適格請求書（インボイス）とは？必須事項や保存期間、発行・受領時の注意点を解説

適格請求書とは、適格請求書発行事業者である売り手が買い手に、正確な適用税率や消費税額などを伝える書類を指し、インボイスとも呼ばれます。
例えば、請求書や領収書、納品書などが該当しますが、必ずしも1つの書類のみですべての記載事項を満たす必要はありません。相互に関連している複数の書類全体で必須事項を満たしていれば、複数の書類を合わせて1つの適格請求書とすることができます。

2023年10月1日（日）から施行されたインボイス制度は、正式名称を「適格請求書等保存方式」といいます。この制度は、標準税率（10％）と軽減税率（8％）とが混在する複数税率に対応するための仕入税額控除の方式を新しく取り決めたものです。

事業者は仕入れなどで支払った消費税を仕入税額控除として差し引くことができますが、インボイス制度で仕入税額控除ができるのは、適格請求書の交付を受け、保存している取引のみに限られます。

適格請求書には必須の記載事項が定められており、1つでも記載漏れがあると適格請求書とは認められません。具体的には、以下の6項目が必要です。

（出典）「適格請求書等保存方式の概要」を参考に作成

国税庁ホームページ

なお、インボイス制度が施行される前には、仕入税額控除方式として区分記載請求書等保存方式が採用されていました。

適格請求書発行事業者としての登録を受けると、事業者ごとに「登録番号」が採番されます。適格請求書には、この登録番号を正確に記載する必要があります。

登録番号は税務署から受領する「登録通知書」に記載されており、以下のとおりに構成されています。

• 法人・・・T＋法人番号
• 個人事業主、人格のない社団など・・・T＋13桁の数字

この登録番号は、「取引先に一度通知しておけばよい」というものではなく、適格請求書を発行する度に記載しなければなりません。

取引した年月日を記載します。

適格請求書には、商品やサービスなど取引した内容の記載が必要です。

現在の消費税は標準税率（10％）と軽減税率（8％）のものが混在していますが、取引の中に軽減税率のものが含まれる場合は、注釈をつける（この例の場合は※印）などしてその旨を明示しなければなりません。

取引の中に標準税率と軽減税率が混在している場合は、税率ごとに分けた小計の金額を記載します。ここで記載する小計額は、税込価格と税抜価格のいずれでも問題ありません。

税率ごとの記載は小計だけでなく、消費税額の記載も必要です。標準税率の消費税額と軽減税率の消費税額をそれぞれ区分して明記します。

なお、消費税を計算するとき端数が発生することがありますが、インボイス制度では1つの適格請求書につき税率ごとに1回の端数処理を行うものとされています。端数処理は「四捨五入」、「切り捨て」、「切り上げ」など、任意の方法で行っても問題ありません。

請求書のあて先、相手先の名称を記載します。請求先が個人でも法人でも同じです。

適格請求書では、書類の交付を受ける事業者名を記載しなければなりません。しかし、不特定多数の顧客と取引する飲食店などで、その都度相手方の事業者名を記載するのは現実的とはいえないでしょう。
そこで、上記の業種に当てはまる事業者については、一部記載内容を簡略化した簡易インボイスを発行することで、適格請求書と同等の取り扱いを受けることができます。

仕入税額控除を受けるためには原則適格請求書の保存が必要ですが、ここで紹介する2つの取引では適格請求書の保存がなくても一定の事項を記載した帳簿の保存のみで、仕入税額控除を受けることができます。

2つ目は、買い手側が一定規模以下の事業者であって、仕入れ金額が1万円未満の場合の取引、いわゆる少額特例です。

少額（税込1万円未満）の課税仕入れについて、適格請求書がなくても帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けることができます。

特例の対象期間は2023年10月1日（日）から2029年9月30日（日）まで、対象事業者は基準期間における課税売上高が1億円以下または特定期間における課税売上高が5千万円以下の事業者です。

