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経費精算システムとは?おもな機能やメリット・デメリット、導入時のポイントを解説
  • 法人カードの業務活用術

2024.01.17

経費精算システムとは?おもな機能やメリット・デメリット、導入時のポイントを解説

経費精算システムとは?おもな機能やメリット・デメリット、導入時のポイントを解説
監修: 宮川真一
監修:宮川真一

岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学卒業。税理士としてのキャリアは20年以上。税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、会計・税務を軸に複数の会社取締役・監査役にも従事。
【保有資格】CFP® 、税理士
税理士法人みらいサクセスパートナーズ

インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正を受け、自社の経費精算フローの見直しを検討している経理担当の方も多いのではないでしょうか。経費精算システムを導入することで会計に関する一連の作業が簡略化されるほか、各担当者の事務負担を削減することが可能です。

経費精算システムの主な機能や使い方、導入・運用時の注意点について分かりやすく解説します。

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経費精算システムとは

従業員が経費精算を行う際、必要となる申請書の作成や仕訳、会計ソフトに入力するまでの一連の流れをサポートしてくれるシステムのことです。経費精算システムを賢く活用することで、経理担当者の事務負担の削減が期待できます。また、消耗品費や交通費、接待交際費といったさまざまな種別の経費を自動で仕訳して一元管理できるシステムもあり、さらなる効率化が図れると同時に、内部統制やコンプライアンスの強化といった点でも役立ちます。

経費精算における課題

経費精算における課題として、以下の3つが挙げられます。

手作業での経費精算の問題点

経費精算を手作業で行うとなると、煩雑なステップをこなす必要があります。まず、申請者は申請書を記入して署名捺印し、領収書やレシートなど証憑(しょうひょう)類を管理し、承認者へ提出してから実際に入金されるまで待つ必要があります。次に、承認者は申請書類の金額と内容をチェックし、経理部門へと回覧します。そして経理部門は同じく申請書類の金額と内容をチェックし、証憑類を分類して保管し、出金・返金処理を行う、記帳するという事務処理があります。紙の書類の場合は保管コストが生じる点でもデメリットといえるでしょう。

精算処理は従業員に対して毎月行う必要があるため、大企業ともなれば膨大な量の書類や帳簿を管理しなくてはなりません。そうなると、紙で管理している場合「●月●日の接待の明細を確認したい」などと問われても、その書類を探すには大変な手間がかかります。

誤りや遅延のリスク

領収書などの書類をもとに経費精算を行う場合、内容や必要事項の記載の抜け漏れ、証憑類の添付し忘れや添付間違いなどが多く見受けられます。そうしたヒューマンエラーが生じてしまうと、原因を突き止め、解決するまでに多大な労力と時間を割かなければならなくなります。

また、最終確認が終わるまで出金・返金処理がなされないため、特に高額な立替金の精算処理の場合は、実際に出金・返金されるまで、立替えた従業員に経済的な負荷がかかることになります。

コストの増加

経費精算の期限を「月単位」「月末締め」と設定している会社は多く、営業など経費の使用頻度が高い従業員は締め日が近くなる頃にまとめて申請してくることになります。そうなると、経理部門の負荷が急激に高まります。業務量によっては人員の臨時補充なども検討しなければならなくなるかもしれません。

また、小口現金による経費精算を行っている場合、その管理も経理担当者が行う必要があります。これらに加えて日常の経理業務もあるため、担当者に大きな負担がかかることは明白です。

経費精算システムのおもな機能

経費精算システムの利用者は大きく「申請者」「承認者」「経理部門(担当者・承認者)」の4者が想定されます。ここでは各利用者によって経費精算システムがどう使われるのか、主な機能と共に解説します。

経費申請

経費申請とは、従業員が立替えた経費を会社に支払ってもらうために行う申請のことです。経費申請の際は経費精算書に作成期日や請求日、申請者の氏名、申請内容や支払い口座について記載する必要があります。なお、どこまで精算書に記載するかは会社によって異なるため、事前に必要事項を把握しておくとよいでしょう。

