電子帳簿保存法によるデータ保存義務化の対象となる電子取引とは？保存要件や対象外の企業についても解説

電子帳簿保存法とは、事業を行ううえで作成・受領する証憑（しょうひょう）書類や会計帳簿などについて、書面ではなく、データとして保存する場合のルールを定めた法律です。

電子帳簿等保存とは、パソコンなどの電子上で作成した帳簿や書類について、そのままデータ上で保存する制度のことです。

具体的な対象書類としては、会計ソフトなどで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの「国税関係帳簿」や、貸借対照表および損益計算書などの「決算関係書類」、自社が発行した見積書や請求書控えなどの「取引関係書類」が挙げられます。

なお、電子帳簿等保存によって、これらの帳簿や書類をデータ保存する場合には、定められた要件に則って適切に保存しなければなりません。

特に帳簿に関しては「優良な電子帳簿」と「それ以外の電子帳簿」に分類され、「優良な電子帳簿」については、過少申告加算税が5％軽減される措置を受けられる一方で、事前に届出書の提出が必要とされ、訂正・削除履歴の残る機能や一定の検索機能が求められるなど、適用要件も厳しくなるため注意が必要です。

スキャナ保存とは、紙で作成または受領した見積書や請求書などの書類について、スキャナやスマートフォンなどでスキャン・撮影し、電子データとして保存するための制度です。

スキャナ保存の対象書類としては、自らが発行または他者から受領した見積書や請求書、契約書、領収書などの「取引関係書類」が該当します。

なお、スキャナ保存によってデータ保存を行う場合には、画像データなどに一定の解像度が求められるだけでなく、タイムスタンプの付与または訂正・削除履歴の残る機能など、改ざん防止のためのしくみを整備しなければなりません。

電子取引とは、メールやインターネットを通じてやりとりを行った取引情報について、データ上で保存するための制度です。

具体的な対象書類としては、メール添付などによって取引先などからデータとして受領する請求書や領収書、インターネット上でダウンロードするクレジットカードの利用明細などが挙げられます。

電子取引としてデータ保存する場合には、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴機能、事務処理規程の策定などの改ざん防止措置に加え、「日付・金額・取引先」による検索要件を満たすことが必要です。

なお、基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下の場合や、電子取引データをプリントアウトした書面をいつでも提示できるように整理している場合には、税務調査の際にダウンロードできることを条件として、上記の検索要件を満たさない場合でも、ルールに則った保存として認められます。

電子帳簿保存法における3つの制度のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」については、希望者のみが適用する任意の制度です。そのため、会計帳簿および書面による請求書や領収書などのデータ保存を希望しない場合には、引き続き書面での保存が認められています。

それに対し、「電子取引」に関しては、2022年1月1日（土）からデータ保存が義務化されており、原則として紙媒体による保存が不可とされています。

電子帳簿保存法の改正により、2022年1月からデータ保存が義務化された「電子取引」ですが、データ保存に対する事業者の準備が十分に整っていなかったことなどの理由により、2年間の宥恕措置（ゆうじょそち）が設けられました。

データ保存ができないことについてやむを得ない事情がある場合、2022年1月1日（土）から2年間については、従来どおり印刷して書面で保存することが認められていましたが、2023年12月31日（日）をもって宥恕措置は廃止されています。

ただし2024年1月1日（月）からは、宥恕措置に代わり、新たに猶予措置が設けられました。

猶予措置については「相当の理由」がある場合に適用され、税務調査の際に取引データを書面で提示できることや、ダウンロードの求めに応じられることを条件に、先述した改ざん防止措置や検索要件を満たすことができない場合でも、適法として認められます。

紙ベースで保管することが認められた宥恕措置に対し、新設された猶予措置では、ダウンロードできるようなデータでの保存が義務付けられているため注意しましょう。

特にクラウドサービスやインターネットを通じて受領する請求書や領収書などの取引データについては、期限を超過するとダウンロードできなくなってしまうケースもあるため、忘れずに入手・保管しておくことが大切です。

なお上記の「相当の理由」については、資金繰りや人手不足などの影響により、データ保存を行うためのシステムを準備できないことなどが該当すると考えられます。電子取引のデータ保存義務化に対応できない場合には、猶予措置の要件に該当するかどうか慎重に検討しましょう。

2022年から施行された改正電子帳簿保存法により、企業が電子取引を行う場合には、原則としてデータ保存が義務化されています。電子取引のデータ保存義務化については、法人や個人事業主を問わず、すべての事業者に適用されます。また、データ上でやりとりを行う取引データについては、そのままデータとして保存しなければなりません。

基本的にはすべての企業に関してルールに則った対応が必要となりますが、一部の企業ではデータ保存が不要なケースも考えられます。例えば、メールやインターネット、クラウドサービスなど、取引情報の授受を電子上で行わない企業に関しては、電子取引が存在せず、データ保存も不要となります。

電子帳簿保存法によって定められた要件に則って保存を行わなかった場合には、罰則を課せられる可能性があります。

電子帳簿保存法で求められるルールに従って帳簿や書類を保存していない場合には、青色申告の承認を取り消される可能性があります。

青色申告の承認の取り消しに関しては、国税庁より事務運営指針が出されており、保存の程度や今後の改善の余地などを踏まえて判断する旨が記されているため、ただちに承認が取り消されるケースは少ないことが伺えます。

ただし意図的にルール違反をするなどの悪質なケースや、今後も改善の見通しがないような場合には、青色申告の承認の取り消しを受ける可能性も考えられるため、注意が必要です。

2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、「スキャナ保存」や「電子取引」によって保存された電子データについて、課税逃れなどのために仮装や隠ぺいの事実があった場合には、重加算税が10％上乗せされる加重措置が整備されました。

