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海外出張には何を持っていけばいい?出発直前に慌てない持ち物リスト
  • 法人カードの業務活用術

2024.02.29

海外出張には何を持っていけばいい?出発直前に慌てない持ち物リスト

海外出張には何を持っていけばいい?出発直前に慌てない持ち物リスト

海外出張に行く際、何を持っていけばよいか悩む人も多いのではないでしょうか。出発直前に慌ててパッキングして、「あれがない」「これを忘れた」などという事態になっては、最悪出国すらできなくなってしまいます。仕事で忙しいとは思いますが、十分に時間をかけて準備しましょう。

ここでは、海外出張に必要な持ち物や、おすすめの持ち物についてリストアップします。

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海外出張の渡航や入出国に必要な持ち物

海外出張の渡航や入出国に必要な持ち物を預け入れ荷物の中に入れてしまうと、ロストバゲージ(空港で預けた荷物の紛失、行方不明)に遭った場合、入国できなくなってしまいます。セキュリティポーチや手荷物の中に入れて持ち込みましょう。

渡航や入国に必要な持ち物

パスポート

海外において、パスポートは唯一の身分証明書と言えます。入出国時だけでなく、「レンタカーを借りる」「ホテルにチェックインする」「アルコール類を購入する」「免税店を利用する」などパスポートを提示する機会は頻繁にあります。また、事故や事件に巻き込まれた際や病院を受診する際にパスポートの提示を求められることもあります。

パスポートは文字どおり肌身離さず携行するようにしましょう。万が一紛失や盗難、焼失などでパスポートがなくなってしまったら、最寄りの警察署に届け出るのと同時に日本大使館に連絡して失効手続きをしてもらう必要があります。再発行には6ヵ月以内に発行された戸籍謄本または戸籍抄本、6ヵ月以内に撮影された顔写真が必要になるなど非常に面倒です。帰国が迫っている場合、「帰国のための渡航書」を発行してもらえば日本まで帰国できます。

身分証

運転免許証やマイナンバーカードなど、本人確認ができるよう顔写真のある身分証明書も携行することが望ましいです。パスポート紛失時の身分証明書として、上述した「帰国のための渡航書」の発行の際に必要となります。

ビザ

短期滞在であれば免除される国もありますが、基本的には手続きしないと入国・滞在できません。 ビザの申請は渡航先の大使館や領事館の領事部で行いますが、渡航の目的、滞在期間によって取得すべき種類が異なります。間違ったビザでは滞在できませんので、注意してください。

なお、アメリカへの最長90日までの短期渡航の場合は、ビザではなくESTA(Electronic System for Travel Authorization、電子渡航認証システム)の申請が必要です。

滞在先情報

入国審査の際に宿泊場所や滞在場所を問われることがあります。その際、ホテルの予約票や滞在先の住所が分かる書類を印刷しておくと、入国手続きがスムーズに進みます。インターネット予約の場合は問い合わせればすぐに分かるかもしれませんが、電波が届かない場所で審査を受けることもありえるので、予約票や滞在先情報の撮影、申し込み完了画面のキャプチャ画像を保存しておくのも便利です。

コロナウイルス関連書類

入国の際、「コロナウイルスワクチンを接種したか」を問われることがあります。その証明書類として、厚生労働省では「予防接種証明書(接種証明書)」を発行しております。

必要書類は感染状況により変更されるので、直前に情報をチェックしておくことが大切です。

航空券(Eチケット)

メールで届いた航空券(Eチケット)については、スマホにキャプチャ画像を保存しておくとよいでしょう。また、念のため印刷しておくと便利です。

海外便の場合は2時間前までにチェックインを済ませる必要があります。また、出入国もしくは滞在先での移動に飛行機を利用する場合、天候などの状況によってフライトの時間や搭乗ゲートが変わることが多々あります。チェックイン後も絶えず発着掲示板を見たりアナウンスを聞いたりして、変更がないかを確認するようにしましょう。

