【ルール作りが成功の鍵!】法人カード導入時に決めておきたい、社内ルールとは?

法人カードの活用術

【ルール作りが成功の鍵!】法人カード導入時に決めておきたい、社内ルールとは?

【ルール作りが成功の鍵!】法人カード導入時に決めておきたい、社内ルールとは?

法人カードを導入することで、いつ・どこで・誰が経費を使ったのか利用明細で確認でき、明細データを経費精算ソフトに取り込むこともできますが、法人カードの経費支払いの利便性を十分に活かすなら、経営者だけでなく社員にも法人カードを持たせたいところ。便利でお得な法人カードを安全に使うために、導入前に社内ルールをしっかり決めておきましょう。

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社内で決めておきたい法人カードの利用ルールとは?

社内で決めておきたい法人カードの利用ルールとは?

従業員に法人カードを持たせる場合、法人カードの使い方について、事前に社内ルールをしっかり設けることが大切です。法人カードは、利用後にカード会社から利用明細が送られてくるため、経費が可視化されますが、ガソリン代、飲食代など、明細だけではビジネス用かプライベート用か、わかりづらいものもあります。

また、法人カードは現金のやり取りがない分、経費に対する考え方が緩くなってしまうことも。そこで法人カードを社員に持たせる場合は、どのように使うのか、何に使うのかなど、法人カードに対するルールは簡単なことでも、社内規約に追加することをオススメします。ルールを設定すべき基本的な項目は以下の5つです。

1. 貸与する従業員を決める

法人カードによって追加できる上限枚数が決まっているため、人数が多くなればなるほど大企業であれば、従業員全員にカードを貸与することは難しいでしょう。中小企業であっても、法人カードを貸与するのは、「役員」や「役職のついた社員」に限ること良いでしょう。人数を絞ることで法人カードの管理や利用明細のチェックもスムーズになります。

2. 上司に報告する

カードを利用する際に、上司に使用する内容、場所、相手などの詳細を必ず報告します。利用する従業員本人だけでなく、上司も利用状況を把握できるため、不正利用が起こりづらくなります。

3. 利用時に貸し出す

法人カードは、従業員の個人名義になります。そこで、カード管理者を各部の部長など上司にするルールを決めて、出張、営業、接待など利用時にカードを貸し出します。従業員はカードを借りる際に上司へ用途を報告する必要があるため、経費のチェック体制がより厳重になります。

4. 利用範囲を決める

利用できる用途を制限します。例えば、交通費、法人向けネット通販業者、ガソリン代など自社で使うことが多いものに限れば、制限した用途以外の経費を判別しやすくなり、経費処理も簡単になります。

5. 領収書を提出する

法人カードを利用した場合も、領収書、利用伝票などの証憑書類をもらい、経理に提出するようにします。証憑と利用明細書の二重でチェックすることができます。

今回の記事のまとめ

当たり前に感じることでも、ルールを文字にすることが大切です。このぐらいなら大丈夫だろうと従業員が自分で判断することなく、経費とそうでないもののグレーゾーンを狭めることができます。また、カードを従業員に貸与する際は、再度、社内規則や経費の概念を確認するようにしましょう。一方で、あまり厳しくしすぎると、法人カードの利用が負担になるため、縛りすぎには注意が必要です。経営者、従業員、経理担当者が快適に働くためにも、法人カード使用に関する社内ルールを簡潔かつ明瞭にしておきましょう。

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