電子データの改ざんなどに対する悪質な所得隠しや脱税行為に関しては、重いペナルティが課されることとなるため、正確かつ透明性のある手続きを徹底しましょう。

電子帳簿保存法のルールに従わなかった場合、先述した税務上の罰則規定以外にも、会社法によるペナルティが発生するケースも考えられます。

会社法第976条では、「過料に処すべき行為」として、帳簿や書類の記録について規定されており、適切な記録や保存を行わなかった場合には、100万円以下の過料が科される旨が記されています。

電子帳簿保存法に従って、適切にデータ保存を行う場合には、いくつかのポイントを意識して取り組むことが重要です。

先述したとおり、電子帳簿保存法においては、「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」、「電子取引」の3つの制度に分類され、制度ごとに対象となる書類や保存要件が異なります。

データ保存が義務化されている「電子取引」に対し、「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」はあくまで任意の制度であるため、自社が対応すべき制度を明確にし、その制度の保存要件をしっかりと確認しましょう。

電子帳簿保存法に基づき、社内でデータ保存を導入する場合には、ルールに則った運用を行えるよう、従業員への周知も欠かせません。

紙ベースによって行われていた業務をデータ上へ移行する場合には、データの保存場所や保存方法に関する社内規程の整備に加え、電子帳簿保存法に対応すべき理由や目指すべき姿について発信するなど、スムーズな移行に向けた丁寧な対応が重要です。

特に請求書や領収書、契約書などの書類については、経理担当者だけでなく、営業社員や経営陣なども利用する機会があることから、部門の垣根を越えた対応が必要です。電子帳簿保存法対応による混乱を避け、いち早く社内業務を軌道に乗せるためには、導入計画の策定や綿密なコミュニケーションが求められるでしょう。

また紙ベースで行っていた業務をデータ化する際には、業務フローの見直しも必要不可欠です。請求業務や経費精算、経理業務を電子化する場合、既存の業務に落とし込むだけでは、かえって非効率な体制に陥りかねません。

電子帳簿保存法対応を機に、社内の業務フローの見直しや改善を行い、データ保存導入によるメリットの最大化に努めましょう。

電子帳簿保存法への対応に取り組む場合には、専用システムの導入を検討する企業が多いです。

「電子帳簿等保存」には会計ソフトや請求システム、「スキャナ保存」や「電子取引」には経費精算システムなど、対応する制度によって対象となる社内システムも異なります。

市販のソフトウェアを購入し、社内で導入する場合には、そのシステムが電子帳簿保存法における保存要件を満たしているか必ず確認しましょう。

要件を満たすかどうかわからない場合には、電子帳簿保存法に対応したソフトであることを証する「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」による認証の有無を参考にすることも有用です。

なお電子取引に関するデータ保存の義務化については、必ずしもシステムの導入は求められておらず、社内における事務処理規程の整備やエクセルなどの活用によって対応することも可能です。システム導入が必須であると早合点せずに、制度について正しく理解したうえで、最適な対応方法を模索しましょう。

電子帳簿保存法に対応する場合には、法人カードの活用も効果的です。決済データが領収書の代わりとなるため電子保存がしやすくなります。

法人カードによる取引履歴を会計ソフトと連携することで、経理業務の自動化が促進され、バックオフィス業務の効率化にも役立ちます。

ただし、カード決済と会計ソフトの連携ですべての会計処理が自動化されるわけではないので、自社の経理業務や会計処理のルールに法人カードの利用や会計ソフトとの連携が適しているか確認した上で導入するのが良いでしょう。

電子帳簿保存法への対応については、ペーパーレス化だけでなく、キャッシュレス決済の推進など、会社全体で改善活動を行う際のひとつのきっかけとして取り組むことをおすすめします。

電子帳簿保存法は新しいルールを理解し、社内の運用ルールなども検討する必要があり、経理業務の負担が増える可能性もがありますが、会計ソフトと法人カードを活用することで経理業務の負担を軽減できます。

さらに、カード決済なので利用した時点ですぐさま利用内容が把握でき、しかもデータ化されているので間違った処理をしてしまうことがありません。三井住友カードの「マンスリークリア方式」によって、予算管理がしやすく月初でもすぐにカードを使用できるのも便利なポイントです。

企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードです。特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクがありません。

オンライン決済に利便性が高く、最近では「クラウドサービス利用料を支払う」「オンラインショッピングで消耗品を購入する際に使う」といった利用が増えています。

電子取引のデータ保存が義務化されたことにより、企業では電子帳簿保存法への対応が求められています。しかし、制度ごとに対象となる書類や要件が異なるため、制度に対する正確な理解が欠かせません。
データ保存義務化の対象となる書類と対象外となる書類について正しく理解し、ルールに則った運用ができるよう、社内での準備を進めましょう。

電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という保存制度が定められています。「電子帳簿等保存」はパソコンなどの電子上で作成した帳簿や書類についてデータ上で保存する制度、「スキャナ保存」は紙で作成または受領した請求書などの書類について電子データとして保存するための制度、「電子取引」はメールやインターネットを通じてやりとりを行った取引情報についてデータ上で保存するための制度です。

電子取引のデータ保存義務化については、法人や個人事業主を問わず、すべての事業者に適用されます。取引先からPDFなどで受領する請求書、インターネットバンキングの取引情報、クレジットカードの明細など、データ上でやりとりを行う取引データについては、そのままデータとして保存しなければなりません。

電子帳簿保存法に従ってデータ保存を行う場合には、保存要件を理解し、社内規程や業務フローを整備し、会計システム導入の必要性を検討することがポイントです。会計システムと連携できる法人カードを採用するなど、経理業務を効率的に行える方法についても検討すると良いでしょう。