業務効率化に便利なツールとは？メリットや導入時のポイントを解説

業務上の3M、「無理」「無駄」「ムラ」をなくし業務プロセスを改善することによって、企業全体の生産性を高めようとする取り組みのことを指します。無理や無駄が原因で生じる手戻りや処理忘れなどに対応するために生じる余計なコストを削減すれば、業務は効率化されます。

昨今、業務効率化という言葉をよく耳にするようになった背景の1つに「働き方改革」が挙げられます。少子高齢化に伴う日本国内の労働人口の減少に対応するため、多様な働き方を可能にしようという世の中の機運が高まっています。また、コロナ禍への対応やDX化への一環で、リモートワークを導入する企業も多く見られるようになりました。今後ますます業務効率化の重要性は高まると考えられます。

業務効率化ツールの導入により、経済的、時間的、人的コストの削減が図れます。人件費や光熱費といった経費の削減にもつながります。

例えば、業務フローシステムを導入してペーパレス化すると、申請書類を印刷する紙やインク代、プリンターのリース料などが節約できます。
また、申請から承認までの時間を短縮することができ、申請書類のやり取りにかかる人的コスト削減が見込めます。

業務効率化ツールの導入によって業務プロセスを一部または全部省略できた場合は、その業務に関する教育費や研修費も必要なくなります。

業務効率化ツールの導入は、業務を標準化するとともに、無駄なコストを抑え、生産性の向上も期待できるでしょう。ツールの導入により、ISO9001やISO27001など業務プロセスに関する各種認証資格への対応も可能になります。

また、標準化によって、属人化、人的ボトルネックの解消が期待できます。属人化が常態化している職場では、「特定の人物がいないと仕事が進まない」という非効率なプロセスが頻発します。その状況を放置しておくと、その人が異動や退職をした際に引き継ぎに余計な手間と時間がかかってしまい、業務に支障をきたす原因になってしまいます。

業務効率化ツールの導入は、データの収集に役立ちます。デジタル化によってデータを収集し、ツールの機能を用いて多角的な分析をすることで、新たな知見を得ることが可能になりました。近年では膨大なデータを収集して迅速に処理し新たな発見を得る「ビッグデータ」が注目されていますし、これまでは人の主観が入ってしまいがちだったデータ分析にAI（人工知能）を活用することもできるようになっています。

業務効率化ツールで分析した結果をBI（Business Intelligence）ツールで表示して自社の現状を把握し、それを基に将来に向けた事業戦略を策定することができます。また、顧客とのやり取りを細かく収集してデータ分析すれば、誰も気づかないでいた隠れたニーズや効果的な訴求点を発見することができるかもしれません。

「働き方改革」および人口減少とそれに伴う労働人口減少に対応するうえで、業務効率化ツールは欠かせません。ツールの活用によって、作業の効率化が見込めるだけでなく作業時間そのものを短縮することができるでしょう。

また、ツールを活用することによって、これまで通勤電車に揺られ出社していた従業員がリモートワークで業務を遂行できる、家事や育児をしながら空き時間を有効に活用できるなど、多様な働き方を実現できる可能性が広がります。

業務効率化ツールの導入は、「2025年の崖」と呼ばれるDX推進へのネガティブな状態を解消する意味でも重要です。レガシーシステムを使い続けることは、ビジネスの発展に対する妨げになってしまいます。

「業務効率化ツール」と言っても、どのような機能があるのでしょうか。ここでは業務効率化ツールの例を紹介します。

業務の進捗管理には、「プロジェクト管理ツール」を使います。プロジェクト管理ツールとは、プロジェクト全体を細かなタスクに分割し、その実現にかかるスケジュールと人的・経済的リソースを入力することで、作業の進捗や予算の執行状況を管理・共有することができるツールです。タスクやリソースを可視化することで、「プロジェクトはどこまで進んでいるか」「リソースに過不足はないか」などを常に把握することができます。

ペーパレス化の一環として、業務フロー管理ツールを導入する企業もあるでしょう。業務フロー管理ツールは、申請から最終承認までの進捗状況、スケジュールを可視化、一覧化でき、BPM（Business Process Management、業務プロセス管理）の起点にもなるツールのことです。業務の可視化ができることにより、効率化、生産性の向上が図れます。また、業務がどこまで進んでいるかを一覧化できるので、業務時間の柔軟な活用を可能にし、従業員のワーク・ライフ・バランス向上に寄与します。

数字を扱う経理・会計は、業務効率化ツールの導入を検討しやすい部門と言えるでしょう。導入によって、間違いが許されないお金に関する管理が効率化できるだけでなく、それに基づいた分析も可能になります。

会計ソフトは主に「財務会計」「管理会計」「支払管理」の3機能を備え、日々の会計処理を記録し、決算に必要な書類を作成するソフトウェアのことです。会計ソフトの導入により、日々の入力や仕訳、月末や決算月の締め作業、財務諸表など決算書類の作成が効率化できます。

