法人カードの詳細を見る
法人カード活用ガイド
法人カードの業務活用術
電子帳簿保存法によるデータ保存義務化の対象となる電子取引とは?保存要件や対象外の企業についても解説
  • 法人カードの業務活用術

2024.02.05

電子帳簿保存法によるデータ保存義務化の対象となる電子取引とは?保存要件や対象外の企業についても解説

電子帳簿保存法によるデータ保存義務化の対象となる電子取引とは?保存要件や対象外の企業についても解説
監修: 服部 大
監修:服部 大

服部大税理士事務所/合同会社ゆとりびと 代表社員。2020年2月、30歳のときに名古屋市内にて税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界の若手税理士として、税務顧問だけでなく、スポット税務相談やクラウド会計導入支援など、経営者を幅広く支援できるように奮闘中。執筆や監修業務も力を入れており、「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。
【保有資格】税理士、中小企業診断士
服部大税理士事務所/合同会社ゆとりびと

改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引のデータ保存が義務化されたことにより、多くの企業が対応を求められています。電子帳簿保存法には3つの制度があり、制度ごとに要件や対象書類も異なるため、正確な理解が欠かせません。

ここでは、電子帳簿保存法の概要や対象書類、対応する際のポイントなどをわかりやすく解説します。

▼業務効率化できる! 会社も社員もメリットの大きい法人カードの選び方▼

法人カードを詳しく知りたい方

資料請求はこちら

電子帳簿保存法における3つの制度

電子帳簿保存法とは、事業を行ううえで作成・受領する証憑(しょうひょう)書類や会計帳簿などについて、書面ではなく、データとして保存する場合のルールを定めた法律です。

電子帳簿保存法には、「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」、「電子取引」の3つの制度があり、制度ごとに適用要件や対象となる書類が異なるため注意しましょう。

電子帳簿保存法における3つの制度

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、パソコンなどの電子上で作成した帳簿や書類について、そのままデータ上で保存する制度のことです。

具体的な対象書類としては、会計ソフトなどで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの「国税関係帳簿」や、貸借対照表および損益計算書などの「決算関係書類」、自社が発行した見積書や請求書控えなどの「取引関係書類」が挙げられます。

なお、電子帳簿等保存によって、これらの帳簿や書類をデータ保存する場合には、定められた要件に則って適切に保存しなければなりません。

特に帳簿に関しては「優良な電子帳簿」と「それ以外の電子帳簿」に分類され、「優良な電子帳簿」については、過少申告加算税が5%軽減される措置を受けられる一方で、事前に届出書の提出が必要とされ、訂正・削除履歴の残る機能や一定の検索機能が求められるなど、適用要件も厳しくなるため注意が必要です。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で作成または受領した見積書や請求書などの書類について、スキャナやスマートフォンなどでスキャン・撮影し、電子データとして保存するための制度です。

スキャナ保存の対象書類としては、自らが発行または他者から受領した見積書や請求書、契約書、領収書などの「取引関係書類」が該当します。

なお、スキャナ保存によってデータ保存を行う場合には、画像データなどに一定の解像度が求められるだけでなく、タイムスタンプの付与または訂正・削除履歴の残る機能など、改ざん防止のためのしくみを整備しなければなりません。

電子取引

電子取引とは、メールやインターネットを通じてやりとりを行った取引情報について、データ上で保存するための制度です。

具体的な対象書類としては、メール添付などによって取引先などからデータとして受領する請求書や領収書、インターネット上でダウンロードするクレジットカードの利用明細などが挙げられます。

電子取引としてデータ保存する場合には、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴機能、事務処理規程の策定などの改ざん防止措置に加え、「日付・金額・取引先」による検索要件を満たすことが必要です。

なお、基準期間(2期前)の売上高が5,000万円以下の場合や、電子取引データをプリントアウトした書面をいつでも提示できるように整理している場合には、税務調査の際にダウンロードできることを条件として、上記の検索要件を満たさない場合でも、ルールに則った保存として認められます。

