ペーパーレス化とは？取り組むメリットや役立つツールを紹介

ペーパーレス化とは文字どおり「紙を使わないこと」で、従来紙を使用していた書類を電子データで保存・管理することを指します。

例えば、ビジネスシーンでは紙で発行していた請求書や領収書を電子データで送付するケースが一般化しています。また、社内でも会議に使用する資料を紙へ印刷せずにデータで共有するなど、紙の使用量を削減するケースが増えています。

電子データは、紙の書類に比べて情報共有や編集が行いやすい特徴があります。例えば、「複数人で同時に資料を編集する」といったことができ、従来よりも業務が効率化されるメリットがあります。

また、電子データは場所を問わずにアクセスできることも特徴です。デジタルデバイスがあれば社外からでも必要なデータにアクセスできるので、リモートワークや外出先での業務効率が向上します。

ペーパーレス化によって、印刷代や用紙代のコストカットができます。何ページもある資料を紙で共有する場合は、資料の整理をして印刷を行い、製本してから配布する必要が出てきます。一方、ペーパーレス化ではデータを共有するだけで済むため、これまで資料の準備にかかっていた人件費の削減を期待できます。

また、契約書をペーパーレス化する場合は収入印紙の貼付が不要となることから、印紙税の負担を軽減できるのも大きなメリットです。

書類を紙で保存する場合、資料のファイリング作業や保管場所の確保・整理に多くの手間や時間がかかってしまいます。また、後から必要な資料を探したいときに時間がかかることも少なくありません。

しかし、ペーパーレス化によって電子データで保存することで、管理にかかる手間を大幅に削減することができます。必要なデータは検索によって容易にアクセスできるので、これまで資料を探すのにかかっていた時間を短縮できる点もメリットです。

社内の書類を紙で管理する場合、従業員が働く場所はおのずとオフィス内に限られてしまいます。一方、ペーパーレス化によって電子データ化することで、従業員は場所や時間を問わずに必要な書類へアクセスすることができます。すると、「自宅にいながら資料作成を進める」といったことも実現でき、従業員の働き方を多様化することができるでしょう。

セキュリティ対策に関しても、ペーパーレス化にはメリットがあります。紙資料だと閲覧制限をかけるには、保管するキャビネットに鍵をかける必要がありますが、デジタル化しておけばパスワードやブロックチェーン技術を活用して、データに簡単に鍵をかけることができます。

また、紙資料ではいつ誰が資料を閲覧・編集したかということを確認できませんが、デジタル化することで、データの閲覧や改変の履歴なども把握することができます。

環境問題への意識が高まる近年では、環境保護への意識の高さを重要視している企業や投資家、消費者も少なくありません。

ペーパーレス化は、紙を削減することで森林資源の保護や CO2 排出量の削減に貢献できる側面があります。こうした環境配慮への取り組みを示すことで、企業のイメージアップにつながり、ステークホルダーからの信頼感を向上させるメリットがあります。

さまざまなメリットがあるペーパーレス化ですが、その一方で「コストがかかる」、「システム障害の影響を受ける」といったデメリットも存在します。効果的にペーパーレス化を推進するためには、デメリットについても理解を深めておきましょう。

ペーパーレス化の推進では、まとまった初期投資が必要となることが一般的です。具体的な費用として、システムの導入費やソフトウェアの購入費などが挙げられます。導入するツールによっては高額となるケースもあるかもしれません。

しかしその一方で、ペーパーレス化では紙の資料を削減することで、印刷代や印刷用紙代の削減を行えるメリットがあります。初期投資にまとまった額が必要となるものの、長期的な視点で見れば十分費用は回収できる可能性があるでしょう。

ペーパーレス化ではシステム障害によって電子データにアクセスできなくなったり、業務を進められなくなったりするリスクがあります。障害の内容によっては「業務を一時中断せざるを得ない」ということもあるかもしれません。

システム障害によるリスクを低減するためには、「定期的なメンテナンスが行われているツールを利用する」、「復旧作業のフローを策定しておく」など事前に対策を講じておくことが大切です。

社内でペーパーレス化を推進する際は、従業員のITリテラシー向上に取り組むことも欠かせません。例えば、電子データ化された資料はいつでもアクセスすることができますが、外出先など閲覧する場所によっては社内情報の漏洩につながってしまう可能性があります。

こうしたリスクを防ぐためには、「従業員向けにIT研修を実施する」、「データの取り扱いを社内規定で定める」といった対策が必要となります。

資料によっては、紙の方が視認性が高いケースがあります。例えば、「複数の資料を比較しながら会議を進める」という場合は、机上に資料を並べられる紙の方が便利かもしれません。

ペーパーレス化に取り組む際は、紙でのプリントアウトを一切禁止するのではなく、利便性などを考慮しながら電子データと紙媒体を使い分けていくとよいでしょう。

新たな業務フローやシステムを導入するペーパーレス化では、従業員の理解を得ることが欠かせません。特に、長く定着している業務フローを変更することは、従業員にとってみればかえって不便を感じることもあるでしょう。

従業員の理解を得ながらペーパーレス化を進めるためには、「なぜペーパーレス化を進める必要があるのか」「どんな意味があるのか」といった目的を社内全体で共有しておくことが大切です。

ペーパーレス化に取り組む際は、どのような書類を対象にしておくかを事前にリスト化しておきましょう。現場の従業員の声を聞くと、「意外な業務で紙が多く使われている」という発見もあるかもしれません。