承認フロー

経費精算の承認フロー

立替え精算の基本的な承認フローでは、従業員が行った経費の申請の内容と証憑類を承認者が確認して承認し、経理部門の担当者へと回覧します。経理部門の担当者は承認者同様一連の申請が正しいかどうかを確認し、経理部門の承認者へと回覧します。経理部門の承認者が最終承認をすると、出金(返金)処理を行います。
仮払金精算の場合は事前に仮払金の出金手続きが必要になりますが、使用後の精算の承認フローは立替精算の場合とほとんど変わらず、精算時に剰余金を返還する必要がある程度です。

会社によっては申請金額や内容によって承認フローを変えたり、承認者を追加したりする場合もあります。

仕訳と精算

経理部門は申請者から精算の申請が上がってきたら、その内容を確認し迅速に処理しなければなりません。また、立替金や仮払金のような一時的に使用される勘定科目を用いて処理を行った場合、適切な勘定科目に振り替える必要がある点に注意が必要です。

経費精算システムのメリット

これまで手作業で行っていた経費精算に代わって経費精算システムを導入することにより、以下のようなメリットがあります。

経費精算システム導入のメリット

経費登録・承認・精算の効率化

経費精算システムは、申請者にとっては申請書類の作成や証憑類の提出の一部省略・効率化、承認者にとっては申請内容の確認・回覧、経理部門にとっては出金伝票の作成の省略など、これまで手作業で行われてきた業務の大半を自動化できます。経費精算は都度行ってもらうと手数がかかり、まとめて行われると特に締め日直前は確認や処理が増えて面倒という扱いの難しい業務です。それが効率化できれば、経理部門は本来の役目である「経営に必要な情報の収集」「財務状況・決算の報告と事業計画の取りまとめ」に集中できるようになります。

経費精算業務の可視化

経費精算システムを活用することは、経費精算業務の可視化につながります。申請・承認・精算のフローをあらかじめ設定しておけるので、申請者、承認者、経理部門にとって承認処理がどこまで進んでいるかが一目で分かりやすいのがメリットです。それにより、回覧にかかる負担や待ち時間を大幅に削減できるとともに、属人化の解消にも役立ちます。

特に仮払金については、不正な申請が行われがちです。それについても、可視化が進むことで不正の防止に繋がるでしょう。

仕訳と振込みの迅速対応

経費精算システムの導入により、仕訳や振込みに対する迅速な対応が可能となります。スマートフォンのアプリや交通系ICカードなど複数の精算手段に対応しているサービス・ソリューションを導入すれば、経理部門がわざわざ小口現金を準備しておく必要がなくなります。

経理部門は2023年10月から始まったインボイス制度、2024年1月から始まった改正電子帳簿保存法への対応に迫られ、非常に負荷がかかった状態です。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの導入により仕訳や振込みが効率化できれば、普段の業務をこなしながら、新しい制度に対応する時間を捻出することができます。

ペーパーレス化の推進

経費精算システムの導入により、社内のペーパーレス化がスムーズに進みます。

まず、申請処理です。申請には証憑類の提出が必要になりますが、OCR(Optical Character Recognition/Reader)機能での読み込みに対応している経費精算システムであれば、領収書をデータ化して素早く取り込めます。OCRとは、紙などに印刷された文字をスキャナなどで読み取り、テキスト部分をデータに変換し、デジタル化する技術のことです。また、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を満たせば領収書などの原本の保管も不要になるので、保管コストの削減もできるでしょう。

次に、申請の回覧です。経費精算システムの導入により、今まで紙の申請書類を作成して署名捺印し、承認者などへの回覧をしていた作業が不要になります。署名捺印がなくなれば経理部門に対する申請もオンライン上で完結することから、リモートワークでの対応も可能です。

コスト削減

経費精算システムの導入により、作業の多くが自動化されることからコスト削減が期待できます。申請の確認や出金手続きなど事務作業はもちろんのこと、導入するシステムの機能によってはデータ化や仕訳作業すら自動化できるようになるので、時間的なコストを大幅に削減できるでしょう。また、精算の締め日などに合わせて社内の人材を臨時で配置転換するようなことがなくなり、人的コストの削減も見込めます。

経費精算システムのデメリット

経費精算システムを導入する際には、メリットだけでなくデメリットについても理解しておく必要があります。それぞれ見ていきましょう。

初期費用と運用管理費用がかかる

まずはコストです。経費精算システムを導入・運用するには、コストが生じます。自社のサーバで管理するインストール型のシステムを導入する際は、初期費用が高額になることが多いでしょう。業務フローの追加など独自のカスタマイズを加えたい場合は費用が余計にかさみます。

