法人が経費精算をキャッシュレス化する5つのメリットと進め方

まず、法人に経費精算のキャッシュレス化が必要な理由についてみていきましょう。主に次の3つが挙げられます。

• 小口現金の管理負担が大きい
• リモートワークへの対応
• 電子帳簿保存法の改正

経理業務は、会社の業態や規模によって作業内容が変わりますが、資金の動き全般を管理したり、会計情報をまとめて決算を行ったりと、多岐にわたります。特に、小口現金の管理は定期的な帳簿作成や残高確認を行う必要があり、負担が大きくなりやすい業務です。このような業務負担の改善にキャッシュレス化は有効です。小口現金の業務を大幅に削減することができるでしょう。

また、リモートワークへの対応にもキャッシュレス化は役立ちます。例えば、経費精算を現金で行っていると、申請書の作成や立替金の受け渡しのために出社しなければなりませんが、キャッシュレス化することでリモートワークへ無理なく対応することができるのです。

さらに、電子帳簿保存法の改正により、一定の保存要件を満たす場合、キャッシュレス決済の利用明細データが領収書の代わりとして認められるようになりました。キャッシュレス化すると領収書をデータで保存できるので、紛失リスクの対策としても期待できるでしょう。

ここで、経費精算の基礎をおさらいしておきましょう。経費精算とは、社員が支払った経費を後から精算することです。経費精算には「実費精算」と「仮払精算」の方法があります。

実費精算とは、社員が立替払いした経費を、後日領収書や申請書をもとに精算する方法です。一方、仮払精算では経理が先に概算額を仮払金として社員に渡します。その後、実際の支払い額との過不足を調整して精算します。

経費精算業務は申請書の作成や現金の管理など業務フローが多いので、問題点が発生しやすくなります。主に次の3つの課題がありますので、詳しく確認していきましょう。

• ヒューマンエラーが起こりやすい
• 社員への差し戻しが多い
• 小口現金の管理負担が大きい

経費精算業務は申請書作成など手作業で行う業務が多いため、ヒューマンエラーが起こりやすいことが課題です。特に、申請書の記載漏れ・計算ミス・領収書の紛失が代表的なミスとして挙げられます。
例えば、領収書は再発行ができないケースもあるため、紛失しないように厳重に管理しなければなりません。また、領収書がなければ経費精算ができず業務が滞ってしまいます。

経費精算業務の一般的な業務フローとして、経理担当者が申請書に不備や不正がないかどうかをチェックしてから実際に精算が行われます。この段階で申請書に不備があれば社員に差し戻されるため、差し戻しが頻発するようでは、業務遂行に影響が出てしまいます。

差し戻しを減らすためには、申請書の作成・提出ルールを周知する必要がありますが、ルールの策定や周知方法の検討に手間がかかってしまうのも精算業務の問題点といえるでしょう。

小口現金の管理は業務負担が大きくなる傾向があります。一般的な小口現金管理の業務をいくつか挙げてみましょう。

• 小口現金の残高管理
• 現金の補充
• 経費精算
• 帳簿の記録

さらに、実際の現金の残高と帳簿の残高が一致しなければ原因究明に時間と労力がかかってしまいます。

キャッシュレス化すると、業務効率の向上につながります。例えば、キャッシュレス導入後には経費精算業務の一部が不要になるため、申請書の作成や確認、小口現金の管理などの業務を削減できます。また、利用明細と会計ソフトを連携すれば、記帳作業の効率化も期待できるでしょう。

経費精算の申請書には領収書や請求書を添付しなければならず、添付忘れなど不備の原因にもなります。しかし、キャッシュレスにすると、利用明細を経理が簡単に確認することができるので、添付漏れによる差し戻しをなくすことができるでしょう。

完全にキャッシュレス化できれば、社内に現金を保管しておく必要がなくなり、小口現金の管理負担をなくすことができます。小口現金の管理は経理担当者にとって負担の大きい業務です。よって、小口現金の管理業務を改善すれば、ほかの業務により多く時間を割くことができ、業務全体の改善につながるでしょう。

