経費で落とすとは？

「経費で落とす」とは、会社が支払った費用を経費として計上することを意味します。

会社の利益は、売上などの収入から仕入れや外注費、人件費などのさまざまな「経費」を控除することで計算されるため、経費で落とすことによって会社の利益を圧縮する効果があります。

そもそも経費とは？

経費とは、企業や個人事業主などの事業者が、業務を行ううえで必要となる費用のことです。

例えば、商品の仕入代金を支払った場合は「仕入」、自社の従業員へ給料を支払った場合は「給与手当」、取引先の接待のために飲食代を負担した場合は「交際費」など、支出の内容によって適切な経費科目で計上します。

事業規模の大きな企業などの場合には、経営者だけでなく、自社の従業員もさまざまな経費を支払う場面があるため、社内稟議の手順や経費精算のルールなど、自社に合った管理手法を採り入れることが重要です。

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経費で落とせるもの

事業を営むうえで発生する支出のうち、経費で落とせるものの代表例は以下のとおりです。

売上原価

売上に直接関連する商品の仕入れや外注加工などにかかる費用です。製造業などの場合には、「製造原価」として生産に必要な材料費や労務費などを計上します。

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人件費

従業員に支払う給与や賞与、退職金などの費用です。広義では、社会保険料などの法定福利費や、福利厚生費を含めて人件費とする場合もあります。

福利厚生費

従業員の福利厚生に関連する費用です。具体的には、食事手当や健康診断代、慰安旅行費用などが該当します。

旅費交通費

業務上の移動および出張に伴う交通費や宿泊費などの費用です。具体的には、公共交通機関の利用料やタクシー代、駐車場代、ホテル代などが該当します。

消耗品費

事業活動で使用する備品や消耗品の購入費用で、具体的には、文房具代やパソコン関連の備品代などが該当します。ただし、10万円以上のものは固定資産として計上する必要があるため注意が必要です。

通信費

事業で使用する電話やインターネット、郵便など通信にかかる費用です。近年では、クラウドサービスの利用料なども通信費として計上するケースがあります。

交際費

取引先とのコミュニケーションや関係構築のために行う接待費および飲食代、贈答品代などの費用です。また社内の特定の役員や従業員のみが参加する飲食代なども、社内交際費として計上されます。

なお、法人税の計算においては交際費には損金算入限度額が設定されており、交際費が一定金額を超える場合には損金から除外されるため注意しましょう。

地代家賃

事務所や店舗、駐車場などの賃借料が該当します。近年では、バーチャルオフィスやシェアオフィスなどの利用料についても地代家賃として計上されます。

広告宣伝費

自社の商品やサービスの宣伝あるいは企業広告にかかる費用です。具体的には、テレビやラジオ、新聞、インターネットなどの広告料が含まれます。

支払手数料

銀行振込やクレジットカード決済など、代金支払いに際して発生する手数料が該当します。弁護士や税理士などの専門家に支払う報酬についても、支払手数料として計上するケースが一般的です。

経費で落とせないもの

事業を営むうえで支出する費用の中には、法人税法上の経費（＝損金）として認められないものも存在します。そのような費用の代表例としては、以下が挙げられます。

要件を満たしていない役員報酬

役員報酬を税務上の損金として計上する場合には、利益調整に利用されることがないよう、毎月同額の報酬を支払う「定期同額給与」や、事前に税務署へ届け出た報酬額で支払う「事前確定届出給与」など、一定の要件を満たす必要があります。

それらの要件を満たしていない役員報酬を支払った場合、会計上は経費として計上した場合でも、法人税を計算する際には損金から除かれるため注意が必要です。

法人税等

企業が負担する法人税や地方法人税、法人住民税などの税金については、経費で落とすことはできません。これらの税金については法人の所得に対して課税されるものであり、仮に経費計上を認めると「所得に課される税金によって所得が減る」という矛盾が生じてしまうためです。

ただし、事業税や地方法人特別税については、法人税を計算する際には損金として算入することが可能です。

損金算入限度額を超える交際費

法人税では、企業が損金として算入できる交際費の額に上限を設けています。これを「損金算入限度額」と言います。
そして、それを超過する交際費は損金から除外されます。損金算入限度額は各企業の資本金の額によって決定されるため、自社の交際費として経費計上できる上限額をあらかじめ把握しておきましょう。

なお、個人事業主の場合は、交際費の上限は定められていないため、事業を行ううえで必要な支出であれば経費計上が可能です。

私的利用

経営者や役員、従業員などによる私的利用があった場合には、経費として認められません。
仮に事業とは関係ない私的な支出が経費計上されていた場合、税務調査で否認され、追徴課税を受ける可能性も考えられます。このような私的利用分の経費計上については、企業だけでなく個人事業主の場合にも不可となるため、経費の中にプライベートな支出が混入しないように注意しましょう。