一方、クラウド型のシステムでは初期費用を安く抑えられるものの、独自のカスタマイズが難しいことが多く、導入の際には既存の業務フローに沿ったシステムを探すか、システムに合わせて業務フロー自体を見直すかを検討する必要が出てきます。中には、システム化できない業務もあるため、経費業務に関わる課題やニーズが経費精算システムの導入で解決できるかどうかも確認しておくことが重要です。

システム障害、データ漏洩のリスク

システム障害の可能性もデメリットの1つです。システム障害が起きると、データにアクセスできなくなる、障害の程度によってはデータそのものが消えてしまう恐れがあります。日頃からバックアップを取得することを徹底するとともに、障害発生時の手順書やマニュアルを整備して社内で共有しておきましょう。

インストール型の経費精算システムを導入している場合は、システムの二重化など冗長性のあるシステムを構築すると同時に、高負荷によるシステム障害が発生したのであれば、その原因を突き止め解消する必要があります。

クラウド型の経費精算システムを導入している場合は、システム障害以外でもサービス提供者の定期的なメンテナンスによって一時的にアクセスできなくなることがあります。ほとんどの場合、メンテナンス情報は事前に公開されているので、日頃からチェックを怠らないようにしましょう。

また、第三者からの不正アクセスによって、経費精算データやそれを取り込んだ会計情報データが漏洩するリスクも伴います。セキュリティ対策が万全かどうかも確認しておきましょう。

従業員教育

導入した経費精算システムの使い方を覚えるまでには、申請者、承認者、経理部門とも一定の時間がかかります。そのため、経理部門と情報システム部門が協力して従業員に使い方をレクチャーする必要が生じます。

特に、既存システムから新しいシステムへと移行した場合、導入や移行に伴い業務フローを変更した場合には、一時的にサポートの負荷が高まることは避けられません。年度末など業務の繁忙期と重ならないよう、導入開始時期を慎重に見極めるようにしましょう。

経費精算システムを導入する際のポイント

経費精算システムを導入する際におさえておくべきポイントを3つ、紹介します。

タイプとコスト

前述しましたが、経費精算システムには大きく分けて、パソコンにインストールして使用できる「インストール型」とインターネットのブラウザ上で使用できる「クラウド型」があります。

インストール型は追加費用を払うことで既存の業務フローに合わせた細かなカスタマイズが可能になる場合があります。それに対し、クラウド型はサービス事業者のシステムを使う以上カスタマイズ性に乏しく、システムに合わせて業務フローを変更する必要が生じるかもしれません。

また、インストール型は買い切りのため初期費用が高額になることが多く、導入までに時間がかかることがほとんどです。それに対し、クラウド型は初期費用を抑えることができますが、利用期間中はずっと費用を払い続ける必要があります。

システム障害や不正アクセスに関する対策、システムのアップデートに関しては、インストール型は保守契約を締結して外部委託するか、自社で保守する必要があります。それに対し、クラウド型はサービス事業者にお任せできます。ただし、クラウド型サービスが提供するセキュリティレベルが自社のそれを満たしていない場合があります。

組織の大きさによっても選択肢が変わってきます。インストール型とクラウド型それぞれのメリット・デメリットを考慮したうえで、「コストと事業規模のバランスに見合っているか」「業務負荷が高くならないか」などさまざまな観点からシステムを比較検討するようにしましょう。経費精算システムは簡単に入れ替えたりするものではないので、特定の部門だけでテスト導入してみるなどの慎重な対応も考えられます。

連携機能

これから経費精算システムを新規に導入する際は、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応は必須と考えてよいでしょう。また、これを機会に経費精算システムに関する承認フローを見直す、といった社内改善ができるでしょう。

また、外部連携についても把握しておきましょう。会計システムだけでなく勤怠管理システムなどすでに運用中のシステムに対して連携が可能か、どうやって連携するのかは、システムを選択する際に重要なポイントとなります。ただし、連携機能の豊富さはコストに反映される傾向があるので、事前にどの機能が必要かを洗い出し、優先順位を決めておくことが大事です。

