電子化とは？メリットやデジタル化との違いをわかりやすく解説

紙媒体の書類を電子データに変換することを言います。業務にかかわることであれば、取引先から届いた契約書、納品書や請求書といったさまざまな書類、従業員が経費精算のために提出した紙の領収書などをスキャンしたり、スマホなどで撮影したりして電子データに変換する行為が挙げられます。

電子化することで保管場所を気にしなくてよくなり、火災や災害による滅失、物理的な盗難のリスクを低減することができます。また、電子化したデータは、メールに添付したりストレージサービスに保管したりすることで容易に共有できます。

電子化と似た言葉に「デジタル化」がありますが、大きく3つの違いがあります。

電子化とデジタル化では変換対象が異なります。電子化はスキャンしたり、スマホなどで撮影したりして「紙媒体」を電子データとして利用できるように変換することです。一方、デジタル化は、電子化から一歩進み、アナログ的に管理されているデータを活用しやすいデータに変換することです。「請求書を電子化してそのデータから数値を読み取りデータベースの所定の場所に追加する」といった例が挙げられるでしょう。

電子化は、紙媒体をスキャンあるいはスマホでの撮影などによって電子データ化することが目的です。一方、デジタル化はその電子データを業務の効率化、分析や新たな発見のためのソースとして役立てることを目的としています。

電子化はあくまで紙媒体を電子ファイルへ変換する行為を指します。そのため、電子ファイルの中にある情報の活用については、この段階では考慮しません。一方、デジタル化は電子ファイルの内容を何らかの手段でシステムに取り込み、活用することを目的とします。つまり、「デジタル化の前段階として電子化という行程がある」と考えると分かりやすいでしょう。

同じ意味合いとして扱われることもありますが、厳密に分けると、電子化は紙媒体を電子データに変換する行為のみを指します。それに対し、ペーパレスは業務の中で紙の使用量を最小限にとどめようとする行動を指します。これまでは稟議書を印刷、押印して回覧していたものをワークフローシステムに置き換える、といったことがペーパレス化の例です。

電子化は紙媒体を電子データに変換する行為を指します。電子化によって保管や検索が容易になりますが、それのみで何か新しい事柄を生み出すことはありません。

一方、DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略称で、デジタル化を手段としてビジネスを変革しようとする動きのことです。DX化は業務効率の向上のみならず、市場変化への適応力や競争力の向上を図り、組織全体で新たな価値を生み出すことを目標としています。前述したとおりデジタル化の前段階に電子化がありますので、電子化はDX化のための第一歩、と言えるでしょう。

前述したとおり、電子化は紙状の書類をスキャンしたり撮影したりして電子データ化する工程を指します。つまり、あらゆる書類が電子化の対象となります。

見積書や請求書、領収書などビジネスで日常的に使う書類は、基本的に電子化が可能です。電子化した書類は保管場所に困ることもなく、また、電子メールやストレージサービスを介して容易に共有できます。

社内外で必要となる申請書や申込書も電子化ができます。郵送などで受け取った申請書を電子化するほか、インターネット上で配布している申請書データをダウンロードして印刷、記入・押印してFAXで送ってもらい、再度電子化することも想定されます。

営業担当者が使う提案書やサービス資料も、よく電子化される書類です。従業員が営業先にメールで送付するだけでなく、会社のウェブサイトからダウンロードする営業用チラシ、パンフレット、ホワイトペーパーなどとして活用されます。

電化製品に添付されているマニュアルや説明書、手順書なども、昨今では多くの企業で電子化され、無料でダウンロードできるようになっています。メーカーのウェブサイトにアクセスして型番で検索すれば、必要なものがすぐ見つかります。

電子化に取り組むことで、業務の効率化が期待できます。例えば、これまで申請書類を起票し署名、押印して回覧していた業務フローを電子申請に置き換えることにより、手続きの迅速化、手続き状態の透明化などの効率化が図れます。

また、電子化したデータから必要な情報を抽出してシステムで取り扱えるようにすれば、業務にデータを活用できるようになります。前述したデジタル化がこれに該当しますが、これも、業務の効率化に寄与します。