経費精算システムは、立替払いや仮払いを処理し、適切なタイミングで仕訳を確定してくれるシステムのことです。

業務効率化の一手段としては、法人カードの活用が挙げられます。法人カードを活用すれば小口現金の管理をする必要もなく、特に立替払いに関して従業員の負担を軽減することができます。

従業員が働く周囲には、さまざまなシステムが稼働しています。人事・労務管理では、勤怠管理システムや、それに連携する給与計算システムが挙げられるでしょう。特に勤怠に関しては近年コンプライアンス上厳格な運用が必要になっており、入退室管理システムの導入は管理面で非常に有効です。

また、採用活動や社員教育に関しても業務効率化ツールは有効です。オンライン会議ツールを使ったオンライン面接や、eラーニングシステムを使った教育カリキュラムなどがその一例です。

インターネットの普及により、マーケティングの世界はデータ分析がますます重要になっています。MA（Marketing Automation、マーケティングオートメーション）やSFA（Sales Force Automation、営業支援システム）により見込み顧客のデータを分析し、適切な施策を展開します。現在はメールマガジンやオプトインメール、メッセージングアプリによる情報配信、ナーチャリング（見込み顧客の育成）が流行しています。

見込み顧客がコンバージョン（対象商品・サービスの購入、導入）して顧客になると、今度はCRM（Customer Relationship Management、顧客管理システム）によって必要と思われる情報、興味を持ちそうな情報を配信し、リピート客になってもらうように訴求します。

営業部門における業務効率化ツールと言えば、名刺管理ツールが挙げられるでしょう。名刺にはさまざまな情報が含まれており、うまく活用することで新たなビジネスにつなげることができます。また、名刺管理ツールは前述したMAやSFAと連携するだけでなく名刺データそのものを共有させることもできるので、「営業先のキーマンと名刺交換した時の情報が欲しい」など、部署の垣根を越えた営業アプローチが可能となるでしょう。

業務効率化の手段として「社内ノウハウの活用」が挙げられることがあります。社内SNSやビジネスチャットツールは、そのような業務に有効な情報の共有や、社員同士の信頼関係構築に役立ちます。

また、テレワークが広まっている昨今では出社をしない従業員も少なくないため、オンライン会議ツールのように表情が見えるコミュニケーションツールが役立つでしょう。

顧客に対しては、AIチャットボットによるオンラインサポートの自動化が挙げられます。コールセンターの担当者を多数配置しておく必要がなくなると同時に、24時間365日の対応も可能になります。

業務効率化のツール導入はよい点がある一方で、以下の注意点もあります。

業務効率化ツールを導入する際には、多かれ少なかれ費用がかかります。特にインストール型のシステムを導入する際は、クラウド型と比較して初期費用が高額になる傾向があります。また、企業が使うようなシステムでは導入だけでなく保守費用もかかります。事前に費用対効果をしっかりと考え、適切なツールを選択することが大切です。

業務効率化ツールを導入したからといって、すぐに効果が見込めるわけではありません。従業員が慣れるまではそれなりの時間がかかりますし、使ってくれない従業員が出てくるかもしれません。そのため、ツールの導入後は一時的にでもサポートの負荷が上がります。「臨時のサポート体制を準備する」「手順書やマニュアルなどを作成する」などして、使うための環境を整えることが大切です。

業務効率化ツールを導入する際に、「既存の業務フローの見直し」「新たな業務フローの構築」など業務改善を検討することがあるでしょう。それらはツールの導入の理由として非常に重要です。

しかし、ツールを導入するからと言っていきなり多くの変更を加えては、混乱する従業員が出てきたり、これまでよりも効率が悪くなったりするかもしれません。それでも無理やり進めてしまうと、従業員の離反を招いてツールが使われなくなってしまうこともあり得ます。

詰め込みすぎないよう、複数のステップに分けて導入していくことも考慮しましょう。

業務効率化ツールの導入にあたっては、まずは既存の業務において効率化の妨げになっている課題を洗い出す必要があります。それと同時に、業務効率化につながりそうな新たなニーズも把握しておくと、ツール選択の助けになることでしょう。

課題とニーズ洗い出しの際には、管理職だけで決定するのではなく実際にツールを使用する従業員からの情報を入手することも大事です。

課題とニーズを洗い出したところで、ツールを導入して達成したい目標を明確にしましょう。そこで出てくるのが、KGIとKPIです。KGIは「Key Goal Indicator（重要目標達成指標）」のことで、最終的な目標設定のことを言います。KGIの下には、中間的な目標となるKPI（Key Performance Indicator、重要業績評価指標）を設定します。