海外旅行保険証書

海外旅行保険を契約した際に保険会社から発行される証書のことです。海外旅行保険証書がなくても保険に加入していることが証明できれば補償は受けられますが、トラブルが起きた際に焦らなくて済むよう、常に携帯することをおすすめします。

海外の医療費は日本と比較すると非常に高額で、海外出張中に事故や病気に遭った場合、ちょっとした治療でも自腹では払いきれないような多額の医療費を請求されることがあります。そのため、たとえ短期滞在でも、万が一の事態に備えて海外旅行保険に加入しておくべきです。

クレジットカードの中には付帯サービスに保険が含まれているものがあります。保険の補償範囲や補償額について渡航前に確認しておき、範囲や額に不安があるようであれば、追加の保険に加入しておくことをおすすめします。三井住友カードの場合は、以下のページをご参照ください。

現金

海外に行く際は、必ず事前に現地通貨に両替しておくことはもちろん、非常時用に日本円も用意しておくとよいでしょう。両替所によって手数料が異なるため、安く両替ができるところを事前にチェックしておくと安心です。

クレジットカード

アメリカやヨーロッパの国々では、日本よりもキャッシュレス化が進んでいます。コンビニエンスストアでのちょっとした買い物も、現金払いではなくクレジットカードで処理する国もあります。そのため、海外で利用可能な国際ブランドと提携しているクレジットカードの携帯が必須です。

「手持ちのクレジットカードが出張先で利用可能か」「どのブランドのクレジットカードが使えるのか」を前もって調べておきましょう。使えないクレジットカードを持参すると、行動範囲が極端に狭まることになります。

海外でクレジットカードを利用する際には、いくつかの注意点があります。まず、支払い回数です。支払い回数は、基本的にクレジットカードを作った時の設定、大抵の場合は「1回払い」が適用されます。そのため、滞在中にうっかり使い過ぎてしまい、銀行口座から引き落とせなくなることがあります。特に長期滞在になる時、得意先への接待など滞在中の高額な経費を立替えなければならない時は、銀行の預金残高に注意しましょう。

もう1つの注意点は、為替レートです。為替レートは、「カードを利用した瞬間のレート」ではなく、「カード利用データがカード会社に到着した時点のレート」が適用されます。利用データの到着には数日程度と言われていますのでそこまでの影響はないかもしれませんが、変動の可能性があることを理解しておきましょう。また、決済時に事務手数料がかかります。

カード会社では、渡航者向けとして、主に大都市にコンシェルジュとして機能するクレジットカード窓口を開設しています。滞在中に何か困りごとがあったら、気軽に相談してみるとよいでしょう。

国際運転免許証

海外で移動手段としてレンタカーを使用する予定があるのであれば、国際運転免許証が必要です。国際運転免許証は事前に免許センターで手続きしなければならないため、余裕を持って準備しましょう。なお、出国前や入国後の移動時に車を運転するのであれば、通常の運転免許証も携行する必要があります。

海外出張で機内持ち込みにおすすめの持ち物

海外出張する際、主に仕事用のものは必要最低限持ち込んでおきましょう。「仕事用のもの」には、何があるでしょうか。詳しく解説します。

機内持ち込みをおすすめする持ち物

ノートパソコン、タブレット

仕事で使用するノートパソコンやタブレットは、ロストバゲージ対策も兼ねて、手荷物として機内に持ち込んでおいた方がよいでしょう。

問題になるのは、通信環境です。フライト中のWi-Fi使用については航空会社によってさまざまで、「対応していない」「有料で使用できる」「無料で使用できる」のいずれかです。フライト中も仕事がしたい、連絡が取りたい場合は、使えるかどうかを事前に確認しておきましょう。

また、アメリカやヨーロッパの場合、大手資本のホテルや大型ショッピングモールに無料Wi-Fiスポットが設置されていることがあります。これらは簡単な手続きや設定で使えるため便利なのですが、セキュリティ面に問題を抱えていたりすることもあるため、少しでも不安があるのであれば、後述するモバイルWi-Fiルーターを使用することも選択肢の1つです。