電子取引のデータ保存義務化とは

電子帳簿保存法における3つの制度のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」については、希望者のみが適用する任意の制度です。そのため、会計帳簿および書面による請求書や領収書などのデータ保存を希望しない場合には、引き続き書面での保存が認められています。

それに対し、「電子取引」に関しては、2022年1月1日(土)からデータ保存が義務化されており、原則として紙媒体による保存が不可とされています。

宥恕措置と猶予措置のちがい

電子帳簿保存法の改正により、2022年1月からデータ保存が義務化された「電子取引」ですが、データ保存に対する事業者の準備が十分に整っていなかったことなどの理由により、2年間の宥恕措置(ゆうじょそち)が設けられました。

データ保存ができないことについてやむを得ない事情がある場合、2022年1月1日(土)から2年間については、従来どおり印刷して書面で保存することが認められていましたが、2023年12月31日(日)をもって宥恕措置は廃止されています。

ただし2024年1月1日(月)からは、宥恕措置に代わり、新たに猶予措置が設けられました。

猶予措置については「相当の理由」がある場合に適用され、税務調査の際に取引データを書面で提示できることや、ダウンロードの求めに応じられることを条件に、先述した改ざん防止措置や検索要件を満たすことができない場合でも、適法として認められます。

紙ベースで保管することが認められた宥恕措置に対し、新設された猶予措置では、ダウンロードできるようなデータでの保存が義務付けられているため注意しましょう。

特にクラウドサービスやインターネットを通じて受領する請求書や領収書などの取引データについては、期限を超過するとダウンロードできなくなってしまうケースもあるため、忘れずに入手・保管しておくことが大切です。

なお上記の「相当の理由」については、資金繰りや人手不足などの影響により、データ保存を行うためのシステムを準備できないことなどが該当すると考えられます。電子取引のデータ保存義務化に対応できない場合には、猶予措置の要件に該当するかどうか慎重に検討しましょう。

電子取引によるデータ保存義務化の対象となる企業とならない企業

2022年から施行された改正電子帳簿保存法により、企業が電子取引を行う場合には、原則としてデータ保存が義務化されています。電子取引のデータ保存義務化については、法人や個人事業主を問わず、すべての事業者に適用されます。また、データ上でやりとりを行う取引データについては、そのままデータとして保存しなければなりません。

基本的にはすべての企業に関してルールに則った対応が必要となりますが、一部の企業ではデータ保存が不要なケースも考えられます。例えば、メールやインターネット、クラウドサービスなど、取引情報の授受を電子上で行わない企業に関しては、電子取引が存在せず、データ保存も不要となります。

下の表は、横にスライドしてご覧ください。
対象となる企業(=電子取引あり) 対象とならない企業(=電子取引なし)
・EDIシステムを用いた取引をおこなっている
・取引先からPDFなどで請求書を受領している
・スマホアプリやクレジットカードで決済し利用明細がある
・インターネットバンキングの取引情報がある
・紙ベースの請求書や領収書など書面による取引しかない

電子帳簿保存法に対応しない場合の罰則

電子帳簿保存法によって定められた要件に則って保存を行わなかった場合には、罰則を課せられる可能性があります。

また、過料などのペナルティを受けるだけでなく、社会的な信用を失うおそれもあるため、罰則の内容を正しく理解し、ルールに則った運用を徹底しましょう。

電子帳簿保存法に対応しない場合の罰則

青色申告を取り消される可能性がある

電子帳簿保存法で求められるルールに従って帳簿や書類を保存していない場合には、青色申告の承認を取り消される可能性があります。

青色申告の承認の取り消しに関しては、国税庁より事務運営指針が出されており、保存の程度や今後の改善の余地などを踏まえて判断する旨が記されているため、ただちに承認が取り消されるケースは少ないことが伺えます。

