出張費とは？旅費交通費との違いから精算フローまでわかりやすく解説

出張費は、出張先に向かうための新幹線、飛行機、出張先で移動の際に使うバス・タクシー代などの交通費や、現地宿泊にかかる宿泊費、食事代、取引先への接待費のほか、従業員に支給する出張手当も含まれます。

出張費とよく似た言葉に「旅費交通費」があります。

出張費は、出張にかかる費用全体を示す言葉です。一方、旅費交通費は、出張にかかる旅費や交通費を処理する際の勘定科目です。出張先に向かうための新幹線、飛行機などの交通費や、出張先で移動の際に使うバス・タクシー代がこれに含まれます。

勘定科目には「交通費」もありますが、これは従業員に支給する通勤手当や、近隣の取引先への訪問にかかる電車代・タクシー代などを処理する際に使われるもので、出張の際の交通費とは分けて考えます。

企業によっては、出張をした従業員に対して「出張手当」を支給しているところがあります。出張手当とは、出張に伴う諸雑費への補てんや肉体的・精神的な疲労をねぎらうための手当で、通常の給与や精算経費と別に支払われる金銭です。

出張手当は出張費の一部ですが、交通費や宿泊費のように実費で精算する費用とは違い、「1日◯◯円」というように社内規程に従って一律で支給されることが一般的です。使途について特に報告する義務はありません。

日本国内の出張費の一般的な相場は、宿泊費が8,000から9,000円、出張手当が1日あたり2,000から3,000円だといわれています。

宿泊費は出張の時期や曜日、出張先の混雑具合によっても変わってきます。たとえ同じ場所に出張するとしても価格が変動していること、利用者が多く宿泊できないことがあるので、注意しましょう。旅行会社や鉄道会社が提供する宿泊費と交通費がセットになった「ビジネスパック」「ビジネスプラン」を使えば、費用をもっと安く抑えられることもあります。

出張手当については、役職に応じて金額が異なる場合もあり、企業によってさまざまです。法律で義務付けられたものではないため、中には出張手当を支給していない企業もあります。

まず、従業員から上長あてに出張へ行く旨の申請書を提出します。申請書の書式は企業によって異なりますが、日程や出張の目的、交通手段、費用の見通しなどの記載が求められます。

出張費を仮払いで対応する場合は、あらかじめ提出した申請書に従って経理部門より仮払い手続きが行われます。従業員は、その仮払金によって現地での宿泊費や接待費を支払います。

また、総務部や営業アシスタントが出張申請に応じて手配を代行し、交通費や宿泊費の精算を事前に行ってくれる企業もあります。すでに必要な精算が済んでいるので、従業員は出張の際の基本的な移動や宿泊に関する支払いを行う必要がなくなり、負担が軽減できます。ただし、その場合でも宿泊費の領収書は入手しておきましょう。また、食事代や接待費は別途かかります。

出張を終えた後は、「出張旅費明細書」および「出張旅費精算書」を提出します。仮払金で対応した場合は差額の報告、立替え払いで対応した場合は経費精算の申請を行いましょう。その際、領収書など証憑類の提出を忘れないようにしましょう。

また、事前に提出した申請書の内容と実際にかかった費用が大きく異なる際は、その理由を記載することも求められます。そのような想定外の費用が発生するのであれば、可能な限り事前に連絡して承諾を取っておくとよいでしょう。

出張にかかった費用を項目ごとに記載する報告書です。これに領収書など証憑類を添付して提出することが一般的で、これを基に出張費の精算が行われます。出張旅費明細書は出張後に出張旅費精算書と一緒に提出しますが、企業によっては2種類の書類が1枚にまとめられている場合もあります。

提出した報告書や領収書が確認された後、最後に出張費の精算が行われます。仮払金で対応した場合は、従業員から経理部門へその差額分を返金・補てんすることによって精算が完了します。なお、従業員による立替え払いで対応した費用は、提出した報告書・領収書に基づいて実費が返金されます。

仮払金と立替え払いのどちらで対応するかは、社内規程や出張費の金額によっても異なります。出張の申請を行う際に確認しておくとよいでしょう。

出張費3万円を仮払金で支給する場合の例

出張後に5,000円の剰余金が経理部門に返金された場合の例

仮払金があまった場合は従業員より返金を受け取ります。その際は、実際に旅費交通費として使用した経費と、あまって返金された費用を別々に記帳してください。逆に仮払金が少なかった場合は、足りなかった分を追加で支給することになります。

交際費3万円を立替え、出張後に精算する場合の例

旅費交通費の会計処理については、度々制度改正が実施されています。そのため、企業の経理担当者は最新制度に関する理解を深め、正しい取り扱いを行わなければなりません。

特に、2023年10月1日（日）から施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、多くの企業に関わる制度改正が行われました。インボイス制度では、消費税額控除を受けるためには、「適格請求書」や帳簿を保存する必要があり、これまで消費税額控除が受けられた旅費交通費も対象とならない可能性があります。

例えば、従業員が出張先で乗った個人タクシーが「適格請求書発行事業者」ではなかった場合、インボイスの発行ができないため、企業は消費税額控除を行うことができません。

旅費規程に定められた範囲内の金額であれば、特例を活用して消費税額控除を受けられる可能性があるものの、スムーズに会計処理を行うためには社内の旅費規程の見直しを検討することも必要でしょう。