業務で必要な資料、USBメモリ

業務で必要な資料やUSBメモリも、ロストバゲージ対策として機内に持ち込みすることをおすすめします。機密情報を持ち運んでいる場合は、紛失や盗難に注意してください。

名刺

日本をはじめ東アジア圏ではよく使われる名刺ですが、近年ではアメリカやヨーロッパでも名刺交換をすることがあります。特に大規模イベントや見本市など多くの人に会うのであれば、英字または現地語表記の名刺を多めに用意しておくとよいでしょう。

スマートフォン、海外用SIMカード、モバイルWi-Fiルーター

前述したとおり、海外では安心できるWi-Fi環境が整っていないことが多いです。そのため、出張前に通信手段を準備しておく必要があります。

日本国内の携帯電話会社では、海外ローミング(渡航先の携帯電話会社の回線を介して日本国内の携帯電話会社にアクセスし、通信を行うこと)に対応しています。使い放題のプランを提供している携帯電話会社もあるので、短期間の出張であれば海外ローミングの方が便利なこともあります。事前に申し込みやスマホの設定が必要になるので、確認しておきましょう。

「長期間滞在する」「頻繁に音声通話する」のであれば、海外SIMを購入するのも手段の1つです。現地で購入するほか、日本国内で購入できる海外SIMもあります。ただし、携帯電話会社がSIMロック(特定のSIMカードを挿入した時のみ通信できるようにすること)をかけていると海外SIMを入れても使えない場合があります。お持ちのスマホがSIMフリーでない場合は、出発前にSIMロック解除の手続きをしておきましょう。そのほか、SIMを入れ替える際に設定の変更が必要になることがあります。

「複数台のデバイスを接続する」「複数名で使う」「通話と通信は分けておきたい」などといった要望があるのであれば、モバイルWi-Fiルーターをレンタルするとよいでしょう。空港で借りられるサービスもあり、手軽に使うことができます。

モバイルバッテリー、充電ケーブル

モバイルバッテリーは安全上の問題から預け入れ荷物に入れてはいけないことになっています。使われているリチウムイオン電池は強い衝撃を受けると発熱、発火する恐れがあるためです。また、手荷物として持ち込む場合も「バッテリー容量が100Wh(約27,028mAh)以上160Wh(約43,244mAh)以下の場合は最大2個まで」など、さまざまな制限があります。

航空会社によっても制限の内容が異なります。手荷物として持ち込む場合は、事前に確認しておくようにしましょう。

コンセント変換アダプター

出張先に電化製品を持ち込みたい時には、コンセント変換アダプターが必須です。旅行用にいろいろな規格のコンセント変換アダプターがセットになっている商品が販売されているので、それを持参すれば問題ありません。最近ではUSB Type-Aの出力に対応した商品もあり、スマホやモバイルバッテリーの充電に便利です。

ただし、コンセントの形状を合わせても、出張先の電圧に対応した電化製品でないと壊れてしまいます。出張先のコンセントの形状だけでなく、使いたい機器が出張先の電圧に対応しているかを確認しておきましょう。大抵は、本体またはACアダプターに対応電圧の表記があります。

海外で薬を購入する時に大事なのは、商品名ではなく成分とその量です。日本国内で飲んでいる薬と同じ名前の薬を海外で購入しても、日本人の体格に合わせていないため、効き目が強過ぎたり副作用が出てしまったりすることがあります。また、出張先によっては偽物の薬を販売している薬局があり、効き目が期待できないどころか体調が悪くなる原因になります。

常時飲んでいる薬がある場合は、忘れずに持っていきましょう。また、出張先で体調が悪くなった際に対応できるように、頭痛薬や吐き気止めなども持参しましょう。

マスク、除菌シート、ティッシュペーパー、体温計

地域差がありますが、依然としてコロナ禍が十分に終息したとは言いがたい状況です。そのため、気になるようであればマスクや除菌シート、ティッシュペーパーなどを持参して、除菌に努めましょう。また、「熱があるな」と感じた時に備えて電子体温計を持参するとよいでしょう。

