人事
給与明細電子化とは?メリットとデメリット、導入方法や注意点をやさしく解説
服部大税理士事務所/合同会社ゆとりびと 代表社員。2020年2月、30歳のときに名古屋市内にて税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界の若手税理士として、税務顧問だけでなく、スポット税務相談やクラウド会計導入支援など、経営者を幅広く支援できるように奮闘中。執筆や監修業務も力を入れており、「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。
【保有資格】税理士、中小企業診断士
服部大税理士事務所/合同会社ゆとりびと
毎月、給与支払い時に交付される「給与明細」ですが、紙ではなく電子媒体で交付されるケースも見られるようになりました。給与明細の電子化には、管理者・従業員それぞれにどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、給与明細電子化のメリット・デメリット、導入の条件や流れについて解説していきます。
- 目次
- 給与明細電子化とは?
- 給与明細電子化のメリット
- 給与明細電子化のデメリット
- 給与明細の電子化で実現できること
- 給与明細電子化の条件や注意点
- 給与明細電子化の導入手順
- 導入ツールのお支払いには、法人カードがおすすめ!
- 三井住友カードのおすすめの法人カード
- 給与明細の電子化について検討しよう
- よくある質問
特典を受けるには、一定の条件がございます。お申し込み前に必ず、[キャンペーン詳細]をご確認ください。
給与明細電子化とは?
給与明細電子化とは、従業員へ発行する給与明細を電子データ化することです。電子給与とも呼ばれています。従来、給与明細は紙で発行されることが一般的でしたが、近年は電子化に移行する企業も増えてきました。
電子データの交付方法は、主に次の3つの方法が挙げられます。
- 電子メールによる交付
- 社内LAN・WANやインターネットなどによる交付
- CDなどの媒体による交付
一般的には、電子メールや社内LAN上のツールで交付する方法が多いようです。
給与明細電子化のメリット
給与明細電子化には、管理者側・従業員側それぞれにメリットがあります。
管理者のメリット
給与明細を紙で発行する場合、管理者の大きな悩みとなるのが「発行にかかるコストと事務負担」です。
毎月従業員分の給与明細を準備するのは、相当の手間がかかるうえにコストも発生します。それぞれ封筒に入れたり、郵送したりするとなればなおさらでしょう。
その点、給与明細が電子化されると発行にかかる事務作業が大幅に軽減されるうえ、印刷代や封筒代などのコストも削減できます。
また、最近ではリモートワークを導入する企業も増えており、「なかなか従業員に給与明細を手渡すタイミングがない」と悩みを抱えているところもあるかもしれません。給与明細の電子化は、対面する機会が少ない従業員に交付しやすいのも大きなメリットです。
従業員のメリット
一方、従業員にとっては給与明細の管理やアクセスが楽になるメリットがあります。
紙で給与明細を受け取る場合、注意深く管理していても紛失や誤廃棄のリスクをゼロにすることはできません。一度なくしてしまうと、過去の明細が見られなくなる点も大きなネックです。給与明細は大切な個人情報なので、紛失によって「誰かに見られたらどうしよう」という心配もあるでしょう。
その点、給与明細が電子化されると紛失や誤廃棄のリスクがないうえに、過去のデータも一元管理できる利便性があります。電子データはPCやスマホ、タブレットなどでアクセスできるので、紙に比べて閲覧手段が増えるのも嬉しいポイントです。
給与明細電子化のデメリット
給与明細の電子化には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。導入前にあらかじめ確認しておきましょう。
管理者のデメリット
給与明細を電子化するにあたって、専用のツールを導入する必要があります。ツールの導入には初期費用や利用料金がかかるため、コストが負担になることがあるかもしれません。
ただし、紙での交付を廃止することで一定の経費削減が期待できるため、長期的な視点で見てどちらのメリットが大きいか検討してみるとよいでしょう。
また、給与明細の電子化にあたって、情報漏洩も気になるポイントです。インターネット上で給与明細を交付する場合、ハッキングやパスワード漏洩によってデータが流出してしまうリスクがあります。メールで交付する場合は、ほかの人へ誤送信してしまう可能性もあるでしょう。
給与明細を電子化する際は、セキュリティ上の対策についても十分検討する必要があります。
従業員のデメリット
従業員の中には、「給料日に家族に給与明細を渡す」ということが習慣になっている人もいるかもしれません。電子データでの交付は、紙に比べて家族と共有しにくいデメリットがあります。
結局電子データをプリントアウトして渡すことになれば、あまり電子化のメリットを感じられないでしょう。
また、使用するツールによっては「保存期間が〇年」などデータに閲覧制限がある場合があります。電子化によって給与明細の管理はしやすくなるものの、「すべてのデータを見られるわけではない」という点には注意が必要です。
「これまでの給与明細をすべて保管しておきたい」という場合は、自らPDFファイルで保管するなど工夫をするとよいでしょう。
給与明細の電子化で実現できること
給与明細を電子化することで、具体的にどのようなことが実現できるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
給与明細のペーパーレス化ができる