精算機能

最近の経費精算システムには、サービス事業者から提供される精算用端末を介して交通系ICカードやクレジットカード、QRコード決済による精算ができるものがあります。また、提供されるスマホアプリを使ってアプリ内で精算を完結できるシステムもあり、それを使えばリモートワークに対応しやすくなります。

領収書など提出が必要な証憑類については、前述したとおり、スマホで撮影・アップロードするだけでOCR機能を使って金額や摘要を自動入力してくれるシステムがあります。さらに、自動で勘定科目を判断し仕訳してくれる便利な機能が搭載されているものもあります。

自社の従業員がどんな場面、どんな用途で経費を使っている傾向があるのかを事前に把握した上で、経費精算に関する課題を解決できる機能が備わっているシステムを選ぶとよいでしょう。

大企業向けの経費精算システムの選び方

大企業向けの経費精算システムの選び方には、以下の点に注意する必要があります。

自社の利用用途に合った機能があるか

経費精算システムを選ぶ際には、自社の従業員の利用用途に合った機能が備わっているかを確認しなければなりません。例えば、海外出張の多い商社の場合は、普段使っている航空会社の利用履歴が会計システムに簡単に取り込めると便利です。また、海外為替に対応しているかどうかも重要となるでしょう。海外出張時の経費精算は、使った日のレートで計算されます。そうなると、海外為替レートが扱える経費精算システムを導入しないと、かえって手間が増えてしまいます。

特にカスタマイズ性の低いクラウド型のシステムを導入する際には、価格や知名度だけで安易に決めてしまうと、自社の業務フローに合わない事態がありえます。導入を検討する際には、どのような機能が備わっているのかを十分に吟味しなければなりません。

導入サポートが充実しているか

大企業であればすでに経費精算システムを導入していることが多いでしょう。そこに新たな経費精算システムを導入するということは、何らかの課題やニーズの解決を目的にシステムを乗り換えることを意味します。

システムを一気に乗り換えるのは、不具合発生の可能性を考慮するとリスクが高いです。また、既存のシステムで蓄積したデータの移動も必要です。事前に移行計画を策定して準備すると同時に、移行の実施については経費精算システムの開発ベンダーや取り扱っているシステムインテグレーターの導入サポートを受けるとよいでしょう。

導入後も、システムの操作やデータ連携など、経理や総務など経費を扱う部門の負担が一時的に大きくなる事態が考えられます。操作が分からない申請者のサポートも必要ですが、経理部門や情報システム部門だけでは対応が追いつかない事態もあり得ます。そのような事態に迅速に対応してくれる運用サポートの充実度も、重要な選択ポイントです。

システム連携やカスタマイズに強いか

大企業では、前述したとおり会計システムだけでなく勤怠管理システムや給与計算システム、請求書発行システムなど、さまざまなシステムが稼働しています。経費精算システムを導入する際は、それらと連携できるかどうか、連携することで業務効率化が見込めるかどうかを慎重に見極める必要があります。既存の承認フローや社内規程などに照らし合わせ、それに沿っているか、合わせたカスタマイズができるかどうかも確認するようにしましょう。

また、既存の経費精算システムからの乗り換えを図るのであれば、データの移動ができるかどうかも重要な評価ポイントです。それができないのであれば、これまでの経費関連データをどこかに保管しておく必要が出てくると同時に、過去データの活用が簡単にはできないことを理解しなければなりません。

ほかにもある、業務効率化の手段

業務効率化を図りたい場合、経費精算システムを導入する以外にもさまざまな手段があります。ここでは経費精算システムの導入以外で業務効率化が見込める手段について取り上げてみました。

経費精算・経理業務のアウトソーシング

経費精算のアウトソーシングとは、経理担当者が行う業務を外部に委託することを言います。昨今では経費精算システムや会計ソフトを導入することなく社内の負担を減らせるとして人気が高まっており、採用する企業も少なくありません。

ただし、経費精算業務を外部へ委託すると機密性の高い経費精算データ自体を外部に提供することになるので、安心して委託できるサービス事業者を選択する必要があります。また、社内に経費精算に関するノウハウが残らないので、何か不具合があった時の対応策は入念に準備しておく必要があります。その点、クラウド型の経費精算システムは社内にノウハウが残ることがメリットとなります。