キャッシュレス化は経費削減にも有効です。キャッシュレス化で業務効率が向上するので、特に人件費の削減につながります。また、付帯サービスを利用したりすると、さらに経費削減に効果的でしょう。

社員による不正利用を防止できるのもキャッシュレスのメリットです。キャッシュレス決済を行うと、利用者以外の経理担当者でも利用明細をオンライン上で確認できます。最近では、利用後数日で利用明細に反映されるサービスもあるので、不正利用の防止対策として有効です。

現金を使っていた業務のすべてをキャッシュレス化できれば、業務負荷を大きく削減することができます。ただし、これまでの業務フローを一度に変えることは難しいので、すぐにできるところから、あるいは段階を踏んでキャッシュレス化を進めていくことをおすすめします。

キャッシュレス化にICカードを導入してみましょう。ICカードのメリットはチャージした金額分しか利用できないことです。また、万が一紛失した場合にもチャージ金額以上の損失はありません。このように、不正利用や紛失のリスクを最小限に抑えてキャッシュレス化を進めたい場合に、ICカードは便利なツールといえます。

経費精算システムを導入すれば経費申請や記帳作業を経費精算システムによって自動化できるので、キャッシュレス化のメリットを最大限に活用することができます。例えば、経費申請をシステム化すると、システム上で申請から承認まで進めることができ、業務効率化につながります。

キャッシュレス化を効果的かつ簡単に実現する方法として、法人カードの導入がおすすめです。
法人カードを導入するメリットは、法人が使いやすい設計になっていることです。例えば、利用枠が高く設定されていることや、ビジネス向けの付帯サービスを利用できることなどが挙げられます。

また、カードの利用日から支払い日まで猶予があるので、キャッシュフローの管理にも法人カードが役立つでしょう。

経理業務の効率化には三井住友カードの法人カードがおすすめです。経費精算システムとの連携で法人カードの利用明細を自動で取込むことができ、経理業務の効率化が図れます。自動取込みのため経費精算申請時の「利用日相違」「金額相違」「支払先相違」を防止できます。

さらに、三井住友カードの法人カードは「マンスリークリア方式」を採用しています。マンスリークリア方式とは、引き落とし日を迎えていなくても、締め日の翌日に利用限度枠がクリアされる方式です。
引き落とし日までの利用限度枠不足を気にする必要がないというメリットがあります。

そのほかにもビジネスに役立つサポートが充実している三井住友コーポレートカード、三井住友パーチェシングカードをご紹介しましょう。

カード使用者が多い大企業向けの法人カードです。出張費や交際費などを「会社全体」「部事業所別」「個人別」の3段階に分類し、経費予算管理を簡素化できます。また、旅行傷害保険が付帯されており、ゴールドカードでは全国の主要空港ラウンジをご利用いただけます。

企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードで、特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクもありません。

経費精算業務はヒューマンエラーが起こりやすく、小口現金の管理負担も大きい業務です。そこで、メリットの多いキャッシュレス決済を導入すれば、経費精算業務の効率化が期待できます。

本記事では、キャッシュレス化する方法をいくつか紹介しましたが、業務フローを一度にすべて変えなくても、導入しやすいタスクや、自社の課題に合った方法を選択してキャッシュレス化を進めましょう。

経費精算の課題は大きく3つあります。ヒューマンエラーが起こりやすいこと、社員への差し戻しが多いこと、小口現金の管理負担が大きいことです。経費精算は業務フローが多いので、問題点が発生しやすい業務といえます。

経費精算をキャッシュレス化すると、業務の効率化につながる、社員への差し戻しがなくなる、小口現金の管理負担がなくなる、経費削減につながる、社員による不正利用を防止できる、などのメリットがあります。メリットの多いキャッシュレス化は、経費精算業務の課題解決に役立つでしょう。

経費精算のキャッシュレス化に役立つ方法としてICカードの導入、経費精算システムの導入、法人カードの導入がおすすめです。自社の課題に合ったキャッシュレス方法を選択し、導入しやすい業務から進めていくことがキャッシュレス化成功のポイントです。