ただし意図的にルール違反をするなどの悪質なケースや、今後も改善の見通しがないような場合には、青色申告の承認の取り消しを受ける可能性も考えられるため、注意が必要です。

重加算税を課される可能性がある

2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、「スキャナ保存」や「電子取引」によって保存された電子データについて、課税逃れなどのために仮装や隠ぺいの事実があった場合には、重加算税が10%上乗せされる加重措置が整備されました。

電子データの改ざんなどに対する悪質な所得隠しや脱税行為に関しては、重いペナルティが課されることとなるため、正確かつ透明性のある手続きを徹底しましょう。

過料を科される可能性がある

電子帳簿保存法のルールに従わなかった場合、先述した税務上の罰則規定以外にも、会社法によるペナルティが発生するケースも考えられます。

会社法第976条では、「過料に処すべき行為」として、帳簿や書類の記録について規定されており、適切な記録や保存を行わなかった場合には、100万円以下の過料が科される旨が記されています。

電子帳簿保存法に対応するポイント

電子帳簿保存法に従って、適切にデータ保存を行う場合には、いくつかのポイントを意識して取り組むことが重要です。

しかるべき準備を行わずに対応する場合には、非効率な業務体制に陥ってしまうなど、会社全体の生産性低下などを招きかねないため、計画的かつ丁寧な対応を心掛けましょう。

電子帳簿保存法に対応するポイント

保存要件を理解する

先述したとおり、電子帳簿保存法においては、「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」、「電子取引」の3つの制度に分類され、制度ごとに対象となる書類や保存要件が異なります。

データ保存が義務化されている「電子取引」に対し、「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」はあくまで任意の制度であるため、自社が対応すべき制度を明確にし、その制度の保存要件をしっかりと確認しましょう。

社内規程や業務フローを整備する

電子帳簿保存法に基づき、社内でデータ保存を導入する場合には、ルールに則った運用を行えるよう、従業員への周知も欠かせません。

紙ベースによって行われていた業務をデータ上へ移行する場合には、データの保存場所や保存方法に関する社内規程の整備に加え、電子帳簿保存法に対応すべき理由や目指すべき姿について発信するなど、スムーズな移行に向けた丁寧な対応が重要です。

特に請求書や領収書、契約書などの書類については、経理担当者だけでなく、営業社員や経営陣なども利用する機会があることから、部門の垣根を越えた対応が必要です。電子帳簿保存法対応による混乱を避け、いち早く社内業務を軌道に乗せるためには、導入計画の策定や綿密なコミュニケーションが求められるでしょう。

また紙ベースで行っていた業務をデータ化する際には、業務フローの見直しも必要不可欠です。請求業務や経費精算、経理業務を電子化する場合、既存の業務に落とし込むだけでは、かえって非効率な体制に陥りかねません。

電子帳簿保存法対応を機に、社内の業務フローの見直しや改善を行い、データ保存導入によるメリットの最大化に努めましょう。

システム導入の必要性を検討する

電子帳簿保存法への対応に取り組む場合には、専用システムの導入を検討する企業が多いです。

「電子帳簿等保存」には会計ソフトや請求システム、「スキャナ保存」や「電子取引」には経費精算システムなど、対応する制度によって対象となる社内システムも異なります。

市販のソフトウェアを購入し、社内で導入する場合には、そのシステムが電子帳簿保存法における保存要件を満たしているか必ず確認しましょう。

要件を満たすかどうかわからない場合には、電子帳簿保存法に対応したソフトであることを証する「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)」による認証の有無を参考にすることも有用です。

なお電子取引に関するデータ保存の義務化については、必ずしもシステムの導入は求められておらず、社内における事務処理規程の整備やエクセルなどの活用によって対応することも可能です。システム導入が必須であると早合点せずに、制度について正しく理解したうえで、最適な対応方法を模索しましょう。

