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適格請求書(インボイス)とは?書き方から制度の概要、発行・受領時の注意点を解説
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2024.01.31

適格請求書(インボイス)とは?書き方から制度の概要、発行・受領時の注意点を解説

適格請求書(インボイス)とは?書き方から制度の概要、発行・受領時の注意点を解説
監修: 内山智絵
監修:内山智絵

大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人の地方事務所で上場企業の法定監査などに10年ほど従事した後、出産・育児をきっかけに退職。現在は、個人で会計事務所を開業し、中小監査法人での監査業務を継続しつつ、起業女性の会計・税務サポートなどを中心に行っている。
【保有資格】公認会計士、税理士、AFP
内山会計事務所

インボイス制度の適格請求書発行事業者は、買い手からの求めに応じて「適格請求書(インボイス)」を発行する必要があります。適格請求書には法的に定められた記載要件があり、記載漏れがあると買い手側が仕入税額控除を受けることができません。

ここでは、適格請求書の書き方や発行・受領時の注意点、制度の概要について解説します。

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適格請求書(インボイス)とは?

適格請求書とは「インボイス」とも呼ばれ、買い手に正確な消費税の適用税率や消費税額を伝えるためのものです。

現行の消費税は、標準税率(10%)と軽減税率(8%)のものが混在している複数税率が採用されており、売り手と買い手の間に混乱が生じてしまうことも少なくありません。インボイス制度のもと発行される適格請求書には、適用税率や消費税額が区分ごとに記載されており、取引で発生する消費税を明確にする役割があります。

インボイス制度とは?

2023年10月1日(日)から施行されたインボイス制度は、正式名称を「適格請求書等保存方式」といい、複数税率に対応するための仕入税額控除の方式を新しく取り決めたものです。

事業者は仕入れなどで支払った消費税を「仕入税額控除」として差し引くことができますが、インボイス制度で仕入税額控除ができるのは、「適格請求書」の交付を受け、保存している取引のみに限られます。

適格請求書(インボイス)の発行は適格請求書発行事業者のみ

仕入税額控除に必要となる適格請求書を発行できるのは、事前に登録手続きを行った「適格請求書発行事業者」です。適格請求書発行事業者となるための登録手続きは、以下のステップに沿って進められます。

適格請求書発行事業者になるための3ステップ

適格請求書発行事業者としての登録が完了すると、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」に登録番号や事業者名、登録年月日などが掲載されます。このサイトでは適格請求書発行事業者の検索ができます。

適格請求書(インボイス)の書き方

適格請求書には、登録番号や取引内容、適用税率などいくつもの記載要件が定められています。それぞれどのような内容の記載が必要となるのか確認していきましょう。

適格請求書(インボイス)の書き方

(出典)「適格請求書等保存方式の概要     」を参考に作成

  • ※別ウィンドウで「国税庁」のPDFを開きます。
  • ※上記ウェブサイトは予告なく変更、または削除される可能性があります。その場合は国税庁ホームページからご確認ください。

1.登録番号

適格請求書発行事業者としての登録を受けると、事業者ごとに「登録番号」が採番されます。適格請求書には、この登録番号を正確に記載する必要があります。

登録番号は税務署から受領する「登録通知書」に記載されており、以下のとおりに構成されています。

  • 法人・・・T+法人番号
  • 個人事業主、人格のない社団など・・・T+13桁の数字

この登録番号は、「取引先に一度通知しておけばよい」というものではなく、適格請求書を発行する都度記載しなければなりません。

2.取引年月日

取引した年月日を記載します。

3.取引内容(軽減税率の対象品目の明示)

適格請求書には、商品やサービスなど取引した内容の記載が必要です。

現在の消費税は標準税率(10%)と軽減税率(8%)のものが混在していますが、取引の中に軽減税率のものが含まれる場合は、注釈をつける(この例の場合は※印)などしてその旨を明示しなければなりません。

4.税率ごとに分けて計算した小計および適用税率

取引の中に標準税率と軽減税率が混在している場合は、税率ごとに分けた小計の金額を記載します。ここで記載する小計額は、税込価格と税抜価格のいずれでも問題ありません。

5.税率ごとに区分した消費税額等

税率ごとの記載は小計だけでなく、消費税額の記載も必要です。標準税率の消費税額と軽減税率の消費税額をそれぞれ区分して明記します。

なお、消費税を計算するとき端数が発生することがありますが、インボイス制度では1つの適格請求書につき税率ごとに1回の端数処理を行うものとされています。端数処理は「四捨五入」、「切り捨て」、「切り上げ」など、任意の方法で行っても問題ありません。

6.書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

請求書のあて先、相手先の名称を記載します。請求先が個人でも法人でも同じです。

適格請求書と区分記載請求書との違い

2019年10月1日(火)から2023年9月30日(土)までは、仕入税額控除の方式に「区分記載請求書等保存方式」が採用されていました。区分記載請求書は、仕入税額控除を受けるために発行・保存されていたもので、標準税率と軽減税率が区分して記載されています。

