電子インボイスとは？デジタルインボイスとの違いやメリット・デメリットを分かりやすく解説

2023年10月1日（日）から施行されたインボイス制度は「適格請求書等保存方式」と呼ばれる制度で、請求書の記載内容や保存方法について定めたものです。その大きな目的は、「正確な消費税額を把握すること」です。

2019年10月に消費税が8％から10％へ引き上げられた際、税負担を軽減するために品目によって消費税が8％のものと10％のものとに分けられるようになりました。しかし、これにより異なる税率が混在することとなり、請求書を発行する際に消費税額の計算ミスが起こりやすくなってしまいました。インボイス制度は、こういった税額の算出ミスを防ぐために、請求書の記載要件や保管方法を定めた制度です。

「電子インボイス」とは、適格請求書をPDFファイルなどの電子データにしたものです。似たような言葉に「デジタルインボイス」という言葉があります。2つは同義語として使われることもありますが、厳密に区別すると異なります。

2023年10月1日（日）から始まったインボイス制度において、仕入税額控除を受けるために発行する適格請求書を電子化したもののことです。

事業者は消費税の二重課税を防ぐために、課税売上の中から仕入れにかかった消費税を差し引くことができます。これを「仕入税額控除」といいます。インボイス制度で仕入税額控除を受けるためには、売り手から交付を受けた適格請求書を保存しておかなければなりません。適格請求書には、発行事業者の登録番号や取引年月日、取引内容、適用税率、税額などの記載事項が定められています。

一方、デジタルインボイスとは、Peppolなどの標準規格によって構造化された適格請求書のことです。電子インボイスと同様電子化されているので違いがわかりにくいかもしれませんが、「標準規格に沿って構造化されているか否か」が大きな違いだと考えるとよいでしょう。

Peppolとは、受発注に関する文書や請求書などの電子文書をやり取りする際の国際的な標準規格です。Peppolはベルギーの国際的非営利団体である「Open Peppol」によって運営されており、「文書の仕様」「運用ルール」「利用するネットワーク」などが定められています。Peppolはすでにオーストラリア、ニュージーランドやシンガポールなど世界30ヵ国以上で導入されていて、日本では、Peppolに準拠した「JP PINT」という規格が推奨されています。

Peppolではインボイスのやり取りに「4コーナーモデル」というしくみが採用されています。そのため、Peppolに準拠した仕様であれば、異なるシステムを利用している事業者間でもスムーズにデータのやり取りができることが特徴です。

現在、なぜ電子インボイスが大きく注目されているのでしょうか。それは、インボイス制度の施行や電子帳簿保存法の改正が関係しているからです。ここでは、インボイス制度と電子帳簿保存法の改正によって、事業者が受ける影響について確認していきましょう。

インボイス制度によって、多くの事業者は新たな対応を求められるようになりました。インボイス制度では請求書に記載しなければならない内容が細かく定められたことから、新しいPOSシステムを導入したり、会計システムのバージョンアップが必要になったりした事業者もあるでしょう。

また、インボイス制度は、これまで消費税を免税されていた「免税事業者」にも大きく関係する制度です。インボイスを発行するためには事前に「適格請求書発行事業者」の登録を受ける必要があり、登録を行わない場合は取引先が仕入税額控除を受けられないこととなります。これにより、免税事業者は「登録して適格請求書発行事業者となるか」「引き続き免税事業者のままでいるか」のいずれかを選択しなければならなくなり、これまで免税事業者に該当した多くの個人事業主やフリーランスが電子インボイスへ関心を持つきっかけとなりました。

2022年に行われた電子帳簿保存法の改正では「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つのデータ保存制度が設けられました。前二者に関して、国税関係帳簿や国税関係書類の保存については電子化することが義務付けられました。また、後者に関して、2024年1月からはすべての事業者が電子的に送受信した情報を電子データで保存することが義務付けられるため、対応は必須です。

また、電子インボイスも仕入税額控除を受けるための記載内容やデータの保存方法が定められており、結果として事業者は電子帳簿保存法・インボイス制度のどちらにも対応することが求められています。

PeppolやJP PINTを仕様に盛り込んだシステムで作成された電子インボイスでは、異なるシステムを利用している事業者間でもデータ連携が行うことができます。

例えば、従来のデータによる請求書では、PDF形式やExcel形式、独自ファイル形式など事業者によって異なる仕様の請求書が発行されていました。また、やり取り方法もメールに添付だったり中継サーバを介したりなどさまざまでした。そのため、経理担当者は取引先に応じて個別に請求書の処理を行う必要があり、特に月末や決算月などの繁忙期には会計システムへの入力に大幅なリソースを割かなければならなくなっていました。

しかし、電子インボイスでは同じ規格で作成されたものであれば自動でデータを連携してくれるため、経理担当者が仕訳入力や仕入税額控除の計算などを行う必要がありません。これまで単純な入力作業に費やしていた時間が短縮できるようになり、生産性の向上につながるメリットがあります。