社内外でやり取りされる書類を電子化することにより、業務全体のDX化の足掛かりとなります。

DX化は業務効率化や生産性向上だけが目的ではありません。DX化によって社内リソースを必要な部門へと再配置したり、働き方改革、テレワークのように多様な働き方へ対応したりも実現できるようになります。

電子化により、紙の書類を収納する倉庫のように物理的な場所を確保する必要がなくなります。また、電子化したデータは劣化しないので、紙の書類のように汚れてしまったり、文字が消えてしまったり、どこかに紛失してしまったりするような事態も起きません。メールに添付する、ストレージサービスで共有するなどの手段により、保管費用、印刷費や郵送コストが削減できます。

紙の書類をそのまま保管しておくと紛失や物理的な盗難のリスクが伴いますし、火災や災害などで滅失してしまうリスクもあります。電子化したデータであれば、適切なセキュリティ対策を施すことにより、それらのリスクを回避することができます。バックアップに対応したシステムを導入すれば、さらに強固になります。

いくら細かく分類していたとしても、大量の紙媒体から必要なものを瞬時に取り出すことはほぼ不可能です。電子化することで、探したいデータを手軽に管理できるようになります。

ただし、そのためには電子化したデータを検索できるよう加工する必要があります。検索性を持たせるには、電子化したデータに対し、「内容を読み取ってデジタル化する」「検索用に新たなデータ（メタデータ）を付与する」などが挙げられます。

電子化を進めるには、コストがかかります。既存システムの改修、更新や新規システムの導入だけでなく、運用保守にかかる費用も考慮しなければなりません。電子化によって業務フローを修正したり新たに追加したりする場合は、従業員への再教育を行う必要もあります。

電子化には、法律に基づく要請もあります。例えば2023年10月1日（日）から開始されたインボイス制度や2024年1月1日（月）に電子取引の電子保存が義務化された電子帳簿保存法などへの対応の過程で、「書類を電子化した方が効率的」という判断もあるでしょう。そうなれば、コストがかかるのは明白です。

電子化を進めるにあたっては、システム障害による業務の中断や、ヒューマンエラーによるデータの喪失など、システムに関するさまざまなリスクが予測されます。電子化によって物理的な盗難を防ぐことはできるようになりますが、今度は不正アクセスによってデータの改ざんや機密情報の流失の恐れも出てきます。それらシステム特有の問題についてさまざまな観点から把握し、適切な対策を準備しなければなりません。

電子化によって、逆に読みづらくなる書類もあります。例えば設計図面やデザインカンプなど大きいサイズの書類はデバイスのディスプレイサイズよりも大きくなるので、ディスプレイでは全体が把握しづらくなります。そのため、それらは電子化と並行して紙に出力し適切な場所に保管する、という取り決めを作っておくことも一案です。

昨今では、電子化を推進するために「電子帳簿保存法」や「e-文書法」など各種の法整備が進んでいます。電子帳簿保存法は各税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データとして保存するためのルールを定めたものです。また、e-文書法は各種帳簿類や請求書、領収書といった、保管が必要とされる書類の電子化と保存を認める法律です。

いずれの法律も、一般的な電子化と同様紙の書類をスキャナでスキャンしたり、スマホなどで撮影したりして電子化します。契約書など重要書類に関しては、電子化の際、後述する「真実性の確保」のために電子署名やタイムスタンプの付与を検討すべきです。

では、電子化に取り組むには、どのように進めればよいでしょうか。それぞれのポイントについて見ていきましょう。

大量の文書をすべて電子化するには、時間的にも経済的にも大きな負荷がかかります。そのため、まずは必要最低限の書類に絞り込むとよいでしょう。その際、電子化しない文書の取り扱いについてもきちんと社内で話し合っておくことが大切です。

次に、運用ルールを策定します。事前にファイル名の命名規則やファイル形式、保存先のストレージやフォルダを決めておくことで、スムーズに電子化を進められます。運用を開始するまでの作業スケジュールを社内で共有しておくほか、バージョン管理方法、バックアップ方法、電子化する前の紙の書類の取り扱いについても決定しておく必要があります。

