ研修などを開催したり、情報漏洩に対するリスクマネジメント研修などを行ったりすることも大切です。ひとたび情報漏洩が起これば、企業は大きな損失を被ります。セキュリティ対策は時間をかけて取り組むようにしましょう。

システム・ツールの運用ルールが策定されれば、いよいよ導入です。しかし、デジタル化はシステム・ツールを導入すると終わりではありません。「PDCAサイクル」を回し、定期的にブラッシュアップを行っていく必要があります。

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（測定・評価）」「Action（対策・改善）」の一連の行動を繰り返して実施することにより、より効果を高めようという考え方です。「導入してどのような効果があったか」「業務課題は解決されたか」など、実際にシステム・ツールを使用する従業員からフィードバックをもらうなどして、きちんと検証を行うことが大切です。それらを踏まえて、よりシステム・ツールの効果を発揮でき業務に役立つような施策を策定しましょう。

法人カードを導入すれば、社内のお金の流れをデジタル化でき、経費精算業務の改善・自動化につなげることができます。具体的には、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減、ペーパーレス化による紙での申請の削減など、業務負担の大幅な軽減が実現可能です。経費精算システムとの連携が容易な三井住友コーポレートカードの導入が、経理業務のデジタル化の第一歩としておすすめです。

加えて、オンライン決済中心のご利用なら、プラスチックカードが発行されない三井住友パーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる推進につながるでしょう。三井住友パーチェシングカードはオンライン決済に利便性が高く、最近では「クラウドサービス利用料を支払う」「オンラインショッピングで消耗品を購入する際に使う」といった利用が増えています。

三井住友パーチェシングカードは、経理側がカード単位や契約単位で利用先を限定することができます。それによって経理側が支払いをコントロールできるので「支払いのデジタル化」が進み、経理業務の一層の効率化が図れます。そうすることで、経理の本来の業務である「経営管理のためのデータ整備」「経済的な経営課題の経営者への発信」が可能になるのです。

また、カード決済なので利用した時点ですぐさま利用内容が把握でき、しかもデータ化されているので間違った処理をしてしまうことがありません。三井住友カードの「マンスリークリア方式」によって、予算管理がしやすく月初でもすぐにカードを使用できるのも便利なポイントです。

社会が大きく変容していく現在、企業がその変化に柔軟に対応するためにはデジタル化へ取り組むことが必要不可欠です。デジタル化には、業務効率化や生産性の向上など、多くのメリットがあります。

デジタル化にはさまざまな手法がありますが、まずは経理業務効率化として法人カードを導入することを検討してみましょう。

デジタル化とは、これまでアナログな手法で取り組んでいた業務をデジタル技術の活用によって効率化することです。例えば、「紙ベースで行っていた勤怠管理をシステム化する」「紙で作成していた稟議書をワークフローシステムへ移行する」といった取り組みや、リモートワークの導入もデジタル化のひとつとして挙げられます。

2025年までにDXに取り組まない企業はそれ以降の損失がさらに拡大するという「2025年の崖問題」への対応として、DXの前段階となるデジタル化は急務とされています。また、日本では少子高齢化によって労働人口が減少し労働の一層の効率化が求められていることも、デジタル化に取り組むべき理由のひとつです。

デジタル化に取り組むことで、企業は業務効率化や生産性の向上が期待されます。今後働き手の不足が深刻化していく中で、これらの効果が得られることは企業にとって大きなメリットがあります。また、働き方が多様化される点、ワークフローが整理される点、データ共有が簡略化される点など、デジタル化にはさまざまな多くのメリットがあります。