経費精算のルール（規定）とは？

企業内で経費の取り扱いを明確にするための社内規定のひとつです。この規定には、経費として認められる項目や上限金額、申請手続きの方法、承認フローなどが明文化されています。

経費精算のルールによって、従業員と会社双方にとって透明性が高く、公正な経費精算の実現が期待できます。

経費精算ルールが必要な理由

経費精算ルールの設置は法律で義務づけられたものではありませんが、社内の業務を運営していくうえで重要な役割があります。まずは、経費精算ルールが必要な理由を解説しましょう。

社員の業務効率化

ルールに沿った形式で経費が申請されるようになることで、申請時の迷いややり直しが減少するため、経理担当者の負担軽減だけでなく、社員全体の業務効率化につながります。

申請可能な経費の範囲や上限金額が明確になると、不要な問い合わせや修正作業が削減されます。さらに、統一されたフォーマットを使用すると、申請作業の時間短縮にもつながります。

結果として、社内全体の生産性向上に役立つといえるでしょう。

ムダな経費の削減

明確な基準があれば、社員は経費として認められる範囲を理解し、不必要な支出を抑えられるようになります。

例えば、出張時の宿泊費の上限設定や、交通費は原則として最安ルートにする、といったルールがあれば、過剰な支出の抑制が可能です。また、接待費や備品購入の基準が明確であれば、業務に直接関係のない経費の申請も防止できます。

適切なルールが明確化されていれば、会社全体の経費削減につながり、結果として利益率の向上にも寄与するでしょう。

不正受給の防止

領収書の提出を義務づけたり、一定金額以上の経費に対して上司の承認を必要としたりといったしくみの導入は、架空の経費請求や水増し請求といった不正防止に有効といえるでしょう。

このように、策定した経費精算ルールを運用することで、経費の不正受給リスクを大幅に軽減し、会社の財務健全性を保てます。

法的リスクの軽減

ルールがなかったばかりに不適切な経費を支払った結果、会社が脱税などの疑いをかけられ、追徴課税や重加算税の対象となるリスクがあります。

経費精算のルールを遵守していくと、ルール外の項目を経費として支払ったり、実際の金額を水増しして請求したりするようなケースを防止できます。

経費精算のルールは、会社が法令遵守を徹底するうえで重要な役割を果たすのです。

節税対策の実現

例えば、交際費は基本的に法人税の課税対象ですが、飲食にかかる費用の一部については非課税です。そこで、交際費規定によって非課税対象となる部分を明確にできると、節税につながります。また、出張費規定で日当を定額支給とすれば、実費精算よりも税務上有利になる場合があります。

このように、適切な経費精算ルールの設定は、会社の税負担の軽減と経費の適正化の両立が期待できるのです。

社員間の公平性維持

ルールによって経費精算の基準が統一され、部署や役職、承認者によって差が生まれないため、社員間の公平性維持にも役立つでしょう。

もしも営業部だけが交際費を自由に使えたり、上司の判断で経費の承認基準が変わったりしたら、社員は不公平感や不満を感じてしまうでしょう。

すべての社員が同じルールによって経費精算することで、不公平感を解消できるだけでなくモチベーションアップにもつなげられるのです。

経費精算ルールに必要な項目

経費精算のルールの作成には、過不足のない項目の設定が大切です。ここからは、経費精算のルールに盛り込む項目について確認していきましょう。

経費の基準

経費精算ルールには「何が経費として認められるのか」を明確に定義する必要があります。社員が経費精算をする際に、適切に判断できるようにするためです。

例えば「会議費」として認められる範囲を、会議中の飲食代や会場費に限定するのか、会議前後の移動費や資料作成費なども含めるのかを具体的に定める必要があります。

また、「交際費」についても、接待の目的や相手先との関係性、上限額などを明確に規定すると、不適切な経費申請がなくなり、スムーズな経費精算を実現できます。

経費の上限金額や適用範囲

経費精算ルールでは、それぞれの経費項目における上限金額を明確に設定する必要があります。経費の使い過ぎを防ぎ、予算内での適切な支出を促すためです。
日当や宿泊費、交際費などに上限額を設けると、過剰な支出を抑制し、財務管理を効率化できます。

また同時に、適用範囲についても明確に定める必要があります。正社員のほか、アルバイトや契約社員にも適用するのかだけでなく、交通費や出張費など、どの種類の経費が対象となるのかも具体的に示す必要があるでしょう。

このように、経費の上限金額と適用範囲を詳細に規定すると、経費管理の透明性が高まり、社員の理解も得やすくなります。

申請期限

経費精算業務をスムーズに進め、締め処理を遅延させないために、明確な申請期限を設定することも重要です。

例えば「経費発生月の翌月5日まで」や「出張終了後2週間以内」といった具体的な期限を設けると、従業員の申請漏れを防止できるでしょう。

さらに、申請期限を過ぎた場合の対応も明確にしておくべきです。「期限超過の場合は上長の承認が必要」などのようなルールを設けておくと、例外的な状況にも対応できます。

適切な申請期限と例外対応の設定をすることで、円滑な経費精算プロセスを実現できます。

領収書がない場合の対策

経費精算のルールには、領収書がない場合の対策も忘れずに入れておきましょう。領収書は経費精算の際の重要な証拠書類となりますが、電車やバスといった交通費など、領収書を取得できないケースや紛失してしまうケースも考えられるためです。このような場合に備え、ルール内で代替可能な書類や対応を明確化しておくことが重要です。

