クラウドサービス導入により増えるカード決済。管理リスクの少ない「パーチェシングカード」で経理事務の負担解消！

クラウドサービスの導入に伴い法人カードの利用シーンも増えていますが、不正利用リスクの高まりや発行事務の負担が懸念されています。

総務省の「令和3年版　情報通信白書」によると、2020年時点でクラウドサービスを利用している企業は全体の68.7％でした。前年の64.7％から4ポイント増加しており、年々クラウドサービスの普及が進んでいることがわかります。

なかにはカード決済を必須としているサービスもあることから、クラウドサービスの普及が進むにつれて、法人カードを利用する機会も増えています。

今後も新しいツールの導入などにより、ますます法人カードの利用機会が増えていくなかで、紛失や盗難、従業員による不正利用のリスクの高まりが懸念されます。

また、備品購入費や会食費などあらゆる科目が混在していて仕訳作業に時間がかかる、事業に関係のない利用がないかの確認など、カード決済によって経理事務が煩雑化してしまうケースもあります。

法人カードは広告費など多額の支払いにも利用できるよう、限度額が大きく設定されています。そのため、従業員個人に追加カードを発行することで、紛失や盗難、不正利用によって大きな損害を被るリスクがあります。

悪意のある不正利用だけでなく、経費にできる、できないの判断の誤りや会社の備品と私物を同時に購入し、法人カードで決済してしまうケースなども起こり得るため注意が必要です。

また、各従業員がそれぞれ決済に利用することで限度額に達してしまい、必要なときに決済できなくなり事業が停滞する懸念もあります。

追加カードを付与している従業員が異動となったり、退職したりした際は、カードの停止手続きや変更手続きが必要です。法人カードで決済している支払い先が多い場合や把握しきれていない場合、変更手続きの漏れによる未払いのリスクがあります。

経費の未払いは業務への影響が大きく、法人としての信用にもかかわるため、手間でも必ず対応が必要になります。

法人カードをクラウドサービスの利用料だけでなく、広告費やシステム利用料、通信費、会食費などさまざまな支払いに利用している場合、経理部門では利用明細を科目別に仕訳する必要があります。さらに明細ごとに経費として認められる支払いかどうか、私的な利用ではないかもチェックしなければなりません。

支払いをまとめられる利便性はあるものの、利用明細が多いほどチェック作業にかかる負担が大きくなります。

ここまで法人カードを利用することによるリスクや事務負担についてお伝えしてきましたが、一方で法人カードを利用しないことでさらに大きな事務負担が懸念されます。

例えば、備品の購入費や出張先での支払いなどで従業員による経費の立替払いが発生している場合、その後の精算事務に多くの時間を割く必要があります。経理部門だけでなく、立替払いをした従業員側からの申請手続きが必要となるため、業務の繁忙期と重なればミスや申請漏れが発生するかもしれません。

その点、法人カードでは従業員が立替払いを行う必要がなくなるため、精算事務にかかる業務を省略できるメリットがあります。

パーチェシングカードでは、カードの利用先を指定することが可能です。

通常の法人カードは国際ブランドの加盟店であればどこでも利用できるため、従業員の私的な支払いに利用されるリスクが拭えませんでした。
しかし、パーチェシングカードではカード単位や名義単位で支払い先を限定できるため、私的な支払いに利用されるリスクが大幅に軽減されます。

また、目的別に限度額を設定できることもパーチェシングカードの特徴です。必要な金額以上の決済が行われるリスクを抑えられます。

従来の法人カードは、会社名義や個人名義で発行するのが一般的でした。そのため、人事異動や退職の度にカードの利用停止や名義変更の手続きの手間が発生します。

その点パーチェシングカードは、「営業部」や「情報システム部」といった部署名義でカード発行が可能です。これにより、人事異動などに伴う利用カードの差し替えが不要となります。

また、部署名義だけでなく、利用するサービス名など任意の名義で発行することも可能です。例えば、「〇〇サービス関連費」といった名義で発行すればご利用明細を管理しやすくなり、経理部門での確認作業も軽減されます。

パーチェシングカードは費用科目ごとの発行にも対応しています。これまでは1つの利用明細に複数の費用科目が混在し、経理部門の仕訳作業の負担が大きい課題がありました。

しかし、パーチェシングカードで「通信費」や「消耗品費」といった費用科目ごとにカードを発行すれば、仕訳作業の手間がかかりません。利用明細をそのまま会計ソフトに取り込むだけで作業が完了し、経理事務の負担が大幅に軽減できます。

パーチェシングカードは、立替払いの精算業務を軽減できるのも特徴です。前述のとおり、立替払いは精算手続きを行う経理部門だけでなく、従業員の負担にもなっています。

しかし、利用先を限定したパーチェシングカードを発行すれば、従業員による私的利用のリスクを回避しながら、支払いの一本化が可能です。経理部門も利用明細を会計ソフトに取り込むだけで立替申請や承認プロセスは不要となり、業務負担を軽減できます。

三井住友カードのパーチェシングカードでは、これまでご紹介したメリットに加えて「マンスリークリア方式」を採用しています。

また、経理部門にとっても月間の利用額が把握しやすくなり、余分な枠を付与する必要がなくなるため、発行するカードごとに利用可能枠を必要最低限に設定できるメリットがあります。

マンスリークリア方式について

「法人カードは導入や運用が難しそう」と感じている方もいるかもしれません。三井住友カードでは貴社のお悩みと課題を丁寧にヒアリングし、最適な導入プランをご提案いたします。社内浸透のためのマニュアル作成から従業員からの問い合わせまで徹底的にサポートしますので、安心してご導入を進めていただけます。

ここからは三井住友カードのパーチェシングカードについて紹介します。