ペーパーレス化の方法とは？メリット・デメリットを理解して、推進するポイントを解説

従来は紙でやり取りや保存をされてきた文書や資料を電子データ化することです。これまで契約書や発注書、納品書、請求書など取引関連書類、申請書や稟議書など手続書類、提案書やパンフレットなど営業資料は紙を使っていましたが、現在は業務効率化や経費削減の観点からペーパーレス化を進める企業が増えています。

また、乗車券やイベントチケットを紙ではなく電子で発行することも、ペーパーレス化の1つと言えるでしょう。

電子化とは、紙媒体を電子データ化することです。「紙の請求書をスキャナで読み込んでデータ化する」「請求書を電子ファイル化してメールで送る」といったことが挙げられます。前述のとおりペーパーレス化と同様ですので、電子化とペーパーレス化はほぼ同義の言葉と言えます。

デジタル化とは、アナログな方法で行っていた業務をデジタルな方法へ移行することです。「社内の承認フローをシステム化する」「紙で管理していた帳簿をパソコンで作成する」といったことが挙げられます。

デジタル化は紙の書類を電子データ化するのから一歩進んで、電子データから記載されているデータを取り出し、効率的に扱えるようにするだけでなく、ほかの業務にも活用することを指します。また、手続書類のようにシステムで簡単に置き換えることもデジタル化です。つまり、ペーパーレス化はデジタル化を進めるためのステップの1つ、と言えるでしょう。

DXとは、デジタル技術を活用して従来のビジネスモデルを変革させることです。「クラウド型の会計システムを導入してリモートワークを可能にし、経理担当者が家事や育児をしながら働けるようにした」「工場にセンサーを多数配置して、不具合が起きた時には担当者に警報を自動送信するシステムを構築した」といった事例が当てはまります。

ペーパーレス化や電子化はDXを進めるうえでの最初の取り組みであり、その先にDXがあると考えると分かりやすいでしょう。

少子高齢化による労働人口の減少が進む日本では、DXによる業務効率化や生産性向上への取り組みが欠かせません。企業が「2025年の崖」を克服するためにはDXの推進は必須と言えますが、紙媒体を使用したアナログな業務、レガシーなシステムが残る企業も多く見られます。

前述したとおり、ペーパーレス化は、企業がDXを進めるうえでの第一歩です。従来の業務を見直し、大きな変革を進めるためには、まずペーパーレス化に取り組むことが必要不可欠と言えます。

企業のペーパーレス化に大きな影響を与えているのが、電子帳簿保存法の改正です。

2022年に改正された電子帳簿保存法では、国税に関する書類、決算関係の書類、取引に関する書類を原則電子データ化して保存することが義務化されました。これによって、これまで請求書や見積書、各帳簿などを紙で保存していた企業も電子データでの保存に対応することが必須となっています。

令和4年度税制改正で設けられた、紙での保存を認める「宥恕（ゆうじょ）措置」は2023年12月31日（日）で廃止され、2024年1月以降「猶予措置」という形で続きますが、今後はさらにペーパーレス化が進む企業が多くなると見られています。

オフィスで使われるコピー用紙は木の繊維から作られており、その使用量を削減することは環境保護にも繋がります。SDGsの達成は2030年を目標としていますので、企業としての社会的な責任を果たす目的でペーパーレス化に取り組む例も少なくありません。

ペーパーレス化には、スマホやタブレットなどスマートデバイスの活用も有効です。
請求書や見積書を紙媒体で保存している場合、スキャナで読み込んだり、スマホやタブレットで撮影したりすることで電子データとして保存できるようになります。改正電子帳簿保存法では要件に従って電子化した書類の原本は破棄してもよいとされているため、保管場所のスペースを取ることもありません。

また、紙の書類を電子化する際にスキャナなどで読み取ったテキスト部分をデジタル化するOCR（文字認識）機能があれば書類から自動でデータや数字を抽出できます。それらを取り込んで活用できるシステムを導入すれば、担当者が1件ずつ手入力する手間がかかりません。

加えて、近年ではビジネスチャットツールやコラボレーションツールの活用もペーパーレス化の例として挙げられます。やり取りはすべて保存しておけるので、プロジェクト管理や大規模なプログラミング作業、組織内での情報共有に有効です。

