管理者のメリット

給与明細を紙で発行する場合、管理者の大きな悩みとなるのが「発行にかかるコストと事務負担」です。

毎月従業員分の給与明細を準備するのは、相当の手間がかかるうえにコストも発生します。それぞれ封筒に入れたり、郵送したりするとなればなおさらでしょう。

その点、給与明細が電子化されると発行にかかる事務作業が大幅に軽減されるうえ、印刷代や封筒代などのコストも削減できます。

また、最近ではリモートワークを導入する企業も増えており、「なかなか従業員に給与明細を手渡すタイミングがない」と悩みを抱えているところもあるかもしれません。給与明細の電子化は、対面する機会が少ない従業員に交付しやすいのも大きなメリットです。

従業員のメリット

一方、従業員にとっては給与明細の管理やアクセスが楽になるメリットがあります。

紙で給与明細を受け取る場合、注意深く管理していても紛失や誤廃棄のリスクをゼロにすることはできません。一度なくしてしまうと、過去の明細が見られなくなる点も大きなネックです。給与明細は大切な個人情報なので、紛失によって「誰かに見られたらどうしよう」という心配もあるでしょう。

その点、給与明細が電子化されると紛失や誤廃棄のリスクがないうえに、過去のデータも一元管理できる利便性があります。電子データはPCやスマホ、タブレットなどでアクセスできるので、紙に比べて閲覧手段が増えるのも嬉しいポイントです。

管理者のデメリット

給与明細を電子化するにあたって、専用のツールを導入する必要があります。ツールの導入には初期費用や利用料金がかかるため、コストが負担になることがあるかもしれません。

ただし、紙での交付を廃止することで一定の経費削減が期待できるため、長期的な視点で見てどちらのメリットが大きいか検討してみるとよいでしょう。

また、給与明細の電子化にあたって、情報漏洩も気になるポイントです。インターネット上で給与明細を交付する場合、ハッキングやパスワード漏洩によってデータが流出してしまうリスクがあります。メールで交付する場合は、ほかの人へ誤送信してしまう可能性もあるでしょう。

給与明細を電子化する際は、セキュリティ上の対策についても十分検討する必要があります。

従業員のデメリット

従業員の中には、「給料日に家族に給与明細を渡す」ということが習慣になっている人もいるかもしれません。電子データでの交付は、紙に比べて家族と共有しにくいデメリットがあります。

結局電子データをプリントアウトして渡すことになれば、あまり電子化のメリットを感じられないでしょう。

また、使用するツールによっては「保存期間が〇年」などデータに閲覧制限がある場合があります。電子化によって給与明細の管理はしやすくなるものの、「すべてのデータを見られるわけではない」という点には注意が必要です。
「これまでの給与明細をすべて保管しておきたい」という場合は、自らPDFファイルで保管するなど工夫をするとよいでしょう。

給与明細のペーパーレス化ができる

給与明細を電子化することで、社内のペーパーレス化が実現できます。

紙で給与明細を発行する場合、従業員分の明細を印刷し、それぞれに配布する必要がありました。従業員が多い企業であれば、それだけで毎月大量の用紙を消費することになります。中には、「支社の従業員の給与明細もすべて本社で印刷する」という企業もあるかもしれません。

しかし、給与明細を電子化すれば、電子メールや社内LANを通じて交付するため、従来の紙の消費量を大きく削減することが可能です。

さらにペーパーレス化によって経費の削減が実現するだけでなく、従業員の業務効率の改善にもつながります。特に給与の締め日から支給日までの日数が短い場合には、給与担当者の業務負担が増加しやすいため、ペーパーレス化の効果もより一層高まるでしょう。

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給与計算のやり方を解説！計算方法で押さえておきたいポイントと流れが分かる

PCやスマホで給与明細を共有できる

給与明細の電子化により、PCやスマホで給与明細を共有できるようになります。

従来の紙での交付は、「外出の多い営業社員になかなか手渡しできない」、「ほかの人の明細を誤交付してしまうリスクがある」など、いくつものデメリットがありました。従業員側にとっても「紛失しないように注意しなければならない」など、手間を感じる面もあります。

その点、給与明細が電子化されると、従業員が各々メールやツールにアクセスすることで給与明細を確認できるようになります。中には、個人のスマホ・PCでアクセスできるものもあるため、時間や場所を問わず給与明細を確認することが可能です。

ほかの労務データと連携してDX化を推進できる

給与明細電子化のツールは、ほかの労務データと連携できることも大きな特徴です。

例えば、給与計算ソフトと連携すれば、各種手当てや社会保険料などの算出をソフトで行い、それを電子データ化できるようになります。

これまで担当者が手計算していた場合、多大な事務負担があるだけでなく、算出ミスのリスクも考えられました。しかし、給与計算ソフトと給与明細電子化のツールを導入すれば、給与の計算から明細の発行までをすべてDX化することが可能となります。

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Q1．給与明細電子化のメリットは？

管理者側は、従来での紙での発行に比べてコストと事務負担を削減できるメリットがあります。リモートワークで対面する機会が少ない従業員に交付しやすいのもメリットです。
また、従業員にとっても給与明細の管理が楽になるメリットがあります。PCやスマホ、タブレットで給与明細を確認できるので、紛失や誤廃棄の心配がありません。

詳しくは以下をご覧ください。
給与明細電子化のメリット

Q2．給与明細電子化のデメリットは？

管理者側は、ツールの導入にあたり費用負担が発生するデメリットがあります。インターネットを経由するという特性上、情報漏洩のリスクがあることも検討しなければなりません。
また、従業員にとっては給与明細を家族と共有しにくいデメリットがあります。ツールによっては「過去〇年分まで」など閲覧できるデータに制限がある点も注意が必要です。

詳しくは以下をご覧ください。
給与明細電子化のデメリット

Q3．給与明細電子化の条件や注意すべきことは？

給与明細電子化へ移行するにあたって、事前に従業員から同意を得る必要があります。同意が得られない場合は、これまでどおり紙の給与明細を交付する必要があるため、あらかじめ留意しておきましょう。
また、給与明細の電子データはパソコンなどの画面に表示できるもので、かつ印刷可能なものであることも条件とされています。

詳しくは以下をご覧ください。
給与明細電子化の条件や注意点

2023年7月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。