例として、交通費については利用区間や金額を記載した申請書の提出を義務づけたり、慶弔費は社内で定めた金額表に基づいて処理したりするなどの方法が考えられます。

また、領収書を紛失した場合は使用日時や目的、金額などを記載した書面を作成し、上長の承認を得るといったルールの策定などが対策となるでしょう。

経費精算ルールをスムーズに運用するためには？

策定した経費精算のルールは、継続的に運用されなければ意味がありません。経費精算のルールをスムーズに運用するためのポイントを解説します。

• ルールを周知する
• 使いやすいフォーマットやテンプレートを用意する
• マニュアルなどを準備する
• 自己決済を禁止する
• 例外を禁止する

ルールを周知する

経費精算のルールを効果的に運用するには、全社員への周知が不可欠です。ルールが浸透していないと、社員の混乱や誤認による運用ミスが生じる恐れがあるからです。

周知方法としては、社内研修の実施が効果的です。新入社員研修や定期的な全体会議でルールの説明時間を設けることで、理解を深められるでしょう。
また、イントラネットやクラウドストレージにルールを掲載し、社員がいつでも確認できる環境を整備する施策も有効です。

ルールを周知徹底することにより、経費精算の適正化と業務効率の向上を図れます。

使いやすいフォーマットやテンプレートを用意する

スムーズな経費精算の運用には、報告書や精算書の使いやすくてわかりやすいフォーマット、テンプレートの利用をおすすめします。自社の経費精算の実態に合ったフォーマットやテンプレートがあれば、申請や確認作業が効率化されるからです。

よく使う経費項目をあらかじめ記載しておいたり、計算式を組み込んだエクセルシートを作成したりすることで、入力ミスを減らせます。また、領収書の添付欄を設けるなど、必要な情報を漏れなく記入できる工夫も有効といえるでしょう。

このように使いやすいフォーマットやテンプレートを整備することで、経費精算プロセス全体の効率化と正確性の向上が期待できます。

マニュアルなどを準備する

経費精算ルールの運用には、詳細なマニュアルの準備が役立ちます。マニュアルがあれば社員の理解が深まり、経理部門の負担も軽減されるからです。

申請方法の流れを図表などで表したり、フォーマットの記入例を示したりすることで、誰でも簡単に正確な申請ができるようになります。
また、よくある質問とその回答をまとめたFAQを用意すると、問い合わせの減少にもつながるでしょう。さらに、このようなマニュアルは業務の引き継ぎをスムーズにする効果もあります。

経費精算のマニュアルは、精算業務のプロセス全体の効率化と正確性の向上、そして組織全体の生産性向上につながるのです。

自己決済を禁止する

自己決済とは、経費精算をする本人が自ら申請の承認まで行ってしまうことです。自己決済を許してしまうと、不正な経費精算が行われてしまうリスクが高まります。
例えば、実際には発生していない経費を申請したり、私的な飲食代を業務上の交際費として計上したりする恐れが考えられます。

そのため、必ず上司や経理担当者など申請者以外による承認プロセスを設ける必要があります。また、誰がどのレベルの金額までを承認できるのか、決裁権者の条件の明確化も重要です。

例外を禁止する

経費精算で決めたルールについては、一貫性と公平性を保つために例外を禁止するべきです。ある社員の特殊な経費を一度認めてしまうと、その後も同様の申請を断りにくくなり、ルールが形骸化してしまう恐れがあるからです。

例外を禁止するには「ルール外の経費は原則として認めない」という旨の文言を明記し、やむを得ない場合は経営層の承認を必要とするといった厳格な手続きを設けるべきです。

例外の禁止によって経費精算の透明性が高まり、不公平感や不正の防止にもつながるでしょう。

【科目別】経費精算ルール作成のポイントと注意点

経費精算のルール作りでは、科目ごとにポイントや注意点があります。ここでは、交通費、出張費、交際費のルールについてみてみましょう。

交通費規定

交通費規定を作成する際は、移動手段ごとに明確な基準を設けなければなりません。

電車やバスの利用では、区間の最安値を適用するルールを定めましょう。
タクシーについては、「最寄り駅から一定距離（例：3km）以上離れている場合のみ認める」などといった具体的な条件を設定します。自家用車の使用では、1kmあたりのガソリン代を定めるのが一般的です。

出張費規定

出張費規定の作成では、まず「出張」の定義を明らかにする必要があります。日帰り、短期、長期など期間ごとに基準を設けましょう。日帰りの場合、多くの会社で「片道100km以上の移動」のような基準が設けられています。