また、この時点で電子化からデジタル化する文書を決定しておくとよいでしょう。見積書や領収書など、デジタル化しておいた方が便利な書類はいくつもあります。近年では、OCR（文字認識）機能によって紙の書類を簡単にデジタル化し、データを効率よくシステムに取り込めるサービスも数多く見かけられます。

電子化できるシステムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。また、電子化によって情報を容易に持ち出せるようになったため、悪用しようとする従業員が出る恐れもあります。そのため、システムの利用方法だけでなく、情報の取り扱いなど根本的なITリテラシーを高める施策を準備する必要があります。

策定した運用ルールに基づき、電子化を実施します。運用ルールについては随時見直しを行い、より効率のよい運用を目指しましょう。

書類の電子化を行う際には、以下の事柄について確認しなければなりません。

前述したとおり、電子化した書類に関連する法律としては「電子帳簿保存法」「e-文書法」などが挙げられます。特に電子帳簿保存法では、2024年1月1日（月）から、電子データで受領した取引書類は電子データのまま保存することが義務付けられ、それに対応するためにシステムの改修や新規導入を検討している企業もあることでしょう。

電子化する書類がどの法律で対象となっているのかを把握しておく必要があります。

多くの書類が電子化に対応していますが、国税関係帳簿や決算関係書類など財務に関する書類の一部は対象外となっています。また、法律で「書面により」という規定があり、公正証書による作成が必要な書類は、現段階では対面や書面での手続きとなるため対象外となります。将来的には法改正で電子化が可能となるかもしれませんが、今のところ法的効力がありませんので、注意が必要です。

なお、電子化できる書類はどんどん増えています。法改正にも関心を持っておきましょう。

電子化したデータに対して「電子署名」や「タイムスタンプ」を付与するかどうかも検討する必要があります。特に電子署名については、電子署名法第3条により「有効な電子署名があれば真正に成立したと推定する」とされています。契約書など重要書類については、積極的に付与することを検討しましょう。

電子帳簿保存法では、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件が求められます。

真実性とは、「保存されたデータが改ざんされていないこと」です。電子帳簿保存法では、電子取引の保存要件に「タイムスタンプの付与」が挙げられています。タイムスタンプを付与された電子データは、それがタイムスタンプを付与される以前には存在しないこと、付与されてから改ざんされていないことを技術的に証明します。

可視性とは、保存された電子データが適切に理解でき、必要な情報が取り出しやすい状態であることを指します。可視性の確保は以下の3つに分けられ、必要な情報を簡単に抽出できることが求められています。

• 見読性の確保（パソコンやプリンタが使えるようになっている）
• 検索機能の確保（指定された検索方法で検索できる）
• 関連書類の備え付け（操作マニュアルやシステム仕様書などがある）

電子化したデータをビジネスで活用するには、続いてデジタル化が必要になります。しかし、初めからデジタル化したデータが受け取れるのであれば、その活用は格段に効率化されます。

経理業務のデジタル化、効率化には法人カードの導入が優れています。法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化が図れます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

電子帳簿保存法により電子取引の電子保存が義務化されましたが、まだそれに対応できていない取引先も少なくないでしょう。システムの導入にはさまざまなコストがかかるため、紙による書類のやり取りはこれからも続くことになります。それらを電子化することによって管理しやすくすると同時に、業務フローの見直しや整理など、社内改革のための第一歩としてはいかがでしょうか。

紙媒体の書類を電子データに変換することを言います。電子化することで保管場所を気にしなくてよくなり、火災や災害による滅失、物理的な盗難のリスクを低くすることができます。また、電子化したデータはメールに添付したりストレージサービスに保管したりすることで容易に共有できるようになります。

紙媒体を電子データにすることで、コスト削減や保管スペースの削減に繋がります。また、検索や共有が容易になることから業務効率化に繋がることはもちろん、紛失や物理的な盗難といったリスクも低減できるでしょう。

電子化を進めるには、既存システムの改修、更新や新規システムの導入だけでなく、運用保守にかかる費用などさまざまなコストがかかります。システムがダウンしてしまったり、不正アクセスにより情報が流失してしまったりなどシステム特有の問題も発生します。さらに、紙の方が見やすい書類についても一律に電子化してしまうと、かえって業務の遂行に支障をきたすこともあります。