給与明細を電子化することで、社内のペーパーレス化が実現できます。
紙で給与明細を発行する場合、従業員分の明細を印刷し、それぞれに配布する必要がありました。従業員が多い企業であれば、それだけで毎月大量の用紙を消費することになります。中には、「支社の従業員の給与明細もすべて本社で印刷する」という企業もあるかもしれません。
しかし、給与明細を電子化すれば、電子メールや社内LANを通じて交付するため、従来の紙の消費量を大きく削減することが可能です。
さらにペーパーレス化によって経費の削減が実現するだけでなく、従業員の業務効率の改善にもつながります。特に給与の締め日から支給日までの日数が短い場合には、給与担当者の業務負担が増加しやすいため、ペーパーレス化の効果もより一層高まるでしょう。
PCやスマホで給与明細を共有できる
給与明細の電子化により、PCやスマホで給与明細を共有できるようになります。
従来の紙での交付は、「外出の多い営業社員になかなか手渡しできない」、「ほかの人の明細を誤交付してしまうリスクがある」など、いくつものデメリットがありました。従業員側にとっても「紛失しないように注意しなければならない」など、手間を感じる面もあります。
その点、給与明細が電子化されると、従業員が各々メールやツールにアクセスすることで給与明細を確認できるようになります。中には、個人のスマホ・PCでアクセスできるものもあるため、時間や場所を問わず給与明細を確認することが可能です。
ほかの労務データと連携してDX化を推進できる
給与明細電子化のツールは、ほかの労務データと連携できることも大きな特徴です。
例えば、給与計算ソフトと連携すれば、各種手当てや社会保険料などの算出をソフトで行い、それを電子データ化できるようになります。
これまで担当者が手計算していた場合、多大な事務負担があるだけでなく、算出ミスのリスクも考えられました。しかし、給与計算ソフトと給与明細電子化のツールを導入すれば、給与の計算から明細の発行までをすべてDX化することが可能となります。
給与明細電子化の条件や注意点
給与明細電子化へ移行する場合、次の条件を満たす必要があります。
- あらかじめ従業員が電子化に同意していること
- 映像として表示されていること
- 書面への印刷ができること
- 従業員に電子交付した旨を通知すること
- 従業員からの請求があった場合は、書面により交付すること
給与明細電子化へ移行する際は、あらかじめ従業員からその旨の同意を得なければなりません。同意書については、書面もしくは電子システムでの作成が認められています。
ただし、給与明細電子化に同意しない従業員がいる場合や、何らかの理由で書面での交付を求められた場合は、これまでどおり紙での交付を行いましょう。
また、給与明細の電子データはパソコンなどの画面に表示できるもので、かつ印刷可能なものであることが必要です。これは、従業員がすぐに給与明細を確認できるようにするためです。
給与明細の交付が一方的とならないよう、データを交付した際は従業員へ通知することも条件となっています。
給与明細電子化の導入手順
給与明細の電子化は、次の手順に沿って導入を進めます。
- 従業員へ給与明細電子化の同意を得る
- 導入するツールの選定
- セキュリティ対策の構築
- 給与明細電子化へ移行
前述のとおり、給与明細の電子化には従業員の同意が必要です。後からトラブルが起こることを防ぐためにも、丁寧な説明を心がけましょう。
従業員の同意が得られたら、今後導入するツールを選定します。ツールによって初期費用や利用料金、サポート内容などが異なるため、自社のニーズに合ったものを選定してください。すでに給与計算ソフトや勤怠管理システムを導入している場合は、それらとの連携の可否も大切なポイントです。
また、給与明細の電子化にあたってセキュリティ対策も求められます。メールで交付する場合は誤送信を防ぐ手順の策定、クラウドやシステムを通じて交付する場合はパスワードの保管方法など、情報漏洩を防ぐための施策を構築しましょう。
導入ツールのお支払いには、法人カードがおすすめ!
給与明細電子化のツール導入には、初期費用や月額料金などいくつかのコストが発生します。ツールにかかる支払いは、法人カードの活用がおすすめです。
特に月額料金制のツールの場合、今後定期的に支払いが発生します。その都度振り込みで対応していれば、かえって事務負担が増えてしまうかもしれません。
月額料金の支払いに法人カードを利用すれば、振り込みの手間がかからないうえ、ほかの経費と一括管理することも可能です。より事務負担を軽減するためにも、ぜひ法人カードの活用を検討しましょう。
三井住友カードのおすすめの法人カード
給与明細電子化の導入ツールの支払いには、法人カードが便利です。ここでは、三井住友カードのおすすめの法人カードを2つご紹介します。
中小企業の経営者におすすめ!三井住友ビジネスパーチェシングカード
中小企業向けの、原板不発行型の法人カードです。
広告費・システム利用料への支払いにご活用いただくことで、精算業務の効率化にお役立ていただけます。
なお、三井住友ビジネスパーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクもありません。
年会費無料の購買専用カード
三井住友ビジネス
パーチェシングカード
年会費:永年無料
限度額:原則20~200万円
国際ブランド:
お申し込み対象:中小企業向け
年会費無料の購買専用カード
三井住友ビジネス
パーチェシングカード
- 年会費
- 国際ブランド
- 限度額
- お申し込み対象
- 永年無料
- 原則20~200万円
- 中小企業向け
おすすめポイント
経費精算システムへの
利用明細データ
連携が可能!
