クラウドサービスの普及により生まれる経理部門の課題

クラウドサービスの導入に伴い法人カードの利用シーンも増えていますが、不正利用リスクの高まりや発行事務の負担が懸念されています。

約7割の企業がクラウドサービスを利用している

総務省の「令和3年版　情報通信白書」によると、2020年時点でクラウドサービスを利用している企業は全体の68.7％でした。前年の64.7％から4ポイント増加しており、年々クラウドサービスの普及が進んでいることがわかります。

また、同調査によると、クラウドサービスの利用内訳は「ファイル保管・データ共有」が最も多い結果となりました。ほかにも給与システムや財務会計などの「バックオフィス向けサービス」や「営業支援システム」「顧客管理システム」などを取り入れている企業もみられ、利用するサービスは多岐に渡っています。

法人カードの利用増加に伴い増える不正利用リスクと経理事務

なかにはカード決済を必須としているサービスもあることから、クラウドサービスの普及が進むにつれて、法人カードを利用する機会も増えています。

今後も新しいツールの導入などにより、ますます法人カードの利用機会が増えていくなかで、紛失や盗難、従業員による不正利用のリスクの高まりが懸念されます。

また、備品購入費や会食費などあらゆる科目が混在していて仕訳作業に時間がかかる、事業に関係のない利用がないかの確認など、カード決済によって経理事務が煩雑化してしまうケースもあります。

カード決済の増加により生じる4つの課題

法人カードは、従業員個人に追加カードを発行することができます。しかし、従業員ごとに追加カードを付与する場合、以下の課題が生じる可能性があります。

課題1　支払い先や支払い額のコントロールがしにくい

法人カードは広告費など多額の支払いにも利用できるよう、限度額が大きく設定されています。そのため、従業員個人に追加カードを発行することで、紛失や盗難、不正利用によって大きな損害を被るリスクがあります。

悪意のある不正利用だけでなく、経費にできる、できないの判断の誤りや会社の備品と私物を同時に購入し、法人カードで決済してしまうケースなども起こり得るため注意が必要です。

また、各従業員がそれぞれ決済に利用することで限度額に達してしまい、必要なときに決済できなくなり事業が停滞する懸念もあります。

課題2　カードの再発行・変更事務が発生する

追加カードを付与している従業員が異動となったり、退職したりした際は、カードの停止手続きや変更手続きが必要です。法人カードで決済している支払い先が多い場合や把握しきれていない場合、変更手続きの漏れによる未払いのリスクがあります。

経費の未払いは業務への影響が大きく、法人としての信用にもかかわるため、手間でも必ず対応が必要になります。

課題3　利用明細の仕訳作業が必要となる

法人カードをクラウドサービスの利用料だけでなく、広告費やシステム利用料、通信費、会食費などさまざまな支払いに利用している場合、経理部門では利用明細を科目別に仕訳する必要があります。さらに明細ごとに経費として認められる支払いかどうか、私的な利用ではないかもチェックしなければなりません。

支払いをまとめられる利便性はあるものの、利用明細が多いほどチェック作業にかかる負担が大きくなります。

課題4　法人カードを利用しなければ経費精算の事務負担がある

ここまで法人カードを利用することによるリスクや事務負担についてお伝えしてきましたが、一方で法人カードを利用しないことでさらに大きな事務負担が懸念されます。

例えば、備品の購入費や出張先での支払いなどで従業員による経費の立替払いが発生している場合、その後の精算事務に多くの時間を割く必要があります。経理部門だけでなく、立替払いをした従業員側からの申請手続きが必要となるため、業務の繁忙期と重なればミスや申請漏れが発生するかもしれません。

その点、法人カードでは従業員が立替払いを行う必要がなくなるため、精算事務にかかる業務を省略できるメリットがあります。

法人カードのリスク解消にはパーチェシングカードが有効

法人カードによる決済が増えることで生じる4つの課題を解消するのに有効なのがパーチェシングカードです。ここからは、パーチェシングカードの特徴について紹介していきます。