出張費の精算の流れは、海外出張についても同様です。海外出張の場合は外貨で支払うものが多いため、その会計処理に注意しなければなりません。

外貨で支払ったものについては、原則支払い日時点での為替レートで精算する必要があります。為替レートは日々変動していますので、支払い日時点での為替レートをしっかりと記録に残しておきましょう。また、クレジットカードで支払った場合は、適用される為替レートが領収書に記載されていることが一般的です。領収書は帰国後の経費精算に必要となりますので、必ず保管しておいてください。

なお、領収書を受け取った時は、「必要な事項が記載されているか」「内容に誤りがないか」ということを必ずその場で確認するようにしましょう。もし内容が不十分な場合は再発行を依頼しなければならないので、領収書に記載される一般的な英単語を事前に確認しておくと安心です。

出張費の精算は、従業員・経理部署どちらにも課題があります。特に従業員の出張の多い企業は、その課題が業務効率化を阻む要因となっていることもあるかもしれません。ここからは、出張費の精算における課題を確認していきましょう。

出張費を立替え払いで対応している企業では、従業員の金銭的な負担が大きいという課題があります。

出張費は、ほかの経費とは違って1回あたりの金額が高額になることも珍しくありません。もし1回あたり3万円を立替える出張が月に3回あればどうでしょうか。従業員の負担は計9万円にもなり、「経費精算が完了するまで生活費が厳しい」ということにもなりかねません。

従業員への立替え払いの負担の大きさを懸念して、事前の仮払金で出張費の対応をする企業もあります。

仮払金は従業員に費用の負担をかける心配はないものの、事前の払い出しや出張後の精算などの経理処理が立替え払いよりも複雑で手間がかかります。また、支店や部署ごとに仮払金申請の基準や申請書の記載方法、承認フローが異なるなど、社内の混乱や余分な手間が発生しやすくなります。

出張費の精算では、不正な申請が行われるリスクもあります。例えば、実際には行っていない出張の費用を請求する「カラ出張」や「経費、特に接待費の水増し」といったことが考えられるでしょう。費用を出張の前に概算で渡すことになる仮払金の場合は、特に注意が必要です。

経理部署ではこうした経費の不正利用を防ぎ適切な経費処理を行うため、従業員から受け取った報告書や領収書をひとつずつチェックしなければなりません。出張の多い企業では、経理部署での事務負担が大きくなる懸念があります。

出張費などの経費精算業務の課題を解決するためには、経費精算システムの導入や、法人カードの活用が有効です。それぞれどのような効果があるのか紹介していきましょう。

経費精算システムとは、経費精算にかかる申請書の作成や承認手続き、返金処理などを効率化するシステムです。パソコンだけでなくスマートフォンからも申請手続きが行えるため、「出張中の移動時間を利用して経費精算申請を行う」といったことも可能です。これまで帰社後に紙で申請書を作成していた時間が短縮できるので、その分の時間を本来の業務にあてられるメリットがあります。

また、経費精算システムでは、経費使用の承認や差し戻しの手続きが簡潔に行えることから、経理担当者にとっても業務効率化の効果が得られます。

経費精算業務の効率化には、経費精算・経理業務のアウトソーシングサービスを利用することも有効です。最近ではバックオフィスの業務を外部へ委託する企業も増えており、経理業務についても例外ではありません。人手不足に悩む企業にとっては、外部の専門スタッフに委託することで社内での人的リソースを有効活用できるメリットがあります。

アウトソーシングサービスには「経理業務のすべてを委託する」「経費精算業務だけを委託する」などさまざまな選択肢がありますので、自社の状況に合わせて検討してみるとよいでしょう。

経費精算業務の効率化には、法人カードの活用も有効な手段です。出張費を可能な限り法人カードで決済すれば、仮払金や立替え払いなどの経費処理が省略できると同時に、特に立替え払いにおいて従業員に金銭的な負担をかけなくて済みます。また、法人カードは部署ごとや従業員ごとに追加カードを発行できるため、必要に応じてカードを付与するといった柔軟な運用が可能です。

また、法人カードの活用により支払いが一本化されることで、経理担当者の業務が効率化される期待もあります。これまで1件1件お振込みや現金払いで対応していた事務負担が軽減されるため、その分ほかの経理業務に時間を割けるようになります。

社員に法人カードを渡してカード決済を行うことで、出張時における仮払いや立替えの精算が不要になります。経費が適切な使途で使われているかも、ほぼリアルタイムで確認できます。それによって、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務を効率化することができます。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。

交通費や宿泊費などの出張費は、仮払金や立替え払いで精算を行います。しかし、これらの精算業務は従業員・経理部署双方の事務負担になることも多く、業務効率化を阻む要因のひとつにもなっています。

出張費の精算にかかる業務を効率化するためには、ぜひ経費精算システムの導入や法人カードの活用を検討してみましょう。

出張費とは「出張にかかる費用の総称」で、出張先に向かう新幹線、飛行機などの交通費や、現地宿泊にかかる宿泊費、取引先への接待費、従業員に支給する出張手当などが挙げられます。

出張費を立替え払いで対応している企業では、従業員の金銭的な負担が大きい懸念があります。また、仮払金で対応している企業では、不正な支出に使われる可能性があります。いずれの場合も、処理にかかる事務負担や小口現金の管理といった課題が挙げられます。

出張費の精算業務を効率化するためには、法人カードの活用が有効です。法人カードでは支払いが一本化されることに加えて、従業員に金銭的な負担をかけないメリットがあります。ほかにも、経費精算システムの導入や、業務のアウトソーシングサービスの利用も有効な方法です。