ペーパーレス化には、電子システムを用いて業務フローをデジタル化する方法もあります。申請書や稟議書を作成する際、これまでは紙に印刷し署名捺印して回覧する必要がありましたが、「申請書がどこかでなくなってしまった」「どこまで回覧されたのかが分からない」などの課題がありました。

ワークフローシステムに置き換えることで、電子システム上ですべての申請・承認手続きが行えるようになり、回覧状況も一目で把握できるようになります。

そのほか、立替金や仮払金を簡単に処理できる経費精算システムの導入や、給与明細の電子交付もペーパーレス化の施策と言えます。

それぞれ詳しく解説していきましょう。

ペーパーレス化の大きなメリットとして、業務効率化が挙げられます。これまでは会議資料を紙で準備する場合、「人数分の資料を印刷する」「製本、クリップで留める」「会議室まで運び、席に配布する」など多くの手間がかかっていました。

一方、ペーパーレス化した場合は会議の参加者にメールやチャットなどで資料のデータを送付するだけなので、手間がかかりません。

また、社内資料や書類を紙で保管した場合、必要な書類を探し出すのにひと苦労でした。しかし、電子データで保管して適切な処理を施していれば、ファイル名などで検索して簡単にアクセスできるため、すぐに必要な書類を確認することが可能です。

さらに、ペーパーレス化によって業務プロセスの可視化、透明化が図れます。前述した業務フローのデジタル化を実施すれば、申請状況が簡単に分かるようになります。

経費削減もペーパーレス化の大きなメリットです。最も削減効果が期待できるのは、紙にかかっていたコストです。紙で印刷する資料や書類が少なくなることで、コピー用紙の使用量が大きく減少します。印刷にかかるインクやトナー代、コピー機の購入・リース費用についても同様でしょう。

また、発注書や請求書など取引関連書類を紙で送付していた場合は、ペーパーレス化によって郵送代や封筒の購入費などを削減することができます。ペーパーレス化に伴い「資料を印刷する」「書類の発送準備をする」といった単純作業が大幅に省略できるため、そうした業務にかかる人的コストを削減できます。

ペーパーレス化は、業務に関する情報を分析しやすくなるメリットがあります。自動で企業の経営状況や財務状況を分析して表やグラフで分かりやすく表示してくれるBI（Business Intelligence）機能を持った会計システムを経理業務に導入すれば、企業の現状把握や今後の経営方針の判断にも役立てられます。

また、デジタル化することで検索性、利便性が向上し、「特定のデータだけ表示」「取引先別に表示」「指定した期間の表示」「ほかのデータとの比較」など過去のデータを簡単に抽出できるようになります。

ペーパーレス化の実現にはシステムやデバイスの導入が必要となり、維持管理にもさまざまなコストがかかります。特に基幹システムを導入する場合、容易に乗り換えができないことから、導入するシステムを選定する際には費用対効果を含め慎重に検討する必要があります。

また、ペーパーレス化の推進にあたっては、システム管理者の配置やシステムを使用する従業員への教育コストも発生します。教育コストの負担についても考慮するようにしましょう。

システムやデバイスは電化製品ですので、災害などで停電が起きると使えなくなります。システム運用を外部に委託している場合は、委託業者の都合で使えなくなることもあります。それ以外にも、バグなどのシステム障害、外部からの不正アクセスやコンピュータウイルスへの感染、内部からの情報漏洩、流失など、不測の事態によってシステムが利用できなくなる可能性もあるでしょう。

ペーパーレス化を導入する際は、システムが利用できない際の代替案や対策をしっかりと講じておくことが大切です。

ペーパーレス化にはコスト削減や業務効率化のメリットがありますが、紙の資料は一覧性・可読性に優れていて、設計図やデザインカンプなどディスプレイよりもサイズの大きなものは印刷した方がよい場合もあります。また、数ページ程度の資料であれば持ち運びもしやすく、スマホやパソコンのように電源が必要になることもありません。

ペーパーレス化を導入する際には、紙で印刷する行為をある程度規制する必要があるでしょう。また、例外の取り扱いについても定めておくとよいでしょう。

自社でペーパーレス化を進めても、取引先によっては紙での対応を求められることもあります。請求書発行システムを導入して請求書を電子データで送付できるようになっても、取引先から紙での発行を求められればせっかく導入したシステムを活用することができません。取引先にも影響を与えるシステムを導入する際は、あらかじめ先方に対応の可否をたずねておくことが大切です。

