証憑書類とは？必要な理由と、種類や保存期間・方法について詳しく解説

証憑（しょうひょう）書類とは、取引の事実を証明するための書類のことです。

企業経営における証憑書類の具体例としては、契約書や請求書などが挙げられます。これらは企業が行った取引の内容や金額を証明する書類として、トラブル発生時や税務調査の際に根拠資料として用いられます。

なお証憑とよく似た言葉として、「帳票」があります。
証憑は取引の事実を証明する書類を指すのに対し、帳票については、企業が取引に際して作成する帳簿や伝票などの書類を表すため、混同しないように注意しましょう。

企業経営を行う場合、さまざまな種類の証憑書類が存在します。

商品やサービスを販売した際に作成する証憑としては、主に「請求書」や「領収書」などの書類が挙げられます。

請求書は取引の対価を請求した事実を証する書類として発行するのに対し、領収書は対価を受け取ったことを証明する書類であり、証憑書類によって証明する内容も異なるため注意が必要です。

取引先などから商品や材料を仕入れる場合にも、いくつかの証憑書類が作成されます。

具体的には、商品などを発注する際に自社が作成する「注文書」や「発注書」に加え、取引先からは商品や材料を正しく納品したことを証明する「納品書」などを受領するケースが一般的です。

取引先や顧客との間で交わした約束事を文書化したものとして「契約書」が挙げられます。

本来、契約自体は口約束でも成立しますが、トラブルに発展した場合に「言った・言わない」を証明できないため、書面として残すケースが多いです。

ビジネスシーンで締結する契約書としては、商品売買の際に作成する「売買契約書」や、店舗またはオフィスなどを賃借する場合の「賃貸借契約書」が代表的です。

自社で従業員を雇用する場合にも、さまざまな証憑が作成されます。

採用時に締結する「雇用契約書」だけでなく、日々の出勤状況を記録した「タイムカード」や「出勤簿」、毎月の給与支払額を証明する「給与支払明細書」についても証憑として取り扱われます。

このほかにも、企業経営において発生した取引や事象を証明する書類であれば、証憑に該当します。

事業用口座の「預金通帳」や、取引履歴が掲載された「クレジットカードの利用明細書」、金融機関から融資を受けている場合には「返済予定表」なども証憑書類となるため、大切に保管しましょう。

三井住友カードでは法人カードの利用明細を経費精算システムに自動連携できる「カード利用データの連携サービス」を提供しています。自動連携することで、業務の効率化だけでなく、経費精算申請時の「利用日相違」、「金額相違」、「支払先相違」も防止できます。

カード利用データの連携サービス

企業経営においては、日々たくさんの取引が行われており、証憑書類はそれらの個々の取引を証明する重要な書類です。特に契約書や請求書、領収書などの証憑は、帳簿に記録された取引の内容や金額を裏付ける大切な役割を担っています。

税務調査の際には、記帳された取引の正確性や整合性を確認するために、証憑の提示を要求される場合も多いです。決算書の根拠となる証憑書類を適切に保管しておくことで、税務調査をスムーズに進めることができ、不正な取引や経費の水増し計上などの疑いを避けることにもつながります。

また証憑書類をきちんと保管することは、税務調査の場面だけでなく、取引に関連するトラブルが起こった場合にも役立ちます。

例えば、請求金額に関する誤解や認識違いが生じた場合、請求書や領収書などの証憑書類を提示することで、正確な金額や取引内容をスムーズに確認できます。商品の不良やサービス内容の不一致に関するクレームがあった場合にも、契約書や納品書などがあれば、契約条件や納品した商品の詳細を明らかにすることが可能です。

ビジネスシーンにおいては、大小問わず、さまざまなトラブルが発生するリスクがあるため、取引先などとの信頼関係を損なうことなく問題を解決するうえでも、証憑書類の管理は必要不可欠です。

反対に証憑の取り扱いや管理が不適切な場合には、書類探しなどの非効率な業務が増加するだけでなく、取引先からの信用も得にくくなるため、企業としての業績に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

■こちらもあわせてご覧ください（ビジドラ）

税務調査とは？税務署が法人を調査する際の流れや内容をやさしく解説

業務上作成または受領する帳簿書類については、その種類や適用する法律によって保存期間が異なります。

法人税法では、原則として7年間の保存義務がありますが、大口取引の契約書やオフィスの賃貸借契約書など、重要性の高い証憑書類については、保存義務にかかわらずいつでも確認できるように保管することをおすすめします。

なお会社法においては、会計帳簿の形式について明確に規定されてないため、事業に関する重要な帳簿書類については10年とし、それ以外の証憑書類は法人税法に則った保存期間を適用すると良いでしょう。

またこれらの保存期間を守らなかった場合には、税法上は青色申告の承認が取り消されたり、会社法では100万円以下の罰金が科せられたりするなど、罰則を受ける可能性もあるため注意してください。

ファイリングなどによって紙媒体で保存する場合には、誰でも気軽に行えるというメリットがある一方で、保管スペースを確保しなければならず、検索や整理のための手間がかかるなどのデメリットもあります。