また、「この書類はペーパーレス化が難しい」といった点も見つかるでしょう。スムーズにペーパーレス化を推進するためには、いきなり全書類の電子データ化を目指すのではなく、優先順位をつけながら取り組むことが重要です。

ペーパーレス化を行う対象の文書が定まったら、それに適したツールの導入を検討します。ペーパーレス化に使用されるシステムにはいろいろな種類があり、機能や導入にかかるコストもさまざまです。

より業務効率化の効果を発揮させるためには、ペーパーレス化に取り組む目的に応じて「どのような機能が必要か」ということをよく検討してみましょう。

社内でペーパーレス化を推進するためには、目的に応じて必要なツールを選ぶ必要があります。ここでは、代表的なツールを紹介していきましょう。

法人カードとは、法人向けに発行するクレジットカードです。法人カードは従業員用に追加カードを発行することで、支払いをひとつにまとめられるメリットがあります。

例えば、従業員が経費を立替え払いした場合、その後の精算手続きでは経理部署あてに領収書や申請書類を提出しなければなりません。しかし、法人カードで支払えば従業員が立て替える必要がなくなるため、これまで行っていた紙での領収書や立替え払いの精算にかかる書類の提出・保管も省略化できるようになります。

経費精算システムとは、従業員が経費精算の申請を行う際の書類作成や経理部署での仕訳、会計ソフトへの入力などをサポートしてくれるシステムです。経費精算の手続きを紙で行う場合、申請者側では領収書の貼付や申請書の作成、経理部署側では内容の確認、経費の精算など多くの作業が発生します。
しかし、経費精算システムではそうした作業が電子化され、経費精算にかかる業務を大幅に短縮化することができます。

ワークフローシステムとは、社内の稟議・承認にかかる手続きを電子化したシステムです。申請書や稟議書を電子化することで、これまで紙で印刷していた書類や添付資料が削減され、大幅なペーパーレス化につながります。申請した内容は電子データとして保存されるため、保管の手間や場所も必要ありません。

また、ワークフローシステムでは申請・承認状況を閲覧できることから、決済が滞留するのを防ぐ効果もあります。

勤怠管理システムとは、従業員の勤務状況を管理するシステムです。従来は、出勤簿や時間外勤務申請書など紙の媒体を利用して出勤状況や勤務時間を管理することが一般的でした。しかし、紙では記録漏れのリスクがある点や、従業員が多いほど管理の負担が大きくなる点などいくつものデメリットがありました。

その点、勤怠管理システムでは従業員が申請した勤務時間を自動で集計してくれるため、人事部などで手作業によって算出する手間がかかりません。

電子契約システムとは、電子データによって契約書を作成・締結・管理するシステムです。印鑑文化が根強い日本では、契約書は紙で交わすことが一般的でした。しかし、押印ミスによって再作成になったり、保管に手間がかかったりするといった欠点も多くあります。書類を郵送するためのコストや手間も軽視できるものではありません。

一方、電子契約システムでは押印が不要になることに加えて、保管作業も容易になるメリットがあります。書類のやり取りはオンライン上で行われるため、郵送の手間・コストがかからないのもうれしいポイントです。

請求書管理システムとは、取引先・顧客に発行する請求書の作成や入金管理を行うシステムです。請求書を紙で発行する場合、「月末は印刷や郵送の手間に追われる」というケースも少なくありません。

しかし、請求書管理システムでは請求書の発行から送付までの業務を電子化することで、業務を効率化することができます。加えて、入金管理も行えるため、回収遅延が発生したときも速やかに対応できるメリットがあります。

社内で特に力を入れて取り組みたいのが、経費精算業務のペーパーレス化です。従業員による立替え払いが多い企業では、精算手続きの申請が大きな業務負担となっているケースも少なくありません。「記載ミスによって何度も書類が往復する」ということもあるでしょう。

こうしたケースでは、法人カードの導入が有効です。法人カードは従業員が立替え払いを行う必要がなくなり、精算にかかる書類や領収書をペーパーレス化できるメリットがあります。
また、支払いを法人カードにまとめることで、従業員の金銭的な負担を軽減できる点も大きなメリットです。

ペーパーレス化を推進するために、経費精算システムなどさまざまなシステムを導入することは有効な手段となりえます。しかしシステムの導入当初は、これまでの業務フローとは異なる処理、使い方が分からない人へのレクチャーなどで、経理部門の負荷が非常に高まることが予想されます。

企業におけるペーパーレス化は業務効率化を促進するだけでなく、コスト削減や企業のイメージアップなど多くのメリットがあります。
社内でペーパーレス化を推進するためには、法人カードや経費精算システム、ワークフローシステムといったツールの活用が有効です。ぜひ社内のニーズに合わせて導入を検討してみましょう。

ペーパーレス化に取り組むことには、従来の業務を効率化させるメリットがあります。電子データは、紙の書類に比べて情報共有や編集が行いやすい特徴があるためです。また、コストを削減できる点や、書類の管理・検索がしやすい点、多様な働き方へ対応できる点などもメリットのひとつです。

ペーパーレス化を推進するためには、現場の従業員の理解を得ることが欠かせません。「なぜペーパーレス化を進める必要があるのか」といった目的を社内全体で共有しておきましょう。また、事前にペーパーレス化を行う対象の書類をリスト化し、そのために必要なツールを導入することについても検討が必要です。

ペーパーレス化に役立つツールとして法人カードが挙げられます。法人カードは領収書や立替え払いの精算にかかる書類など、従来紙媒体で管理・保管していたものが不要となるメリットがあります。そのほかに、経費精算システムやワークフローシステム、勤怠管理システムなどもペーパーレス化の推進に有効です。