特徴1　利用先や限度額を設定できる

パーチェシングカードでは、カードの利用先を指定することが可能です。

通常の法人カードは国際ブランドの加盟店であればどこでも利用できるため、従業員の私的な支払いに利用されるリスクが拭えませんでした。
しかし、パーチェシングカードではカード単位や名義単位で支払い先を限定できるため、私的な支払いに利用されるリスクが大幅に軽減されます。

また、目的別に限度額を設定できることもパーチェシングカードの特徴です。必要な金額以上の決済が行われるリスクを抑えられます。

特徴2　部署名義やサービス名義で発行できる

従来の法人カードは、会社名義や個人名義で発行するのが一般的でした。そのため、人事異動や退職の度にカードの利用停止や名義変更の手続きの手間が発生します。

その点パーチェシングカードは、「営業部」や「情報システム部」といった部署名義でカード発行が可能です。これにより、人事異動などに伴う利用カードの差し替えが不要となります。

また、部署名義だけでなく、利用するサービス名など任意の名義で発行することも可能です。例えば、「〇〇サービス関連費」といった名義で発行すればご利用明細を管理しやすくなり、経理部門での確認作業も軽減されます。

特徴3　費用科目名義で発行できる

パーチェシングカードは費用科目ごとの発行にも対応しています。これまでは1つの利用明細に複数の費用科目が混在し、経理部門の仕訳作業の負担が大きい課題がありました。

しかし、パーチェシングカードで「通信費」や「消耗品費」といった費用科目ごとにカードを発行すれば、仕訳作業の手間がかかりません。利用明細をそのまま会計ソフトに取り込むだけで作業が完了し、経理事務の負担が大幅に軽減できます。

特徴4　一本化による業務負担の軽減

パーチェシングカードは、立替払いの精算業務を軽減できるのも特徴です。前述のとおり、立替払いは精算手続きを行う経理部門だけでなく、従業員の負担にもなっています。

しかし、利用先を限定したパーチェシングカードを発行すれば、従業員による私的利用のリスクを回避しながら、支払いの一本化が可能です。経理部門も利用明細を会計ソフトに取り込むだけで立替申請や承認プロセスは不要となり、業務負担を軽減できます。

三井住友カードならではの機能と安心サポート

三井住友カードのパーチェシングカードでは、これまでご紹介したメリットに加えて「マンスリークリア方式」を採用しています。

マンスリークリア方式とは、カード締め日の翌日に利用枠がクリアされる機能です。支払日を迎えていなくてもクリアされるため、カード締め日と支払日の時間差を気にせずにご利用いただけます。

また、経理部門にとっても月間の利用額が把握しやすくなり、余分な枠を付与する必要がなくなるため、発行するカードごとに利用可能枠を必要最低限に設定できるメリットがあります。

「法人カードは導入や運用が難しそう」と感じている方もいるかもしれません。三井住友カードでは貴社のお悩みと課題を丁寧にヒアリングし、最適な導入プランをご提案いたします。社内浸透のためのマニュアル作成から従業員からの問い合わせまで徹底的にサポートしますので、安心してご導入を進めていただけます。

これまで法人カードをご導入いただき、業務効率化を実現した豊富な事例もご紹介可能です。ぜひ社内の業務効率を改善する手段として、パーチェシングカードの活用をご検討ください。

三井住友カードがおすすめする「パーチェシングカード」

ここからは三井住友カードのパーチェシングカードについて紹介します。

三井住友パーチェシングカード

企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードで、特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクがありません。

三井住友ビジネスパーチェシングカード

中小企業向けの、原板不発行型の法人カードです。広告費・システム利用料への支払にご活用いただくことで、精算業務の効率化にお役立ていただけます。
なお、三井住友ビジネスパーチェシングカードも、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクがありません。また、利用先や利用限度額のカスタマイズができない代わりに、年会費無料でご利用いただけます。

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• ※2023年6月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。
  以下「おすすめの法人クレジットカード」は上記ご案内と異なる種類の法人カードの場合がありますのでご注意ください。