前述のとおり、電子インボイスでは自動でデータ連携をしてくれることから、人の手を介さずに経理業務が行われるようになります。

経理担当者が請求書を見ながら手作業で入力する際は、どうしても入力ミスや仕訳間違えなどのヒューマンエラーが起こることは避けられません。しかし、電子インボイスでは入力・仕訳作業が自動化されるため、確認不足などから起こる事務ミスを大幅に削減できる効果があります。

インボイス制度では紙で請求書を保存することも認められています。しかし、改正電子帳簿保存法では、国税関係の書類を紙で保存することは原則認められていません。そのため、紙で受け取った適格請求書についても、必然的に電子保存することとなります。

これにより事業者は、紙での保管にかかる事務作業やコストを削減できるメリットがあります。そのほかにも、後日請求書の確認が必要になったときに簡単に検索できるなど、必要なときにすぐに情報にアクセスできようになる点も大きなメリットです。

電子データで重要書類をやり取りするときに気を付けたいのが、データの改ざんの危険性についてです。従来のPDFファイルやExcelファイルでのやり取りでは、たとえパスワードを設定しても悪意を持った第三者にデータを改ざんされてしまう可能性が解消できませんでした。

しかし、電子インボイスでは2023年現在、電子データの発行元を確認し、データの真正性を確保するしくみである電子署名（eシール）の導入が検討されています。eシールの導入が実現すれば、事業者は電子インボイスの発行元がすぐに確認できるようになり、データの改ざんがあったかどうかを素早く判断できるようになります。

コロナ禍ではさまざまな企業でテレワークの導入が進みました。その一方で、紙の請求書を発行している企業では、従業員が出社せざるを得ないこともあったかもしれません。

しかし、インボイス制度や改正電子帳簿保存法によって紙での証憑類の処理が不要になれば、経理担当者のテレワーク導入もスムーズに進められます。また、紙の請求書発行・保存にかかる作業も省略できることから、経理担当者の業務負担を軽減できる点も大きなメリットです。

前述のとおり、日本における電子インボイスの標準規格であるJP PINTは、Peppolをベースとしているものです。Peppolはグローバルな規格のため、日本の事業者はPeppolやJP PINTに準拠した仕様のシステムを導入することで国際的な取引にも簡単に対応できるようになります。グローバルにビジネスを展開していくチャンスにもなることでしょう。

電子インボイスを導入するにあたって、経理の業務フローの見直しが必要となることがあります。

その際、同時にほかの業務フローの抜本的な見直しを行ったり利用ルールを策定したりすれば、社内外に人的リソースが必要となります。電子インボイスによるやり取りが定着するに従って業務負担は徐々に改善されますが、導入当初は負担が大きくなることに留意しておきましょう。

電子インボイスの導入・運用には人的リソースが必要なだけではありません。適格請求書の発行にはいくつかの要件が定められていますが、その要件を満たす請求書を発行するためには会計システムの大幅な改修や新規導入の必要があるかもしれません。

業種によっては、会計システムだけでなくレジや券売機の買い替え、帳票類の見直しといった対応が必要となる可能性があります。一度にまとまった支出が重なれば、資金繰りに問題が生じることも十分考えられます。

ただし、インボイス制度への対応費用については、国からの補助金を受けられるケースもあります。資金面がハードルとなっている場合は、補助金の活用も検討してみましょう。

取引先によっては、電子インボイスに対応していないこともあります。特に、免税事業者については登録が任意とされているため、小規模事業者との取引が多い事業者はシステムに依存しない個別の対応が求められることが多くなるかもしれません。

また、電子インボイスを導入していても利用しているシステムの仕様がPeppolに準拠していなければ、データ連携が行えないことも考えられます。こうなってしまうと、電子インボイスを導入したメリットが感じにくいこともあるでしょう。

これから電子インボイスを導入する際は、いくつか気を付けたいポイントがあります。スムーズに導入を進めるためにも、あらかじめ注意点を確認しておきましょう。

2021年1月1日（金）に改正された電子帳簿保存法は、すぐにすべての企業が対応することは難しいとして、当初2年間の宥恕（ゆうじょ）措置、つまり猶予期間が設けられていました。しかし、「令和5年度税制改正の大綱」の中でこの宥恕措置の内容が本則に盛り込まれたことから、2024年以降も条件を満たせば帳簿類の紙での保存も認められるようになります。

とはいえ、業務効率化やペーパーレス化を実現するためには、帳票の電子保存への対応が望ましいことに変わりはありません。改正電子帳簿保存法では、電子取引の保存要件として「真実性の確保」「可視性の確保」の2点が定められています。

電子帳簿に記載されていることの真実性を保つための措置です。「保存時にタイムスタンプを付与すること」「訂正・削除にかかる事務処理規程を定めること」などが求められます。

