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個人事業主はここに注意!領収書のもらい方と保管方法

個人事業主はここに注意!領収書のもらい方と保管方法

事業を始めると、日常的に目にすることになる領収書。この領収書の取り扱いには、個人事業主なら必ず知っておきたいポイントがあります。
ここでは、なぜ領収書が重要なのかといった基礎知識のほか、もらった後の取り扱い、上手な整理や保管の方法などについて解説します。領収書はどういうものでなぜ重要なのか、もらったらどのように扱えばいいのかについて解説します。

目次
領収書は代金の受け渡しを証明する大切な書類
領収書を受け取ったら記載事項をチェックする
領収書の整理&保管方法
クレジットカードを活用しよう
領収書はクレジットカードで楽々整理!
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領収書は代金の受け渡しを証明する大切な書類

領収書は、商品やサービスに対して代金の受け渡しがあったことを証明する書類です。
事業を営むうえでは、消耗品の購入費、交通費など、さまざまな費用がかかります。領収書は、これらの支出を「必要経費」として、取引先や税務署に認めてもらうために証拠となるものです。確定申告を行う場合に必要となる書類ですので、受け取ったら必ず保管しておきましょう。

もっとも、冠婚葬祭の費用や電車代のように領収書がないものもありますし、「領収書がなければ絶対に必要経費として認められない」というわけではありません。
しかし、領収書が経費を支出した証拠になることは確かですし、領収書なしの高額出費は、本当に支出があったのかと、税務署に疑問を抱かれやすくなります。日々の必要経費としての支出を証明するために、領収書はなくてはならないものなのです。

領収書を受け取ったら記載事項をチェックする

領収書が「支出の証明書」としての役割を果たすためには、金額や日付など、記載されていなければいけないポイントがあります。領収書を受け取ったら、次のような点をチェックしてみましょう。

<記載事項のチェックポイント>

  • 宛名…受取人(自身)の氏名や屋号が間違いなく記載されているか
  • 金額…数字に間違いがなく、数字の先頭に「¥」や「金」、末尾には「-」や「也」などの記載があるか
  • 用途…「品代」などではなく、「文房具代として」「接待費として」などの具体的記載があり、クレジットカード払いの場合は、その旨が明記されているか
  • 日付…日付に間違いがないか
  • 発行者…領収書を発行した者の住所・氏名(または会社名、店名など)が入っているか
  • 印紙…金額が5万円(税込)以上の場合、定められた額の収入印紙の貼り付けおよび消印があるか

レシートでの代用も可能

領収書は、上記のような要素が入っているならレシートでも構いません。
宛名がないのが問題になりそうですが、金額が数万円以上と高額でなければ、税務調査上で問題とされないことがほとんどです。

領収書がないものの扱いについて

そもそも、領収書がないものや領収書をもらうのを忘れてしまった場合は、文房具店などで売られている「出金伝票」を使って処理するといいでしょう。支払った日付、金額、相手方、内容などを正確に書き込んだうえで、レシートと同様に保管します。

領収書の整理&保管方法

経費を支出したことを証明する領収書や領収書代わりにするレシートは、確定申告を終えた後も、7年間(白色申告の場合は5年間)保管することが義務付けられています。保管期間のあいだに、税務調査などで提出を求められれば、速やかに応じなければいけません。
税務署からの要請がなければ、領収書やレシートは、ほかに提出する先はありませんので、整理に手間をかけすぎるのも時間の無駄となってしまいます。
そこで、領収書の整理は、できる限り手間をかけずに、分かりやすくまとめておくことがポイントです。

具体的な整理方法としては、月ごとにまとめていくことをおすすめします。
まとめ方はどんなやり方でも良く、例えば、月ごとにA4の紙に貼り付けていく、12枚用意した封筒に月ごとに入れていく、月ごとにクリアファイルにまとめていくなど、自身のやりやすい方法を選びましょう。
1日の領収書の枚数が多い場合、ステープラーなどで日ごとに束ねておくと、より分かりやすくなります。

保管の際は、日光にさらさないように注意しましょう。レシートの多くは感熱紙が使われています。長期間日光にあたっていると、印字が消えてしまいます。上記の整理方法で速やかにファイリングして、日にあたらないようにしましょう。

クレジットカードを活用しよう

バラバラの領収書を整理するのは面倒という人には、クレジットカードを使って管理する方法がおすすめです。事業用のクレジットカードを1枚作り、事業に関するものはすべてそのカードで決済するようにすれば、クレジットカードの利用明細が領収書代わりになります。毎月送付されてくる明細書を保管しておくほか、ネット利用をされている場合は専用ページへログインして、利用明細を印刷して保管しておきましょう。なお、クレジットカード会社によっては、確認できる明細は過去半年分までなど、閲覧期限が設けられていますので注意が必要です。
また、クラウド会計ソフトなどは、ソフトとクレジットカードを紐付けておけば、自動連携させることで、帳簿に入力する手間が省ける機能を持つものもあります。この機能を活用すれば、会計処理にかける時間を大幅に短縮することもできます。

領収書はクレジットカードで楽々整理!

領収書は、個人事業主が事業に必要な出費を行ったことを証明してくれる大切な書類です。必要経費として支出があったことを証明し、税務署に申告した所得額を裏付けてくれるものでもありますので、大事に扱いましょう。
受け取った際は、まず宛名、金額、用途、日付、発行者、印紙(金額が5万円(税込)以上、クレジットカード払いでない場合)がきちんとそろっているかを確認し、不備があればその場で修正してもらいましょう。金額が少額であれば、レシートで代替することもできます。
分かりやすく月ごとに分類して保管しておけば、いつ税務調査が来ても困りません。整理がたいへんだという人は、クレジットカードを利用することで、より簡単に整理することができます。

2020年9月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:Gemstone税理士法人
監修:Gemstone税理士法人

港区の会社設立支援、税理士法人。Big4出身の公認会計士、税理士、元上場企業経理部長、大手ベンチャーキャピタル出身者などで構成され、スタートアップ支援に力を入れる。

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