領収書の電子化とは？メリットと課題、電子帳簿保存法との関係を分かりやすく解説

領収書の「電子化」の具体例として、PDFファイルやExcelファイルによって作成された領収書が挙げられます。また、紙で発行された領収書であっても、スキャナでスキャンしたものや、スマートフォンによって撮影して保存したものであれば領収書の電子化とみなされます。

領収書の電子化は、業務のペーパーレス化や業務効率化の観点から取り組む企業が増えています。

領収書の電子化に取り組む企業が増えているのは、電子帳簿保存法が改正されたことも大きな要因です。2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、国税に関連する帳簿書類を原則電子保存することが義務付けられました。

この帳簿書類にはもちろん領収書も含まれており、改正電子帳簿保存法に対応するためには、領収書の電子化に取り組むことが必要不可欠となっています。

国税関係の帳簿類には、仕訳帳、経費帳、売掛帳や買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳などが該当します。改正電子帳簿保存法では、会計ソフトで作成した帳簿をプリントアウトして保存するのではなく、電子データのまま保存することが認められています。

国税関係書類には、決算関係書類として、貸借対照表、損益計算書、棚卸表などが該当します。また、取引関係書類として、取引先である相手方より受領した契約書、請求書、見積書、注文書、領収書、納品書など、相手方へ交付した各種書類の控えが該当します。

電子メールやEDI（電子データ交換）など、インターネットを介してやり取りした書類も電子保存の対象となります。例えば、取引先からメールで送付された契約書、請求書、見積書、注文書、納品書、領収書などが対象です。

改正電子帳簿保存法では、電子データの保存に関して2つの要件、「真実性の確保」「可視性の確保」が定められています。領収書の電子化に正しく取り組むために、あらかじめ確認しておきましょう。

電子データは、その内容の真実性を担保するために「タイムスタンプ」を付与することが定められています。タイムスタンプとは、書類に時刻を刻印することで「その時間に書類が存在していたこと」「その時間以降にデータが改ざんされていないこと」を証明するためのものです。

また、電子データを訂正・削除した際は、その事実が確認できるようにしておかなければなりません。そのほかにも、スキャナで保存する際は「200dpi 以上の解像度で、原則カラーで保存する」といった要件が定められています。

保存した電子データについて、すぐに確認できるようにすることも保存要件のひとつです。例えば、取引年月日・勘定科目・取引金額など、主要な記録項目によって検索できる機能を確保することなどが挙げられます。また、システムを利用する際は、その操作マニュアルや概要書を備え付けることも定められています。

領収書の原本については、どう取り扱えばいいでしょうか。それは、受け渡しのやり方によって異なります。

領収書を紙で授受した場合、スキャナ要件を満たして保存したものであれば、原本は破棄しても問題ありません。これまで紙の領収書の保存にかかっていた手間やコストが削減されるため、事業者にとっては嬉しいポイントです。ただし、自社のプリンタの最大出力サイズよりも大きい書類を読み取った場合などは、原本を保存しておく必要があります。

一方、電子的に受け取った請求書や領収書などについては、データのまま保存しなければならないとされています。先方がタイムスタンプを付与していない場合は、速やかに自社でタイムスタンプを付与したのちに保存しましょう。また、データを保存する際は、後から検索できる状態にしておくことも重要なポイントです。

会計ソフトの中には、領収書を取り込むことで自動で仕訳入力や仕入税額控除の計算を行ってくれるものがあります。

これまで経理担当者が領収書を見ながら手入力していた場合、どうしても入力ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが起こる可能性がありました。しかし、領収書から自動で経理処理を行ってくれる会計ソフトであれば、ヒューマンエラーが起こるリスクを低減できるうえ、データ処理にかかる業務を大幅に効率化することができます。

領収書を紙で保存している場合、後から見直すときに膨大なファイルの中から目的の領収書を探し出さなければなりません。取引量が多いほど、「なかなか確認したい領収書が見つからない」ということもあるでしょう。

しかし、領収書を電子化して検索機能をつけていれば、日付や金額、取引先といった項目で簡単に探し出すことができます。

領収書などの書類は、7年間原本を保存する必要があります。領収書をファイリングしたり、帳簿に貼り付けしたりするのは案外手間になるものです。取引量の多い事業者であれば、「つい領収書の整理が後回しになってしまう」ということもあるかもしれません。

しかし、領収書を電子化すれば7年間を超えて半永久的にデータを保存できるうえに、原本の管理・保存にかかるコストを大幅に削減できます。

領収書を電子化する際、データの改ざんによるリスクを懸念する声もあります。パスワードを設定していたとしても、悪意のある第三者によって破られてしまう危険があります。しかし、電子データを保存する際にタイムスタンプを付与しておけば、万が一改ざんが行われた場合でも、その事実をすぐに検知することができます。

領収書を紙で発行する場合、その記載金額が5万円以上になると収入印紙を貼り付けることが義務付けられています。収入印紙の税額は領収書の記載金額に応じて決められることから、大きな金額の領収書を発行する機会が多い事業者、大量の書類を扱う事業者では、印紙税の税負担が大きくなることも珍しくありません。