罰金

企業に課される罰金や科料、あるいは役員や従業員が業務中に起こした交通違反による反則については、法人税の計算上は損金として認められません。これらの罰金を支払った場合、一般的には「租税公課」などの勘定科目を用いて会計上は経費として計上しますが、法人税を計算する際には損金から除外する処理が必要となります。

経費で落とすメリット・デメリット

企業がさまざまな支出を経費として計上する場合、節税効果などいくつかのメリットが期待されます。

ただし、経費計上には注意しなければならないデメリットも存在します。経費で落とすことの影響を正しく理解し、組織全体でのルールづくりに役立てましょう。

経費で落とすメリット

さまざまな支出を経費で落とすことの最大のメリットとしては、節税効果が挙げられます。事業活動における支出を経費として計上することで、企業の利益が圧縮され、法人税などの税負担を軽減することが可能です。

また、将来の売上拡大につながる広告宣伝費や研究開発費などの経費に事業資金を充てることで、事業を成長させるための効果的な投資にもつながり、組織全体のさらなる発展に役立てることもできます。

経費で落とすデメリット

経費を計上することで節税効果が期待できますが、過剰な経費計上は企業の財政状態や利益状況を悪化させ、場合によっては赤字に陥るリスクもあります。
また、無計画な支出が増えればキャッシュフローも悪化しやすくなるため、金融機関などの利害関係者からの信頼が得にくくなるなど、今後の事業活動にも悪影響を及ぼしかねません。

このように節税ばかりに着目して不要な支出が増加すると、かえって会社の決算書や資金繰りが悪化する原因となります。組織としての経営ビジョンを明確にし、自社に適した経費の使い方を追求しましょう。

経費で落とす際の注意点

事業活動を行う際に支出した費用を経費計上する場合には、企業としての利益計算に直結するため慎重に行わなければなりません。

具体的には以下のようなポイントを意識し、適切な経費処理を行いましょう。

すべて経費にできるわけではない

領収書さえあればすべて経費として計上できるというわけではありません。
あくまで事業遂行上、必要となる支出のみが経費計上の対象であり、それ以外の費用を経費として計上した場合には、税務調査で否認される可能性が高まります。

特に従業員規模の大きな企業の場合、従業員によって経費精算の基準がバラバラになることで、不適切な支出が経費に紛れ込むリスクも増加してしまいます。組織としての経費精算のルールを整備するなどの対策を徹底しましょう。

不正計上にはペナルティがある

節税目的などで経費を不正に計上した場合、税務調査などによって否認されることでペナルティが課されます。
具体的には、延滞税や過少申告加算税に加え、仮装（金額の変更や改ざんなど）や隠ぺい（領収書を隠すなど）行為として悪質とみなされた場合には重加算税も課されるため、注意が必要です。

実務上は領収書の偽造などによる架空経費の計上や金額の改ざんによる経費の水増しなどの事例が多くみられます。組織ぐるみで行われるケースに加え、特定の従業員による不正行為もあります。

経費の不正計上については、税務上での追徴課税のペナルティだけでなく、金融機関や取引先などとの関係性悪化につながる可能性もあります。不正行為を未然に防ぐための組織づくりを心掛けましょう。

領収書などの保管が必要

経費として計上するためには、その根拠となる領収書やレシート、請求書、クレジットカードの利用伝票などの保存が必要です。保存期間については、青色申告を行う個人事業主あるいは法人の場合は原則7年間、さらに青色欠損金の翌期以降への繰越しを行う法人の場合は最大で10年間保存しなければなりません。

これらの書類については、経費計上の妥当性を示す根拠書類となります。必要に応じて具体的な取引内容をメモ書きするなど、さかのぼって経費の中身を確認できるように整理しておきましょう。

経費精算規定を設けるべき理由

従業員を雇用する企業については、経費精算規定を設けるなど、社内ルールの整備に取り組むことをおすすめします。

経費精算ルールが明確化されることで、従業員にとっては、経費精算申請の迷いや誤解を減らすことにつながります。
また、管理部門にとっては、一貫した基準に基づいて経費処理を行うことにより、時間とリソースの節約になるだけでなく、経費の不正利用や判断ミスが生じるリスクを大幅に削減できます。社内の透明性が確保されることで経費精算の公平性が増し、従業員の満足度向上にも役立つでしょう。

経費計上を効率的に行うポイント

経費計上を行うまでの一連の業務フローは、経理業務において大きなウェイトを占めるため、経費計上を効率化することはバックオフィス業務の迅速化やコスト削減に直結します。具体的には、以下のようなポイントを意識して経費計上の効率化に取り組みましょう。

経費精算システムの活用

経費精算システムを導入することで、領収書のスキャンやデータ入力などの作業を自動化でき、手作業の場合に比べて業務効率化やヒューマンエラーの削減を追求できます。

2023年10月1日（日）から始まったインボイス制度では経費精算業務においても領収書やレシートに記載された登録番号の照合作業が必要となるなど、業務負担の増加が懸念されるため、システムによる業務効率化の重要性がますます高まっています。