部署名義や
支払い科費目名義など
任意の名義で発行可能
複数枚発行可能な
ETCカード
大企業におすすめ!三井住友パーチェシングカード
企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードで、特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクもありません。
広告費やクラウド利用料等購買専用の不発行型カード!
三井住友パーチェシング
カード
年会費:1会員目 1,375円(税込)
以降1会員につき 440円(税込)
【上限】 33,000円(税込)
限度額:カードごとに設定
国際ブランド:
お申し込み対象:法人専用
年会費無料の購買専用カード
三井住友
パーチェシングカード
- 年会費
- 国際ブランド
- 限度額
お申し込み対象
- 1会員目 1,375円(税込)
以降1会員につき 440円(税込)
【上限】 33,000円(税込) - カードごとに設定
- 法人専用
おすすめポイント
利用額限度額を適切に
管理・設定が可能な
マンスリークリア方式
カード単位や
契約単位で
利用先を限定可能
部署名義や
支払い科費目名義など
任意の名義で発行可能
給与明細の電子化について検討しよう
給与明細電子化への移行は、導入コストの発生やセキュリティリスクへの懸念などがあり、良いことばかりではありません。しかし、紙での明細交付廃止によってコストや事務負担が軽減されることは、管理者・従業員のどちらにとっても嬉しいポイントです。ペーパーレス化の時代の流れを汲む目的でも、ぜひ給与明細の電子化について検討してみましょう。
よくある質問
Q1.給与明細電子化のメリットは?
管理者側は、従来での紙での発行に比べてコストと事務負担を削減できるメリットがあります。リモートワークで対面する機会が少ない従業員に交付しやすいのもメリットです。
また、従業員にとっても給与明細の管理が楽になるメリットがあります。PCやスマホ、タブレットで給与明細を確認できるので、紛失や誤廃棄の心配がありません。
詳しくは以下をご覧ください。
給与明細電子化のメリット
Q2.給与明細電子化のデメリットは?
管理者側は、ツールの導入にあたり費用負担が発生するデメリットがあります。インターネットを経由するという特性上、情報漏洩のリスクがあることも検討しなければなりません。
また、従業員にとっては給与明細を家族と共有しにくいデメリットがあります。ツールによっては「過去〇年分まで」など閲覧できるデータに制限がある点も注意が必要です。
詳しくは以下をご覧ください。
給与明細電子化のデメリット
Q3.給与明細電子化の条件や注意すべきことは?
給与明細電子化へ移行するにあたって、事前に従業員から同意を得る必要があります。同意が得られない場合は、これまでどおり紙の給与明細を交付する必要があるため、あらかじめ留意しておきましょう。
また、給与明細の電子データはパソコンなどの画面に表示できるもので、かつ印刷可能なものであることも条件とされています。
詳しくは以下をご覧ください。
給与明細電子化の条件や注意点
2023年7月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。
法人代表者・個人事業主の方向け
登記簿謄本・決算書不要!
-
ビジネスに進化したナンバーレス
三井住友カード
ビジネスオーナーズ -
ビジネスに進化したプレミアム
三井住友カード
ビジネスオーナーズ ゴールド
中小企業向け
経費精算もラクラク♪
-
経費管理と資金運用の効率化
に特化したビジネスカード三井住友ビジネスカード
-
ビジネスカードに
ゴールドの価値をプラス三井住友ビジネスカード ゴールド
- プラチナカードを希望される方は「詳細を見る」よりご確認ください。
お得なキャンペーン
-
新規入会キャンペーン
※特典を受けるには、一定の条件がございます。お申し込み前に必ず、[キャンペーン詳細]をご確認ください。
合わせて読みたい記事
【動画でわかる】
三井住友カードの3つのメリット
音声をONにしてご視聴ください。
選択肢が表示されますので、クリック(タップ)してご覧ください。
新規入会キャンペーン
法人カードをご検討の方へ
法人カードのメリットや活用方法などを、さまざまな切り口でご紹介いたします。
よく読まれている記事
法人カードについて知る
加盟店をご検討の方へ
決済サービス・決済端末を導入する際の基礎知識からメリットを丁寧に解説します。
簡単に、安全なクレジットカード決済ができるSquareのサービスをご紹介します。
キャッシュレスをご検討の方へ
事業者・消費者がともに利用しやすいキャッシュレス環境についてご紹介します。
スペシャルコンテンツ
キャッシュレスの基礎知識やカード活用術、お困りごと解決情報など役立つ情報を発信しています。
「Like U」はお金・暮らし・働くことに関するさまざまなヒントをご提案するメディアです。
三井住友カードは女性の“あなたらしい”毎日を応援します。
- 法人カードをつくる トップ
- 法人カード活用ガイド
- ビジドラ~起業家の経営をサポート~
- 人事
- 給与明細電子化とは?メリットとデメリット、導入方法や注意点をやさしく解説