適格請求書発行事業者としての登録が完了すると、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」に登録番号や事業者名、登録年月日などが掲載されます。このサイトでは適格請求書発行事業者の検索ができます。

「インボイス制度 国税庁適格請求書発行事業者公表サイト」（国税庁）

国税庁ホームページ

適格請求書発行事業者に登録しなければ、適格請求書を発行できないので、取引先から値下げを交渉されたり、取引先が減少したりする可能性があります。

まず、値下げ交渉をされる理由として、買い手である取引先が仕入税額控除を受けることができず、税負担が増えてしまうことが挙げられます。控除できなかった消費税分を取り返そうと、値下げやその他の優遇を要求するケースが考えられるでしょう。

適格請求書は、個人・法人にかかわらず売り手と買い手側双方が適切な方法で保管しなければなりません。保存期間は7年間で、保存方法にも注意が必要です。売り手と買い手に分けて、詳しく確認していきましょう。

適格請求書発行事業者は、買い手からの求めに応じて適格請求書を交付する義務があります。交付方法は、紙媒体以外に電子データで交付することも可能です。

また、適格請求書は交付された買い手だけでなく、売り手側でも保存が必要となります。紙媒体で発行した場合はその写し、電子データで交付した場合はデータのまま保存することが求められています。

買い手側が仕入額控除を受けるためには、適格請求書の交付を受けるだけでなく、その後7年間保存しておかなければなりません。
電子データで受け取った適格請求書は、売り手側と同様に電子データのまま保存する必要があります。一方、紙媒体で受け取った適格請求書については、一部紙での保存も認められているものの、改正電子帳簿保存法に対応するためには、電子データ化して保存しておくほうがスムーズです。

2022年1月1日（土）に施行された改正電子帳簿保存法では、これまで紙で保存していた国税関連の帳簿を原則電子データで保存することが認められました。この法令は適格請求書にも適用され、前述のとおり電子データでやり取りした適格請求書については、データのまま保存することが求められています。また、適格請求書は紙媒体で交付されることもありますが、その場合は紙のままの保存が認められています。

インボイス制度の施行により、これまでの業務フローとは異なる処理や会計システムの導入・アップデートなど、経理部門の負荷が非常に高まることでしょう。そこで、法人カードを導入して経理業務のデジタル化推進の第一歩としてはいかがでしょうか。

三井住友コーポレートカードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化することができます。また、経費精算システムからダウンロードしたCSVデータを取り込むことで、簡単に会計システムへ登録することができます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

適格請求書には、いくつもの記載事項が定められており、買い手側が仕入税額控除を受けるためには、必須の記載事項を満たしたものを発行する必要があります。

また、従来の経費精算などの経理業務に加えて、適格請求書の交付・保存に伴う業務も増えているので、経理業務の効率化が課題となります。法人カードで経費支払いをまとめれば、精算や管理が楽になり社内の生産性向上にも繋がります。課題解決の手段として、ぜひ法人カードの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

適格請求書とは「インボイス」とも呼ばれ、買い手に正確な消費税の適用税率や消費税額を伝えるためのものです。消費税の複数税率による混乱を防ぐため、適格請求書に適用税率や消費税額を明記する目的があります。

売り手側が行う事業の性質上、適格請求書を交付することが困難な取引、例えば「公共交通機関である船舶やバス、鉄道による旅客の運送費」、「卸売市場での生鮮食料品などの売買」「自動販売機での商品の売買」などを行う業種はインボイスの交付義務を免除されています。また、買い手側が一定規模以下の事業者であって、仕入れ金額が税込で1万円未満の場合の取引をいわゆる少額特例と言い、適格請求書がなくても帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けることができます。

適格請求書発行事業者に登録しない場合、取引先は仕入税額控除ができずに消費税分の負担が増えます。その負担を補うため、値下げ交渉や取引条件の見直しを求められる可能性があります。また、適格請求書発行事業者に登録しないでいると、場合によっては取引を中止され、取引先を失うリスクがあります。