また、システムによる承認フローを導入することで、経費承認のスピードと透明性を向上できます。従業員や経理担当者だけでなく、上長や役員などの管理者にとっても大きなメリットが期待できるでしょう。

会計ソフトの活用

会計ソフトと経費精算システムを連携させることで、日頃の経理処理の業務スピードを向上させることが可能です。自動連携によって手作業を減らすことができれば、入力ミスの削減に加え、それぞれのデータを用いた経営分析や予算管理にも活用できます。

キャッシュレスの推進

業務効率化においては、法人カードの利用など、会社内でキャッシュレス化を推進することも効果的です。
現金支払いからキャッシュレス決済へシフトすることで、現金を扱うことによるリスクを減らし、組織全体の支出に関するセキュリティを向上させることにもつながります。

また、法人カード決済などによる支払い情報については経費精算システムや会計ソフトとも連携が可能なため、経費精算を行う従業員や経理担当者の作業工数削減にも貢献します。

経費計上を楽にし、不正計上を防ぐ三井住友カードの法人カード

法人カードを導入すれば、あらかじめ利用制限をかけることで、経費の不正利用を防ぐことができます。
例えば、三井住友コーポレートカードは、カード利用者ごとに利用枠を設定することができます。加えてパーチェシングカードは、利用可能な加盟店を限定することができ、経費の不正利用を防ぐことができます。

また、社内のお金の流れをデジタル化することで、経費精算システムとの連携による入力業務の削減、ペーパーレス化による紙での申請の削減など、経理業務で想定される負担の軽減が実現可能です。

さらに、三井住友カードでは「マンスリークリア方式」を採用しており、締日翌日には利用枠がクリアされるため、予実管理が簡単なメリットがあります。充実したサポート体制を備えており、初めてのご利用でも安心です。

オンライン決済中心のご利用なら、プラスチックカードが発行されない三井住友パーチェシングカードもおすすめです。
三井住友コーポレートカードに加えて、三井住友パーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる業務効率化につながるでしょう。以下では経費精算業務の効率化に役立つ三井住友コーポレートカード、三井住友パーチェシングカードをご紹介します。

▼ 3分で分かる！法人カードの選び方をわかりやすく解説 ▼

大企業におすすめ！三井住友コーポレートカード

大企業向けの法人カードで、出張費や交際費などを「会社全体」「部事業所別」「個人別」の3段階に分類し、経費予算管理を簡素化できます。また、ゴールドカードには、旅行傷害保険や買い物保険が付帯されており、全国の主要空港ラウンジをご利用いただけます。

オンライン決済におすすめ！三井住友パーチェシングカード

企業における仕入れやシステム利用料の支払いなど、企業の購買活動専用の法人カードです。特定の加盟店での決済に限定した利用ができます。
なお、三井住友パーチェシングカードは、プラスチックカードが発行されないため、紛失・盗難のリスクがありません。

経費は会社の発展に必要不可欠。社内ルールを整備し、正しく活用しよう

事業活動において支出するさまざまな費用を経費として計上することで、現状の損益状況を正確に把握できるなど、組織としてのさまざまな分析や意思決定に役立ちます。

ただし過度な経費計上は経営状況を悪化させるリスクもあるため、社内ルールの整備やシステム導入などを通じて、経費計上の健全化や効率化に取り組みましょう。

よくある質問

Q1．経費で落とせるものには、どんなものがありますか？

経費とは、企業や個人事業主などの事業者が、業務を行ううえで必要となる費用のことです。経費で落とせるものの代表的な例としては、売上原価、人件費、福利厚生費、旅費交通費、消耗品費、通信費、交際費、地代家賃、広告宣伝費、支払手数料などが挙げられます。

詳しくは以下をご覧ください。

経費で落とせるもの

Q2．領収書があれば、経費で落とせますか？

領収書さえあればすべて経費として計上できるというわけではありません。あくまで事業遂行上、必要となる支出のみが経費計上の対象であり、それ以外の費用を経費として計上した場合には、税務調査で否認される可能性が高まります。不適切な支出が経費に紛れ込むことがないよう、組織としての経費精算のルールを整備するなどの対策を徹底しましょう。

詳しくは以下をご覧ください。

経費で落とす際の注意点

Q3．なぜ経費精算規定を設ける必要があるのですか？

経費精算規定を設け経費精算ルールが明確化されることで、従業員にとっては、経費精算申請の迷いや誤解を減らすことにつながります。また、管理部門にとっては、一貫した基準に基づいて経費処理を行うことにより、時間とリソースの節約になるだけでなく、経費の不正利用や判断ミスが生じるリスクを大幅に削減できます。

詳しくは以下をご覧ください。

経費精算規定を設けるべき理由

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• ※2023年10月時点の情報のため、最新の情報ではない可能性があります。