日当や宿泊費の金額は、役職に応じて適切に設定し、上限を定めることもおすすめです。また、食事代の扱いや仮払いのルールも明記しましょう。

出張手続きについては、事前申請と承認の流れ、旅費精算書の提出など具体的に規定します。さらに、出張中のトラブルや予定変更時の対応についても記載しておくと、社員の安心感につながります。

交際費規定

交際費規定を作成する際は、金額の上限設定と、詳細な報告書作成の義務化が重要です。部署や役職ごとに月間・年間の上限金額を定め、不必要な支出を抑制しましょう。

報告書に記載した方がよい内容は、飲食した年月日、参加者の氏名と所属、人数、飲食店の名称と所在地などが挙げられます。報告書のフォーマットを用意し、必要事項の漏れを防ぎましょう。

経費精算の効率化には法人カードがおすすめ！

これまでの説明から、経費精算業務をルールに沿って適正に運用していくのは簡単ではないと、不安を感じる人もいるかもしれません。

しかしそんな不安の解決策のひとつとして、経費精算に法人カードを活用する方法があります。法人カードの活用で経費精算が楽になる理由を解説します。

支払いの引き落とし口座が一本化される

法人カードを導入する大きなメリットのひとつに、経費精算の効率化が挙げられます。法人カードでは支払いが法人口座からの引き落としに一本化されるため、従業員が個々に経費を立て替える必要がなくなります。

従業員が立て替えた経費を精算する場合、従来のような領収書の提出や精算処理では、多くの手間と時間がかかります。しかし法人カードを利用すれば、これらの煩雑な作業を大幅に削減できます。

また支払いの一元管理により、経費の把握や予算管理も容易になります。結果として、経理担当者の負担軽減と、より正確な経費管理が実現できるでしょう。

経費精算システムと連携できる

経費精算システムと連携可能な法人カードを導入すると、経理業務の大幅な効率化が図れます。

例えば三井住友カードの「カード利用データの連携サービス」では、主要な経費精算システムに、利用明細を自動で取り込むことができます。この機能によって経費精算申請時の利用日や金額、支払い先の相違を防止でき、入力ミスも軽減できます。また、申請の遅れや漏れも解消されるため、経理部門の負担が大幅に軽減されるでしょう。

経費精算の効率化に貢献！三井住友カードのおすすめ法人カード

三井住友カードの法人カードは、経費精算ルールを運用しながら効率的・簡略的な経理精算を可能にします。導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務や、経費精算システムとの連携による入力業務を削減します。また、法人カード利用明細データは経費精算システムと自動連携できるため、経費精算申請時の「利用日相違」「金額相違」「支払い先相違」も防止でき、経費精算業務の効率化が図れます。

経費精算の効率化やルール運用にも貢献する三井住友コーポレートカード、三井住友パーチェシングカードをご紹介します。

大企業におすすめ！三井住友コーポレートカード

カード使用者が多い大企業向けの法人カードです。出張費や交際費などを「会社全体」「部事業所別」「個人別」の3段階に分類し、経費予算管理を簡素化できます。また、旅行傷害保険が付帯されており、ゴールドカードでは全国の主要空港ラウンジをご利用いただけます。

オンライン決済におすすめ！三井住友パーチェシングカード

企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードで、特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクもありません。

ポイントを踏まえて経費精算のルールを整備しよう

経費精算のルールの明文化は業務効率化、不正防止、法的リスク軽減など多くのメリットをもたらします。適切なルール作りには経費の基準、上限金額、申請期限などの項目を盛り込み、使いやすいフォーマットやマニュアルの準備が必要です。

また、法人カードを活用することで、支払いの一元化や経費精算システムとの連携が実現し、経理業務の大幅な効率化を図れるようになるでしょう。

よくある質問

Q1．経費精算にはなぜルールが必要なのですか？

経費精算にルールが必要な理由は、ムダな経費削減、社員の業務効率化をはじめ、不正受給の防止や法的リスクの軽減、節税対策の実現、さらに社員間の公平性の維持といったさまざまなメリットがあるためです。経費精算の適切なルール策定は事業の運営に重要な役割を果たします。

詳しくは以下をご覧ください。

経費精算ルールが必要な理由

Q2．経費精算ルールはどのように運用すればよいですか？

経費精算のルールを効果的に運用するには、ルールの周知、使いやすいフォーマットやテンプレートの用意、マニュアルなどの準備、自己決済の禁止、例外の禁止が挙げられます。社員が経費精算のルールを理解し、遵守しやすいような環境整備が大切です。

詳しくは以下をご覧ください。

経費精算ルールをスムーズに運用するためには？

Q3．経費精算ルールを作成するうえで、どんな注意点がありますか？

経費精算ルールを作成する際には、まず、各科目（交通費、出張費、交際費など）について明確な基準を設定することが重要です。次に、役職や状況に応じた適切な上限金額を定めましょう。また、詳細な報告書の提出を義務づけ、必要事項を漏れなく記載できるフォーマットを利用することで、公平で効率的な経費管理が可能になります。

詳しくは以下をご覧ください。

【科目別】経費精算ルール作成のポイントと注意点

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• ※2024年12月時点の情報のため、最新の情報ではない可能性があります。