耳栓、アイマスク、ネックピロー

到着後すぐに打ち合わせやアポイントメントがあるなら、睡眠をとっておかなければなりません。出張先までのフライトが長時間に渡る場合は、耳栓やアイマスク、ネックピローを持参すると就寝の際に快適に過ごせます。

スリッパ

持っていて意外と便利なものがスリッパです。機内では長時間座るため足がむくみやすいですし、部屋に入る時に靴を脱ぐ習慣のない出張先にはホテルにスリッパがないこともあります。百均で購入できるような使い捨てのものでも結構です。帰国時に捨てれば荷物を減らせます。

その他

液状のものを機内に持ち込む場合は「100ml以下の容器に移し替え、容量1,000ml以内のジッパー付き無色透明プラスチック袋に入れる」「プラスチック袋は1人1つまで」などの制限があります。ただし、手荷物検査通過後に購入したペットボトル飲料や酒類はこの制限に含まれません。細かくは航空会社によって規定が異なりますので、事前に確認するようにしましょう。

海外出張で預け入れ荷物におすすめの持ち物

ここまで機内に持ち込む手荷物を紹介してきましたが、では預け入れ荷物には何を詰めておけばいいでしょう。「すぐに使う必要がないもの」「かさばるもの」などが挙げられますが、ほかにも預け入れ荷物に入れた方がよい荷物があります。

預け入れ荷物におすすめの持ち物

仕事着

海外出張の場合、スーツを着て飛行機に乗り込む人が多いでしょう。スーツを着ておけばガーメントバッグが不要になりますし、ロストバゲージ対策にもなるメリットがありますが、機内でリラックスしづらいという難点があります。「出張先で着替える方が楽だ」と考えるなら、預け入れ荷物に入れてしまいましょう。

なお、仕事でスーツやワイシャツが必要とされていない場合でも、会食の際にレストランでドレスコードを求められることがあります。男性であればジャケット、女性であれば裾が膝丈よりも長くて露出が控えめのドレスを持参しておいた方が無難です。

衣類

出張先によって気候が異なるので、見合った衣類を持っていきましょう。長期滞在の場合は、持参する荷物の量を少なくするため、現地で購入することも考慮しましょう。

下着類は自分に合ったものを持参し、自分で洗濯して使う方が望ましいです。気候が乾燥していて暖かい地域だと、部屋で半日も干せば乾いてしまいます。特に小柄な女性の場合、現地で調達しようとしてもサイズが合わないことがありますので注意してください。

洗面用具

宿泊するグレードにもよりますが、海外のホテルでは、日本と異なり石鹸やシャンプー、コンディショナー、歯ブラシなどアメニティグッズが置かれていないことがあります。そのため、スキンケア用品や歯磨き粉など必要なアメニティグッズは持参しましょう。

ただし、預け入れ荷物に入れられる液状のものには「1容器あたり0.5L以下または0.5kg以下」「1人あたり2L以下または2kg以下」という制限があります。何かの拍子に蓋が開いてしまうこともあるので、預け入れ荷物に入れる際にはビニール袋などで包んでおくとよいでしょう。

また、T字かみそりなど身だしなみ用の刃物類は機内に持ち込むことができません。すべて預け入れ荷物にしまいましょう。

衛生用品

消毒ジェルや消毒スプレーといった衛生用品も忘れずに持参しましょう。これらも液体なので、前述した「洗面用具」と同様の制限に従ってください。また、絆創膏や綿棒があると便利です。コンタクトレンズ洗浄液や目薬については、検査係員に「医薬品」として申し出ることで例外的に容器の制限なく持ち込むことができます。