データへのアクセス方法を簡易にするための措置です。「システムの概要書を備え付けること」「データを検索して探せるようにすること」などが求められます。

前述しましたが、電子インボイスへの対応では、業界によっては独自の業界EDI（電子データ交換）を引き続き利用する企業も見られます。しかし、電子インボイスは共通の規格に準拠したものでなければデータの連携が行えないため、業界EDIを利用していない企業と電子インボイスをやり取りする際にはかえって余計な手間が増えてしまう可能性があります。

電子インボイスを導入する際は、社内での使いやすさだけでなく、取引先との連携のしやすさも考慮することが大切です。

電子インボイスへの対応は、業務フローの見直しや社内規程の制定など、いくつもの対応が求められます。効率よく電子インボイスに対応するためには、これから紹介する3つを検討してみましょう。

経費精算業務は、経理業務の中でも大きなウェイトを占める業務です。そのため、取引が起きる度、取引先が適格請求書発行事業者かどうかを1件ずつ確認したり、それに応じて仕訳作業を変更したりしなければなりません。

しかし、インボイス制度に対応した経費精算システムを導入すれば、「請求書・領収書を読み込む際に、適格請求書発行事業者かどうかを自動で判定してくれる」といったメリットがあります。これにより経理担当者の事務負担を軽減できるだけでなく、計算ミスによる金額や消費税額のズレを防ぐことも可能です。

経費精算が多く発生する企業では、経費精算システムの導入で業務効率化に取り組むことを検討してみましょう。

経理業務の事務負担に悩んでいる事業者は、業務そのものをアウトソースすることもひとつの方法です。アウトソーシングサービスを利用すれば、社内で経理担当者の採用・育成を行う必要がなくなります。「経理業務の負担が大きいけど、人手を雇う・増やす余裕がない」、「なかなか経理担当者が定着せずに困っている」という場合は、検討してみましょう。

経理業務の効率化には、法人カードの活用も有効です。法人カードは従業員用に追加カードを発行できるため、部署ごとや従業員ごとにカードを持たせておくことで立替払いの必要がなくなり、従業員に金銭的な負担をかけなくて済みます。

これにより、経理部門が経費精算業務を行うこともなくなり、電子インボイスにかかる事務負担を大幅に減少させることができます。

インボイス制度の開始直後は、慣れない複雑な処理が増えることで経理関連部門の負荷も増大することが考えられます。手間のかかる処理はなるべく早く効率化しましょう。効率化には、法人カードの導入がおすすめです。

法人カードを導入すれば、社内のお金の流れをデジタル化でき、経費精算業務の改善・自動化につなげることができます。経費精算システムとの連携が容易な三井住友コーポレートカードの導入が、経理業務の効率化の第一歩としておすすめです。

加えて、オンライン決済中心のご利用なら、プラスチックカードが発行されないパーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる推進につながるでしょう。パーチェシングカードはオンライン決済に利便性が高く、最近では「クラウドサービス利用料を支払う」「オンラインショッピングで消耗品を購入する際に使う」といった利用が増えています。

パーチェシングカードは、経理側がカード単位や契約単位で利用先を限定することができます。それによって経理側が支払いをコントロールできるので「支払いのデジタル化」が進み、経理業務の一層の効率化が図れます。そうすることで、経理の本来の業務である「経営管理のためのデータ整備」「経済的な経営課題の経営者への発信」が可能になるのです。

また、カード決済なので利用した時点ですぐさま利用内容が把握でき、しかもデータ化されているので間違った処理をしてしまうことがありません。三井住友カードの「マンスリークリア方式」によって、予算管理がしやすく月初でもすぐにカードを使用できるのも便利なポイントです。

電子インボイスの導入には、経理事務の効率化や働き方改革の実現など多くのメリットがあります。電子インボイスに対応した経理業務システムを新たに導入するときには、事務負担や費用がかかるものの、同時に業務のアウトソースや法人カードを活用することで、効率よく進めることが可能です。

ぜひ、社内の生産性を向上させるためにも電子インボイスの導入を検討してみましょう。

電子インボイスとは、インボイス制度において仕入税額控除を受けるために発行する適格請求書のことで、発行事業者の登録番号や取引年月日、取引内容、適用税率、税額といった記載要件が定められています。インボイス制度で仕入税額控除を受けるためには、売り手から交付を受けた適格請求書を保存しておく必要があります。

電子インボイスの導入により、経理事務におけるデータ処理が効率化されるメリットがあります。「Peppol」や「JP PINT」に準拠している電子インボイスであれば自動でデータ連携が行えるため、仕訳作業や仕入税額控除の計算などを手作業で行う必要がなく、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。ほかにも、紙の請求書や納品書などの保管にかかるコスト削減など多くのメリットがあります。

効率よく電子インボイスに対応するためには、法人カードの活用がおすすめです。法人カードを導入すれば従業員が現金で立替払いを行う必要がなくなり、経費精算業務にかかる事務負担を大幅に減少できるメリットがあります。ほかにも、経費精算システムの導入や、経理業務のアウトソースなども有効な対策です。