(出典)国税庁「JIIMA認証情報リスト     」を参考

  • ※別ウィンドウで「国税庁」のウェブサイトへ遷移します。
  • ※上記ウェブサイトは予告なく変更、または削除される可能性があります。その場合は国税庁ホームページからご確認ください。

法人カードと会計ソフトの活用

電子帳簿保存法に対応する場合には、法人カードの活用も効果的です。決済データが領収書の代わりとなるため電子保存がしやすくなります。

法人カードによる取引履歴を会計ソフトと連携することで、経理業務の自動化が促進され、バックオフィス業務の効率化にも役立ちます。

ただし、カード決済と会計ソフトの連携ですべての会計処理が自動化されるわけではないので、自社の経理業務や会計処理のルールに法人カードの利用や会計ソフトとの連携が適しているか確認した上で導入するのが良いでしょう。

電子帳簿保存法への対応については、ペーパーレス化だけでなく、キャッシュレス決済の推進など、会社全体で改善活動を行う際のひとつのきっかけとして取り組むことをおすすめします。

キャッシュレス決済で電子帳簿保存法に対応!おすすめの三井住友カードの法人カード

電子帳簿保存法は新しいルールを理解し、社内の運用ルールなども検討する必要があり、経理業務の負担が増える可能性もがありますが、会計ソフトと法人カードを活用することで経理業務の負担を軽減できます。

さらに、カード決済なので利用した時点ですぐさま利用内容が把握でき、しかもデータ化されているので間違った処理をしてしまうことがありません。三井住友カードの「マンスリークリア方式」によって、予算管理がしやすく月初でもすぐにカードを使用できるのも便利なポイントです。

以下では経理業務の効率化に役立つ三井住友コーポレートカード、三井住友パーチェシングカードをご紹介します。

▼3分で分かる! 法人カードの選び方をわかりやすく解説▼

法人カードを詳しく知りたい方

資料請求はこちら

大企業におすすめ!三井住友コーポレートカード

カード使用者の多い大企業向けの法人カードです。出張費や交際費などを「会社全体」「部事業所別」「個人別」の3段階に分類し、経費予算管理を簡素化できます。キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、ペーパーレス化による紙での申請の削減など、業務の改善に役立ちます。また、ゴールドカードには、旅行傷害保険や買い物保険が付帯されており、全国の主要空港ラウンジをご利用いただけます。

ガバナンス強化で管理業務の効率化と経費削減が実現!

三井住友コーポレートカード(一般)

三井住友コーポレートカード
(一般)

年会費:1会員目 1,375円(税込)

以降1会員につき440円(税込)

【上限】 33,000円(税込)

限度額:ご入会時にご相談

国際ブランド:visa/masterロゴ

お申し込み対象:法人専用

ガバナンス強化で管理業務の効率化と経費削減が実現!

三井住友コーポレートカード
(一般)

三井住友コーポレートカード(一般)
年会費
国際ブランド
限度額
お申し込み対象
1会員目1,375円(税込)
以降1会員につき440円(税込)
【上限】 33,000円(税込)
visa/masterロゴ
ご入会時にご相談
法人専用
チェックマーク

おすすめポイント

利用額限度額を適切に
管理・設定が可能な
マンスリークリア方式

経費精算システムへの
利用明細データ
連携が可能!

各種手続きが
Web上で完結
カード管理者Web
<SMCC Biz Partner>

ガバナンス強化で管理業務の効率化と経費削減が実現!

三井住友コーポレートカード(ゴールド)

三井住友コーポレートカード
(ゴールド)

年会費:1会員目 11,000円(税込)

以降1会員につき2,200円(税込)

【上限】 33,000円(税込)

限度額:ご入会時にご相談

国際ブランド:visa/masterロゴ

お申し込み対象:法人専用

※ 

個別決済方式の場合、1社あたり33,000円(税込)、61名以上追加会員ごとに550円(税込)がかかります。

ガバナンス強化で管理業務の効率化と経費削減が実現!