KGI、KPIとも、数値など具体的な目標とすることが重要です。「売上を向上する」「勤務時間を減らす」といった抽象的なスローガンでは、到達度が計測できません。

KGI、KPIを設定したら、ツールの選定に移ります。先に洗い出した自社の課題を解決し、同時に新たなニーズを満たす適切なツールの選定を行いましょう。その際業務フローの変更を伴うのであれば、「業務フローの変更は必要か、どのように変更するのか」「そのツールでなければならないのか、ほかのツールはないか」も検討する必要があります。

また、既存システムが稼働しているのであれば、それらとの連携ができるかどうかも事前に確認しなければなりません。連携が難しい、できないツールを導入しても、効率化を目的としたはずが逆に効率が悪くなったり、使い勝手が悪くなったりしてしまいます。

ツールを選定したら、プロジェクトとして導入開始までのスケジュールを明確にし、進捗を管理しましょう。その際無理なスケジュールを組んでしまうと、納期に間に合わなかったり不適切な仕様になったりしてほかの業務に支障が出て、最悪システムが使われなくなってしまいます。そのようなことのないよう、着実に計画を立てる必要があります。

導入開始までのスケジュールだけでなく導入後も、既存システムからの入替えがあるのであれば、移行スケジュールや従業員向けの再教育スケジュールも計画しておくと、よりスムーズに運用できます。

業務効率化ツールの導入には、導入費用や運用保守費用など経済的なコストだけでなく、前述した教育コストやシステム管理者の配置のような人的コストなど、さまざまなコストがかかります。費用対効果を確認して、場合によっては改善に努めましょう。

クラウド型サービスのように「最初はコストを必要最小限にとどめ、必要に応じて後から増やしていく」という方法もあります。

業務効率化ツールの導入の際は、導入時、運用時のサポート体制が充実しているかどうかも確認しましょう。万が一システムの不具合が生じた場合に、迅速に対応してくれるかどうかも判断基準の1つです。特に導入したての頃は社内でも不慣れな人が出やすいので、オンラインマニュアルを社内に公開したり、臨時でサポートに対応できる社内体制を作っておいたりすると安心です。

ビジネスが伸長し、従業員数が増えたり扱うデータ量が増えたりすると、新たな機能が欲しくなったり、パフォーマンスやストレージの容量に不満が出てきたりすることはよくあることです。

特に収集したデータを蓄積して活用したいと考えている場合には、ストレージの拡張は必須です。そうした場合、アップグレードしやすい、十分な可用性・拡張性があるツールかどうかをチェックしておくことも大切です。

拡張性に関しては、特にインストール型のツールを導入した場合に注意が必要です。その点、多くのクラウド型ツールは費用を追加すれば簡単に拡張可能です。

ツールの導入後は、洗い出していた課題が解消できたか、新しいニーズに対応できたかどうかを確認する必要があります。
「Plan（計画する）」「Do（実行する）」「Check（評価する）」「Action（改善する）」の4つの流れをぐるぐると回す「PDCAサイクル」を絶えず実行し定期的に状況を把握することで、設定したKPI、KGIに到達できたかを検証しましょう。

また、PDCAサイクルを回すことにより、新たな課題やニーズが出てくることがあります。それらも理解し、さらなる効率化に役立てましょう。

業務効率化にはさまざまなツールがありますが、自社の課題やニーズ、置かれた状況に合ったツールの選択が大事です。昨今ではデータの活用が大きく注目されており、それにはまずデジタル化が必要になります。

経理業務のデジタル化、効率化には法人カードの導入が優れています。法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務効率化が図れます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

三井住友コーポレートカードに加えて、三井住友パーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる業務効率化につながるでしょう。

さまざまな業務効率化ツールを取り上げ、導入時のポイントについて解説しました。多くの企業が業務効率化ツールを導入していますが、ツールによって解決したい課題や満足させたいニーズは企業によってそれぞれ異なります。自社の課題やニーズを洗い出し、それらに見合ったツールを導入しましょう。
また、導入後は効果検証を実施して、さらなる効率化を目指しましょう。

業務効率化とは、業務上の「無理」「無駄」「ムラ」をなくし業務プロセスを改善することによって、企業全体の生産性向上を高めようとする取り組みのことです。業務効率化に取り組むことで、人的コストの削減や経費削減も期待できます。

業務効率化ツールには、業務フロー管理や経理・会計、マーケティングや営業に至るまで、多種多様なツールがあります。それぞれ特徴や使い勝手が異なるため、事前に自社が抱えている課題や実現したいニーズを明らかにしたうえで、それらに見合ったツールを比較検討しましょう。

ツールの導入には、経済的、時間的、人的コストがかかります。業務効率化のためにどれくらいのコストがかかるのか、事前に正しく見積もることが大事です。また、導入すればすぐに効果が出るものでもありません。従業員に対する教育を実施する、複数のステップに分けて導入するなどして、コツコツと改善に向けてアクションする必要があります。