ただし、仕入税額控除の方式は2023年10月1日(日)から「適格請求書等保存方式」へと改正されているため、現在はすべて区分記載請求書から適格請求書に移行しています。

適格請求書の保存期間と保存方法

適格請求書は、個人・法人にかかわらず売り手と買い手側双方が適切な方法で保管しなければなりません。保存期間は7年間で、保存方法にも注意が必要です。売り手と買い手に分けて、詳しく確認していきましょう。

売り手側

適格請求書発行事業者は、買い手からの求めに応じて適格請求書を交付する義務があります。交付方法は、紙媒体以外に電子データで交付することも可能です。

また、適格請求書は交付された買い手だけでなく、売り手側でも保存が必要となります。紙媒体で発行した場合はその写し、電子データで交付した場合はデータのまま保存することが求められています。

買い手側

買い手側が仕入額控除を受けるためには、適格請求書の交付を受けるだけでなく、その後7年間保存しておかなければなりません。
電子データで受け取った適格請求書は、売り手側と同様に電子データのまま保存する必要があります。一方、紙媒体で受け取った適格請求書については、一部紙での保存も認められているものの、改正電子帳簿保存法に対応するためには、電子データ化して保存しておくほうがスムーズです。

電子データ(電子インボイス、デジタルインボイス)による保存

2022年1月1日(土)に施行された改正電子帳簿保存法では、これまで紙で保存していた国税関連の帳簿を原則電子データで保存することが認められました。この法令は適格請求書にも適用され、前述のとおり電子データでやり取りした適格請求書については、データのまま保存することが求められています。また、適格請求書は紙媒体で交付されることもありますが、その場合は紙のままの保存が認められています。

スキャナで読み込んだりデジタルカメラで撮影したりするなどして電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす形で電子データ化しておけば、原本は破棄しても問題ありません。紙の領収書をスキャンすると自動で仕訳し、記帳してくれる会計システムもあります。そういったシステムを導入することで、インボイス制度や改正電子帳簿保存法への対応もスムーズに進められます。

適格簡易請求書(簡易インボイス)が認められる業種

適格請求書発行事業者には適格請求書を発行する義務がありますが、以下の業種については「適格簡易請求書(簡易インボイス)」の発行が認められています。

適格簡易請求書が認められる業種

  • 小売業
  • 飲食店業
  • 写真業
  • 旅行業
  • タクシー業
  • 駐車場業(不特定かつ多数の者に対するものに限る)
  • そのほかこれらの事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う事業

適格請求書では、書類の交付を受ける事業者名を記載しなければなりません。しかし、不特定多数の顧客と取引する飲食店などで、その都度相手方の事業者名を記載するのは現実的とはいえないでしょう。
そこで、上記の業種に当てはまる事業者については、一部記載内容を簡略化した簡易インボイスを発行することで、適格請求書と同等の取り扱いを受けることができます。

適格請求書の交付義務が免除される取引

適格請求書を交付することが困難な取引については、交付義務が免除されています。例として、次のような取引が挙げられます。

適格請求書の交付義務が免除される取引

  • 公共交通機関である船舶やバス、鉄道による旅客の運送費用(3万円未満のものに限る)
  • 卸売市場において行う生鮮食料品などの売買
  • 農業協同組合や漁業協同組合などに委託して行われる農林水産物の売買
  • 自動販売機での商品の売買(3万円未満のものに限る)
  • 郵便切手を貼って郵便ポストに投函した郵便サービス

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経理業務の負担増加への対応には、法人カードの活用が便利

適格請求書には、いくつもの記載要件が定められており、買い手側が仕入税額控除を受けるためには、記載要件を満たしたものを発行する必要があります。

また、インボイス制度に対応してしばらくは、適格請求書の交付・保存に伴う経理業務の負担増加も懸念されています。経理業務を効率化し、社内の生産性を高めるためには、その一環としてぜひ法人カードの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

よくある質問

Q1.適格請求書とは何ですか?

適格請求書とは「インボイス」とも呼ばれ、買い手に正確な消費税の適用税率や消費税額を伝えるためのものです。消費税の複数税率による混乱を防ぐため、適格請求書に適用税率や消費税額を明記する目的があります。

詳しくは以下をご覧ください。

Q2.適格請求書に必要な記載事項は何ですか?

適格請求書には記載要件が定められており、登録番号や取引内容、税率ごとに分けた小計額や消費税額などを記載する必要があります。

詳しくは以下をご覧ください。

Q3.適格請求書の保存期間はどれくらいですか?

適格請求書は7年間保存しなければなりません。適格請求書の保存は、交付を受けた買い手側だけでなく、交付した売り手側でも保存が必要です。

詳しくは以下をご覧ください。


  • 2024年1月時点の情報のため、最新の情報ではない可能性があります。

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