三井住友コーポレートカード
(ゴールド)

三井住友コーポレートカード (ゴールド)
年会費
国際ブランド
限度額
お申し込み対象
1会員目 11,000円(税込)
以降1会員につき2,200円(税込)
【上限】 33,000円(税込)
visa/masterロゴ
ご入会時にご相談
法人専用

※ 

個別決済方式の場合、1社あたり33,000円(税込)、61名以上追加会員ごとに550円(税込)がかかります。

チェックマーク

おすすめポイント

利用額限度額を適切に
管理・設定が可能な
マンスリークリア方式

経費精算システムへの
利用明細データ
連携が可能!

各種手続きが
Web上で完結
カード管理者Web
<SMCC Biz Partner>

オンライン決済におすすめ!三井住友パーチェシングカード

企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードです。特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクがありません。

オンライン決済に利便性が高く、最近では「クラウドサービス利用料を支払う」「オンラインショッピングで消耗品を購入する際に使う」といった利用が増えています。

また、経理側がカード単位や契約単位で利用先を限定することができます。それによって経理側が支払いをコントロールできるので「支払いのデジタル化」が進み、経理業務の一層の効率化が図れます。そうすることで、経理の本来の業務である「経営管理のためのデータ整備」「経済的な経営課題の経営者への発信」が可能になるのです。

広告費やクラウド利用料など購買専用の不発行型カード!

三井住友カード パーチェシングカード

三井住友パーチェシング
カード

年会費:1会員目 1,375円(税込)

以降1会員につき440円(税込)

【上限】 33,000円(税込)

限度額:カードごとに設定

国際ブランド:visa/masterロゴ

お申し込み対象:法人専用

広告費やクラウド利用料など
購買専用の不発行型カード!

三井住友
パーチェシングカード

三井住友カード パーチェシングカード
年会費
国際ブランド
限度額
お申し込み対象
1会員目1,375円(税込)
以降1会員につき440円(税込)
【上限】 33,000円(税込)
visa/masterロゴ
カードごとに設定
法人専用
チェックマーク

おすすめポイント

利用額限度額を適切に
管理・設定が可能な
マンスリークリア方式

カード単位や
契約単位で
利用先を限定可能

部署名義や
支払い科費目名義など
任意の名義で発行可能

電子帳簿保存法はデータ保存義務化の対象となる書類は何かを理解し、ルールに則った運用を

電子取引のデータ保存が義務化されたことにより、企業では電子帳簿保存法への対応が求められています。しかし、制度ごとに対象となる書類や要件が異なるため、制度に対する正確な理解が欠かせません。
データ保存義務化の対象となる書類と対象外となる書類について正しく理解し、ルールに則った運用ができるよう、社内での準備を進めましょう。

よくある質問

Q1.電子帳簿保存法で定められている保存制度とは何ですか?

電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という保存制度が定められています。「電子帳簿等保存」はパソコンなどの電子上で作成した帳簿や書類についてデータ上で保存する制度、「スキャナ保存」は紙で作成または受領した請求書などの書類について電子データとして保存するための制度、「電子取引」はメールやインターネットを通じてやりとりを行った取引情報についてデータ上で保存するための制度です。

詳しくは以下をご覧ください。

Q2.電子取引によるデータ保存義務化の対象となる企業は?

電子取引のデータ保存義務化については、法人や個人事業主を問わず、すべての事業者に適用されます。取引先からPDFなどで受領する請求書、インターネットバンキングの取引情報、クレジットカードの明細など、データ上でやりとりを行う取引データについては、そのままデータとして保存しなければなりません。

詳しくは以下をご覧ください。

Q3.電子帳簿保存法に対応する際のポイントはありますか?