いずれを選択するにせよ、適切に処理されているかの最終確認は社内で必要となります。導入効果がどの程度見込めるのか、経費精算に対応していたリソースをどこに再配置するのか、事前に決めておくことが大事です。

法人カードの活用

業務効率化の一手段として、法人カードの活用が挙げられます。法人カードを活用することにより、支払いが指定口座からの引き落としに一本化されるため、個々の従業員が経費の立替えをする必要がなくなります。経理担当者が払い戻しの処理をする手間が省けることに加え、仮払いを利用した小口現金でのやりとりも不要となるでしょう。

経費精算を楽にし、業務を効率化する三井住友カードの法人カード

経費精算は少額を何回も処理する必要があり、思ったよりも手間と時間がかかります。また、処理忘れや処理漏れなどのヒューマンエラーがありがちです。そのため、経費精算システムの導入は経理部門の業務の効率化に最も適した解決策と言えるでしょう。

しかし、システムの導入当初は、これまでの業務フローとは異なる処理、使い方が分からない人へのレクチャーなどで、経理部門の負荷が非常に高まることが予想されます。そこで、さらに法人カードを導入して、業務の効率化を図ってはいかがでしょうか。

法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化することができます。また、法人カード利用明細データは経費精算システムと自動連携でき、業務の効率化だけでなく、経費精算申請時の「利用日相違」「金額相違」「支払い先相違」も防止できます。経理業務のデジタル化の推進の第一歩に法人カード、というのは、選択肢として非常に有力です。

経費精算を改善するためには、「キャッシュレス」「入力レス」「ペーパーレス」「運用レス」「承認レス」の「5つのレス」を目指す必要があります。これらは、三井住友コーポレートカードと経費精算システムを連動することで実現できます。さらに、三井住友コーポレートカードと「SAP Concur」を組み合わせることで、従業員の経費精算における入力負荷の削減とチェック作業の効率化が実現できます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

三井住友コーポレートカードに加えて、三井住友パーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる業務効率化に繋がるでしょう。三井住友パーチェシングカードは任意で名義設定ができ、利用内容をCSVデータ化し会計システムへの取り込みも可能ですので、仕訳作業も簡略化できます。加えて、使途を限定でき不正利用を防ぐための機能があります。以下では経費精算業務の効率化に役立つ三井住友コーポレートカード、三井住友パーチェシングカードをご紹介します。

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経費精算システムの導入には慎重な見極めが必要

この記事では経費精算システムの主な機能や使い方、導入・運用時の注意点について分かりやすく解説しました。経費精算システムの導入によって事務負担の削減およびコスト削減が見込める一方で、既存のフローの見直しを迫られる恐れがあるほか、システムを覚えるまでに一定の時間がかかることは避けられません。

経費精算システムの導入にあたっては慎重に検討を重ねるほか、法人カードの活用なども併せて検討するとよいでしょう。自社が置かれている状況を分析した上で、最適な解決策は何なのか、見極めることが大事です。

よくある質問

Q1.経費精算システムとはどんなシステムですか?

経費精算を行う際に必要となる、一連の業務フローをデジタルでサポートしてくれるシステムのことです。経費精算システムの活用により、経費の自動仕分けなど経理担当者の事務作業の負担を軽減できるでしょう。

詳しくは以下をご覧ください。

Q2.経費精算システムを導入すると、どんなメリットがありますか?

経費精算システムは、申請者にとっては申請書類の作成や証憑類の提出の省略・効率化、承認者にとっては申請内容の確認・回覧、経理部門にとっては出金伝票の作成の省略など、これまで手作業で行われてきた業務の大半を自動化できます。そのほか経費精算業務の可視化、仕訳と振込の迅速対応など、さまざまなメリットがあります。

詳しくは以下をご覧ください。

Q3.大企業向けの経費精算システムを選択するときの注意点は?

まず、自社の用途に合ったシステムを選択する必要があります。また、既存システムとの連携を考慮しなければならないため、導入サポートが充実しているサービス・ソリューションが望ましいでしょう。大企業では、さまざまなシステムが稼働しています。それらと連携できるかどうか、連携することで業務が改善するかどうかを慎重に見極める必要があります。

詳しくは以下をご覧ください。


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