しかし、領収書を電子データで発行すれば、収入印紙を貼り付ける必要がありません。印紙税の税負担や、収入印紙の管理にかかるコストを削減できるため、事業者・経理担当者どちらにとっても大きなメリットとなります。

領収書の電子化には多くのメリットがありますが、一方でいくつかのデメリットもあります。領収書の電子化に取り組む際は、デメリットについてもきちんと理解しておきましょう。

領収書の電子化を行うためには、領収書の発行システムやスキャナを導入する必要があり、導入時にまとまった費用が必要となります。領収書の発行システムについては、サービス利用料や保守契約など継続的なコストがかかるものもあるため、システム利用にかかるコストをあらかじめ見繕っておかなければなりません。

領収書を電子化することで、紙の領収書を保存したり、帳簿に貼り付けたりする手間が削減できます。しかしその一方で、スキャナで読み込んだりカメラで撮影したりなど、新たなルールや手間が発生するのも事実です。

また、慣れないうちはタイムスタンプを付与することも手間に感じられるかもしれません。

領収書の電子化を進めるためには、経費精算システムの導入や業務のアウトソース、法人カードの活用が便利です。それぞれどのような効果があるか紹介していきましょう。

従業員による立替払いが多い企業では、経費精算システムの導入が有効です。

経費精算システムの中には、従業員が領収書を撮影するだけで電子データ化し、仕訳処理や金額入力まで実施してくれるものもあります。そういった機能があり改正電子帳簿保存法に対応したシステムであれば紙の領収書を保管する必要がないため、領収書を紛失したり誤廃棄してしまったりするリスクも低減できます。

社内の人的リソースを有効に活用するためには、経理業務をアウトソースすることも有効な方法です。

領収書の電子化に取り組む際は、業務フローも大きく変更されるため、社内教育の再度の徹底も必要となります。しかし、「領収書の電子化に取り組む社内リソースを確保できない」ということもあるでしょう。その点、経理業務そのものを外部委託してしまえば、社内教育にかかるリソースを削減できるうえ、経理業務のプロフェッショナルに処理を任せられる安心感もあります。

領収書の電子化には、法人カードの活用もおすすめです。法人カードは、追加カードとして従業員用のカードを発行できるため、部署ごとや従業員ごとにカードを持たせておくことで、経費の支払いをひとつにまとめられます。

また、法人カードは支出の管理が楽になる点も大きなメリットです。紙の領収書で支出を管理するときは、お金の流れが見えにくかったり、支出の推移が分かりにくかったりなど、不便を感じることが多く見られます。しかし、法人カードでは管理画面上ですぐに利用明細を確認できるため、「今日誰がどんな支出に対してカードを利用したか」「先月に比べて支出はどのように推移しているか」といったことを一目で確認できます。

法人カードを導入すれば、社内のお金の流れをデジタル化でき、経費精算業務の改善・自動化につなげることができます。経費精算システムとの連携が容易な三井住友コーポレートカードの導入が、経理業務のデジタル化の第一歩としておすすめです。

加えて、オンライン決済中心のご利用なら、プラスチックカードが発行されないパーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる推進につながるでしょう。パーチェシングカードはオンライン決済に利便性が高く、最近では「クラウドサービス利用料を支払う」「オンラインショッピングで消耗品を購入する際に使う」といった利用が増えています。

パーチェシングカードは、経理側がカード単位や契約単位で利用先を限定することができます。それによって経理側が支払いをコントロールできるので「支払いのデジタル化」が進み、経理業務の一層の効率化が図れます。そうすることで、経理の本来の業務である「経営管理のためのデータ整備」「経済的な経営課題の経営者への発信」が可能になるのです。

また、カード決済なので利用した時点ですぐさま利用内容が把握でき、しかもデータ化されているので間違った処理をしてしまうことがありません。三井住友カードの「マンスリークリア方式」によって、予算管理がしやすく月初でもすぐにカードを使用できるのも便利なポイントです。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法を受けて、現在多くの企業が領収書の電子化に取り組んでいます。領収書の電子化は法律への対応だけでなく、業務効率化やコスト削減など企業にとってもメリットの多い取り組みです。

社内の生産性を向上させるためにも、ぜひ経費精算システムや法人カードを活用しながら、領収書の電子化に取り組んでみましょう。

領収書の電子化では、PDFファイルやExcelファイルでの発行・保存が挙げられます。また、もともと紙で発行された領収書でも、スキャナで読み込んでファイル化したりスマートフォンで撮影したりすることによって電子データ化することができます。

領収書を電子化することで、経理業務におけるデータ処理が効率化されます。また、紙の領収書を保存しておく必要がないため、管理にかかるコストを削減できます。そのほかにも「データを簡単に検索できる」「データの真実性が確保できる」「印紙税が不要になる」など多くのメリットがあります。

領収書の電子化を進めるためには、経費精算システムや法人カードの導入が便利です。特に、従業員の立替払いが多い企業では、法人カードで決済することで経理部門の業務負担を軽減できる効果があります。また、アウトソーシングサービスを利用して経理業務を外部へ委託してしまうこともひとつの方法です。