電子帳簿保存法に従ってデータ保存を行う場合には、保存要件を理解し、社内規程や業務フローを整備し、会計システム導入の必要性を検討することがポイントです。会計システムと連携できる法人カードを採用するなど、経理業務を効率的に行える方法についても検討すると良いでしょう。

詳しくは以下をご覧ください。


  • 2024年2月時点の情報のため、最新の情報ではない可能性があります。

法人カード導入を検討の方

お気軽にご質問・ご相談ください

法人カードを詳しく知りたい方

資料請求はこちら

法人カードを詳しく知りたい方

お問い合わせはこちら

この記事をシェアする

  • はてなブログ
  • facebookシェアボタン
  • Xシェアボタン

三井住友カードの法人カード

個人事業者・法人代表者の方

中小規模企業の方

大規模企業の方

経営者の皆さまを
あらゆるビジネスシーンで
サポート

  • 登記簿謄本・決算書
    提出不要!

  • ポイント
    最大1.5%還元!※1

  • 条件付きで
    年会費永年無料!※2

  • ※1対象の三井住友カードと2枚持ちした場合
  • ※2一般カードは条件無し

キャンペーン情報

三井住友カードビジネスオーナーズ 新規入会&ご利用で最大10,000円相当のVポイントプレゼント!

経費管理と資金運用を効率化!
中小企業向けのビジネスカード

  • 経費精算システムへの
    利用明細
    データ連携が可能!

  • 充実の付帯サービスで、
    国内外の出張を
    サポート

  • 経費の見える化で
    ガバナンス強化!

キャンペーン情報

三井住友カードビジネスオーナーズ 新規入会&ご利用で最大10,000円相当のVポイントプレゼント!
  • ※三井住友ビジネスパーチェシングカードは、キャンペーンの対象外です。

ガバナンス強化で
管理業務の効率化と経費削減を実現!

  • 利用額限度額を適切に
    管理・設定が可能な
    マンスリークリア方式

  • 経費精算システムへの
    利用明細
    データ連携が可能!

  • 各種手続きが
    Web上で完結

その他
おすすめコンテンツ

ビジドラ

担当者が知っておきたい
バックオフィスの基礎知識を
ご紹介します。

担当者が知っておきたいバックオフィスの基礎知識を
ご紹介します。

三井住友カードの法人カード

個人事業者・法人代表者の方

中小規模企業の方

大規模企業の方

経営者の皆さまを
あらゆるビジネスシーンで
サポート

  • 登記簿謄本・決算書
    提出不要!

  • ポイント
    最大1.5%還元!※1

  • 条件付きで
    年会費永年無料!※2

  • ※1対象の三井住友カードと2枚持ちした場合
  • ※2一般カードは条件無し

キャンペーン情報

三井住友カードビジネスオーナーズ 新規入会&ご利用で最大10,000円相当のVポイントプレゼント!

経費管理と資金運用を効率化!
中小企業向けのビジネスカード

  • 経費精算システムへの
    利用明細
    データ連携が可能!

  • 充実の付帯サービスで、
    国内外の出張を
    サポート

  • 経費の見える化で
    ガバナンス強化!

キャンペーン情報

三井住友カードビジネスオーナーズ 新規入会&ご利用で最大10,000円相当のVポイントプレゼント!
  • ※三井住友ビジネスパーチェシングカードは、キャンペーンの対象外です。

ガバナンス強化で
管理業務の効率化と経費削減を実現!

  • 利用額限度額を適切に
    管理・設定が可能な
    マンスリークリア方式

  • 経費精算システムへの
    利用明細
    データ連携が可能!

  • 各種手続きが
    Web上で完結

その他
おすすめコンテンツ

ビジドラ

担当者が知っておきたい
バックオフィスの基礎知識を
ご紹介します。

担当者が知っておきたいバックオフィスの基礎知識を
ご紹介します。

人気の記事ランキング

Loading...

新着記事

Loading...
  • ※特典を受けるには、一定の条件がございます。お申し込み前に必ず、[キャンペーン詳細]をご確認ください。