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給与明細電子化・電子給与明細導入のメリット

給与明細電子化・電子給与明細導入のメリット

毎月、給与支払い時に交付される「給与明細」ですが、紙ではなく電子媒体で交付されるケースも見られるようになりました。給与明細の電子化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。紙の給与明細との違いや、導入時に注意すべき点などについて解説していきます。

目次
給与明細とは?
給与明細の電子化の条件
給与明細電子化のメリット
給与明細電子化で気を付けたいポイント
給与明細の電子化について検討しよう
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給与明細とは?

給与明細の電子化について考える前に、改めて給与明細について考えてみましょう。
一般的な月給制の企業の場合は、月に1度、従業員に対して給与明細が発行されます。給与明細には、その月に支給される給与の総額と、実際に支給されることになる振込額が記載されています。
また、どのようにその金額が算出されたのかも給与明細を見ればわかります。基本給の額のほかにも、扶養手当や住宅手当、通勤手当、インセンティブ、残業代など、支給項目の詳細がしるされています。社会保険料、所得税、住民税、遅刻・欠勤控除など、支給額から控除される金額についても記載されるので、計算の根拠が明確です。さらに、給与支給日やその月の所定労働日数、所定労働時間、実際の勤務時間などについても給与明細によって示されます。
給与明細を発行することは、所得税法第231条1項に定められた企業の義務です。給与明細の作成が面倒だからといって、省略することはできません。

給与明細の電子化の条件

給与明細の電子化は、2006年の税制改正で認められ、2007年1月1日以後に交付する給与所得から合法となりました。ただし、電子化にはいくつかの条件があり、それらを満たすことが必要です。

・あらかじめ従業員が電子化に同意していること

電子化にあたっては、あらかじめ従業員が電子化に同意していなければなりません。同意書を作成して従業員に意思確認をするか、電子化されたシステム上で同意書を表示させて、同意するかどうかの意思表示を確認する方法もあります。

・映像として表示されていること

電子化された給与明細のデータが、PCのディスプレイなどに表示して確認できる必要があります。なお、文字がコード化されているなど、内容を判断できないデータだと、映像として表示されていることにはなりません。

・書面への印刷ができること

データ化された給与明細が、書面として印刷できなければなりません。

・従業員に電子交付した旨を通知すること

従業員に電子交付したことを通知する必要があります。通知の方法については、規定があるわけではございませんが、メールや書面、口頭などで従業員に通知しましょう。

・従業員からの請求があった場合は、書面により交付すること

従業員から書面での給与明細の交付請求があった場合は、すみやかに対応しなくてはなりません。

給与明細電子化のメリット

給与明細の電子化をすることで得られるメリットには、次のようなことがあります。

・コスト削減

給与明細を紙で発行する場合は、作成した明細を一人分ずつ印刷して、各従業員に正しく配布しなければなりません。また、個人情報ですから、ほかの人からは見えないよう、封筒などに入れて密封する必要もあるでしょう。これらの作業は業者に外注するケースもありますが、いずれにしても一定の労力が必要となり、人的コストがかかります。印刷に要するインク代や紙代、封筒代なども、毎月一定額が支出されることになります。また、郵送の場合は、切手代なども必要になります。
さらに、給与明細を配布するまでにどこに保管するのかといった問題もあります。本社で一括して給与計算を行っている場合、支社に対して給与明細を発送しなければならないケースもあるでしょう。

・配布ミスの防止

紙媒体で給与明細を配布した場合のリスクに、配布ミスがあります。給与明細は非常にデリケートな個人情報ですから、ほかの従業員に誤って渡してしまうようなことは絶対に避けなければいけません。一方、電子交付の場合、該当する社員だけがファイルを見られるようにしたり、メールアドレスと給与明細システムを紐付けしたりすることで、確実に該当する社員への交付ができるようになります。

・過去履歴を検索しやすい

給与明細を紙媒体で管理していると、過去の履歴を検索するのがたいへんな場合もあります。給与明細が電子化されていれば、そのような面倒はございません。従業員側からしても、過去の明細が電子化されていれば、気軽に履歴を閲覧できるでしょう。

給与明細電子化で気を付けたいポイント

給与明細の電子化において気を付けるべきポイントがあります。

・従業員から拒否されるケースがある

給与明細を電子化した場合、従業員から拒否されるケースがあります。給与明細が電子化されると、従業員が各自でメールや専用プログラム上などで給与明細を閲覧・印刷することになります。このようなシステム変更に難色を示した社員に対しては、これまでどおり、紙の給与明細を発行しなければなりません。

・ツールの導入が必要

給与明細を電子化するためには、そのための環境を整えなければいけません。ツールを導入する必要が出てきますので、そのためのコストがかかります。

給与明細の電子化について検討しよう

給与明細の電子化はメリットが大きいものの、移行時の注意点もあります。特に、従業員に対する周知とフォローに関しては、慎重に行う必要があるでしょう。
気軽に閲覧できる、必要に応じて印刷もできるなど、従業員にとってのメリットを十分に説明して了承を得ることが大切です。

2018年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

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監修:社会保険労務士法人日本人事 代表 山本喜一
監修:社会保険労務士法人日本人事代表 山本喜一

社会保険労務士、精神保健福祉士。弁護士をはじめ他士業との連携が得意。上場支援、問題社員などの対応を行っている。近年はメンタルヘルス不調者対応に力を入れる。著書『企業のうつ病対策ハンドブック』『就業規則の見直しと運用の実務』『労務管理の原則と例外』など。

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