それに対して電子保存によって管理する場合には、物理的な保管スペースを必要とせず、データベースやクラウドを利用してスピーディーな検索・整理が可能です。また複数の拠点で共有できることや、データのバックアップが容易であることもメリットと言えるでしょう。

一方でデメリットとしては、データの破損やサイバー攻撃などによる情報漏えいのリスクがあることが挙げられます。

近年では、業務効率化や省コストの観点からペーパーレス化に取り組む企業も多く、セキュリティ対策をしっかりと講じることでリスクを軽減しつつ、電子保存のメリットを最大化することをおすすめします。

なお電子保存を選択する場合には、電子帳簿保存法への対応も意識しなければなりません。
請求書や領収書などの証憑書類をデータで保存する場合には、電子帳簿保存法における「スキャナ保存」や「電子取引」などで求められる要件を満たす状態で保存する必要があります。

電子保存によって証憑書類を管理する場合には、電子帳簿保存法への対応も踏まえたうえで、社内の管理体制を整備しましょう。

経費精算はビジネスシーンにおいて日常的に行われる業務プロセスですが、企業の事業規模が大きく、従業員による立替払いが多くなると、経費精算によって提出される証憑書類は多岐にわたります。

例えば、タクシー代や飲食費、宿泊費、雑費など、業務上の出費に関わるものは多種多様であり、それらの証憑書類は発行元によって領収書などの書式やサイズが異なるため、社内で一元管理することは困難です。

小さな領収書からA4サイズの請求書まで、バラバラのサイズとフォーマットの書類を整理するのは非常に手間がかかるうえ、スキャンなどによってデータ化する場合にもまとまった時間を要するでしょう。

さらに、証憑書類の内容を手動で経費精算システムや会計ソフトに入力する場合には、バックオフィス業務の効率性を低下させる要因となります。手作業が増えるほど入力漏れやヒューマンエラーも懸念され、結果として正確な経理処理が難しくなることも考えられます。

このような課題を解決するための有効な手段として、法人カードの導入が挙げられます。

法人カードを使用することで、従業員は立替払いの手間を省きつつ、企業はカード利用明細をもとに経費精算手続きを行うことができます。特に利用明細がデータとして提供されるカードサービスを利用することで、バックオフィス業務全体の効率性を高めることが可能です。

また法人カードの利用明細については定型のフォーマットで統一されているため、書類のバラつきに起因するミスや手間を大幅に削減でき、社内での情報管理の効率化や透明性の確保を追求しやすくなるでしょう。

前述のように法人カードを導入すれば、経費精算時の証憑書類の課題解決につながり、業務の改善・自動化につなげることができます。経費精算システムとの連携が容易な三井住友コーポレートカードの導入が、経理業務効率化の第一歩としておすすめです。

加えて、オンライン決済中心のご利用なら、プラスチックカードが発行されない三井住友パーチェシングカードを導入いただくことでカード決済を利用できる範囲が広がり、さらなる推進につながるでしょう。三井住友パーチェシングカードはオンライン決済に利便性が高く、最近では「クラウドサービス利用料を支払う」「オンラインショッピングで消耗品を購入する際に使う」といった利用が増えています。

三井住友パーチェシングカードは、経理側がカード単位や契約単位で利用先を限定することができます。それによって経理側が支払いをコントロールできるので「支払いのデジタル化」が進み、経理業務の一層の効率化が図れます。そうすることで、経理の本来の業務である「経営管理のためのデータ整備」「経済的な経営課題の経営者への発信」が可能になるのです。

また、カード決済なので利用した時点ですぐさま利用内容が把握でき、しかもデータ化されているので間違った処理をしてしまうことがありません。三井住友カードの「マンスリークリア方式」によって、予算管理がしやすく月初でもすぐにカードを使用できるのも便利なポイントです。

企業経営において、証憑は取引の事実を証明する重要な書類であるため、社内での適切な管理が必要不可欠です。

自社のさまざまな取引に関連した証憑書類がきちんと保管されていることで、企業としての信頼性が高まるだけでなく、トラブルが発生した場合にもさまざまなリスクから自社を守ることが可能です。

証憑書類を効率的に管理することによって、企業としての健全性や透明性を高め、経営基盤の強化に努めましょう。

証憑書類とは、取引の事実を証明するための書類のことです。証憑は「しょうひょう」と読み、企業経営における証憑書類の例としては、契約書や請求書などが挙げられます。

証憑書類にはいくつか種類があり、請求書のような「売上に関わるもの」、注文書のような「仕入れに関わるもの」、売買契約書のような「契約に関わるもの」、給与支払明細書のような「雇用に関わるもの」などがあります。

個々の取引を証明する役割を果たしているのが証憑書類です。特に契約書や請求書、領収書などは、帳簿に記録された取引の内容や金額を裏付ける大切な役割を担っています。証憑書類をきちんと保管することで、税務調査や取引に関連するトラブルが起こった場合に役立ちます。