ペーパーレス化を推進する際は、まず導入する目的を決定します。目的が定まっていなければ、従業員がどのようなことに取り組めばいいのか分かりません。従業員も巻き込んで、問題意識を共有する必要があります。

例えば、「ペーパーレス化の導入によってコピー用紙の経費を30％削減する」のように、KGI（Key Goal Indicator、重要目標達成指標）を最終目標として提示します。そして、「資料は両面印刷にする」「コピー用紙の購入先を変更する」「まとめ買いして価格を下げる」など実現方法については中間目標としてKPI（Key Performance Indicator、重要業績評価指標）を設定し、後述する効果検証によって検討しましょう。

スムーズにペーパーレス化を導入するためには、「給与明細を電子化する」「請求書を電子化する」などどの書類を電子化するか対象を絞り込んで取り組むことが大切です。社内のあらゆる書類を一気に電子化しようとすると、従業員の混乱を招いてしまい、かえって業務効率が低下してしまう可能性があります。

また、前述したように取引先によっては書類の電子化に対応してもらえないケースもあります。ペーパーレス化の対象によっては、事前に取引先へヒアリングしておくことも大切です。

ペーパーレス化のための施策を実行する際は、あらかじめ社内で運用ルールを策定する必要があります。従業員がどのようなことに取り組めばよいのか分かるように、ペーパーレス化する書類やその取り扱い方法などを詳しく定めましょう。

また、ペーパーレス化できない取引先への対応や、システム障害などによってシステムを使えなくなった時の対処法についても定めておくと安心です。

ペーパーレス化する対象や運用ルールが決まったら、いよいよペーパーレス化の導入をスタートします。とはいえ、前述したとおりペーパーレス化の導入は簡単ではありません。いきなり会社全体で取り組むのではなく、まずは導入が簡単な一部の部門や業務から始めてみるのも進め方の1つの方法です。その際は、拡張性のあるシステムを導入して、後から導入範囲を広げていけるようにするとよいでしょう。

ペーパーレス化を導入した後は、その効果についての検証を実施します。削減できた経費の金額だけでなく、業務効率化や生産性向上への効果も検証しましょう。

効果を検証した結果、さらに改善点が出てきた場合は再度目標を設定しなおします。いわゆる「PDCAサイクル」を絶えず回し、スムーズなペーパーレス化の実現に取り組むことが大切です。

ペーパーレス化には、日々やり取りする取引に関する書類、営業に関する書類だけでなく、経費精算申請で提出される証憑類なども対象となります。経費精算は細かい金額が多く、精算回数が多くなれば経理部門の負担が増大します。そこで、法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化することができます。

また、法人カード利用明細データは経費精算システムと自動連携でき、業務の効率化だけでなく、経費精算申請時の「利用日相違」「金額相違」「支払い先相違」も防止できます。経理業務のデジタル化の推進の第一歩に法人カード、というのは、選択肢として非常に有力です。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締め日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

ペーパーレス化は、DXの推進や法律への対応、SDGsの実現のために欠かせない取り組みです。ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあり、そのアプローチの方法はデバイスやアプリケーションの活用、業務フローのデジタル化などさまざまな種類があります。

導入の際はさまざまなポイントをクリアする必要がありますが、業務効率アップや経費削減、情報分析、データ活用などが可能となるため、ペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス化とは、紙媒体の文書や資料を電子データ化することです。これまで取引関連書類、手続書類、営業資料は紙を使っていましたが、現在は業務効率化や経費削減の観点からペーパーレス化を進める企業が増えています。

まず、これまでいちいち紙で出力・共有していた業務の効率化を図ることができ、それに付随して業務プロセスの可視化、透明化ができることが挙げられます。紙の調達や印刷にかかっていた経費の削減ができるのも大きなメリットです。加えて、ペーパーレス化によって、業務に関する情報を分析しやすくすると同時に、過去のデータを簡単に抽出できるようになります。

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、まず目標を決定し、その目標を実現するために何をペーパーレス化するかを注意深く選定することが大切です。ペーパーレス化にはシステムの導入を伴います。ただ導入すれば終わりではなく、PDCAサイクルを回して効果を必ず検証し、スムーズなペーパーレス化の実現に取り組むようにしましょう。