また、生理用品については、自分に合った製品を持参することをおすすめします。

整髪料やメイク道具

アフターシェーブローションや香水のような液体だけでなく、制汗剤やシェービングフォームなどスプレー類、ハンドクリームやメイク落としジェルのようなクリーム状のものも、航空貨物としては「液状のもの」として扱われます。前述した「洗面用具」と同様の制限に従ってください。

ヘアドライヤーやヘアアイロンを持参する際には、コンセント変換アダプターも必ず持参すると同時に、出張先の電圧に注意しましょう。なお、リチウムイオン電池を電源に使ったヘアケア製品は機内持ち込み、預け入れ荷物ともに禁止されています。

食料

食事についてはそれぞれの好みがあります。出張先の食事がどうしても口に合わない場合に備え、パンやおにぎり、インスタント食品などを用意しておくといいでしょう。また、機内食だけでは満足できず、小腹が空いた時のために飴やスナック菓子など、かさばらない程度に機内へ持ち込んでもよいでしょう。

ゼリー状の食品や缶詰、レトルト食品などは「液状のもの」として扱われますが、預け入れ荷物に入れるのであれば制限はありません。手荷物検査後に購入した食料であれば、液状のものでも機内への持ち込みが可能です。

手土産

手土産として日本の食べ物、お菓子などを購入していく人も多くいます。日本の食べ物やお菓子は海外でも人気です。ただし、前述したとおり液状のものについてはさまざまな制限がありますし、野菜や果物など生鮮品については持ち込みが禁止されていることが多いです。手土産として生鮮品を持参したい場合は、植物防疫所で事前に調べておくとよいでしょう。

海外出張には法人カードの導入がおすすめ

海外出張は、クレジットカードによる立替え払いが多くなる傾向があります。出張先がアメリカやヨーロッパの場合は物価、特に外食費は日本国内に比べて高く、出張が長期に渡る場合は従業員ご本人の経済的負担が大きくなります。

また、精算処理に必要な事項が書かれていない証憑類をもらってしまったり、現地の為替レートが把握できていなかったりすると処理がさらに面倒になります。

法人カードを導入すればこれらの問題を解決できます。法人カードを導入することにより、キャッシュレス化による小口現金の管理業務の削減、経費精算システムとの連携による入力業務の削減など、経理部門の業務効率化が図れます。また、法人カードには「旅行安心プラン(海外旅行傷害保険)」が付いており、万が一の時の心強い味方です。

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海外出張時の持ち物について紹介しました。海外出張の荷物には、「手荷物」「預け入れ荷物」の2種類があります。「準備万端のはずがうっかりしていた」はつきもの。出張先で困ることのないよう、記事を参考にしながらもう一度チェックしてはいかがでしょうか。

よくある質問

Q1.海外出張時に忘れてはいけないものは?

もっとも大事なものは、出張先での唯一の身分証明書であるパスポートです。空港係官や店員、警察官などから提示を求められる機会も多いので、肌身離さず携行するようにしましょう。そのほか身分証やビザ、航空券、クレジットカードなども、セキュリティポーチなどに入れて運ぶとよいでしょう。

詳しくは以下をご覧ください。

Q2.機内に手荷物として持ち込むべきものにはどんなものがありますか?

海外出張の場合、常にロストバゲージのリスクがあります。そのため、業務に必要なノートパソコンや書類、通信や通話に必要なスマートフォンは持ち込みましょう。また、モバイルバッテリーは預け入れ荷物に入れてはならず、手荷物として持ち込む必要があります。そのほか細かいものだと、安眠用の耳栓やアイマスク、足をリラックスさせるためのスリッパなどがおすすめです。

詳しくは以下をご覧ください。

Q3.預け入れ荷物はどうすればいいの?

「すぐに使う必要のないもの」「かさばるもの」「液状のもの」などを預け入れ荷物にすればよいでしょう。液状のものについては機内に持ち込むこともできますが、少量にするなどさまざまな制限があります。また、T字かみそりなど身だしなみ用の刃物類は機内に持ち込むことができません。すべて預け入れ荷物に入れましょう。

詳しくは以下をご覧ください。


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