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経理

領収書のもらい方と保管方法など、個人事業主が知っておくべきポイントを詳しく解説

領収書のもらい方と保管方法など、個人事業主が知っておくべきポイントを詳しく解説
監修: 宮川真一
監修:宮川真一

岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学卒業。税理士としてのキャリアは20年以上。税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、会計・税務を軸に複数の会社取締役・監査役にも従事。
【保有資格】CFP® 、税理士
税理士法人みらいサクセスパートナーズ

事業を始めると、日常的に目にすることになる宛名入りの領収書。この領収書の取り扱いには、個人事業主なら必ず知っておきたいポイントがあります。
ここでは、なぜ領収書が重要なのかといった基礎知識のほか、もらい方やもらった後の取り扱い、上手な整理や保管の方法などについて解説します。

目次
領収書は代金の受け渡しを証明する大切な書類
領収書のもらい方
領収書をもらう際に気を付けたいこと
領収書の保管期間と保管方法
クレジットカードを活用しよう
個人事業主におすすめ!三井住友カードの法人カード
領収書の整理が苦手ならクレジットカードでの経費管理が便利!
よくある質問
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領収書は代金の受け渡しを証明する大切な書類

領収書は、商品やサービスに対して代金の受け渡しがあったことを証明する書類です。
事業を営むうえでは、消耗品の購入費、交通費など、さまざまな費用がかかります。領収書やレシートは、これらの支出を「必要経費」として、税務署に認めてもらうために証拠となるものです。確定申告を行う場合に必要となる書類ですので、受け取ったら必ず保管しておきましょう。

もっとも、冠婚葬祭の費用や電車代のように領収書がないものもありますし、「領収書がなければ絶対に必要経費として認められない」というわけではありません。

領収書のもらい方

通常、商品やサービスを提供する売り手側には、領収書を発行する義務がありません。買い手側が支出の証明書として領収書が必要となる場合に、売り手側へ領収書の発行を要求することではじめて義務が生じます。

備品の購入などで経費を使う場合は、レシートで代用できない場合など、必要に応じて売り手側へ領収書を発行してもらうように依頼しましょう。

その後、宛名などの記載事項をたずねられますので、必要な項目を伝えて領収書へ記載してもらいます。

領収書をもらう際に気を付けたいこと

領収書の記載事項が不十分だったり、誤りがあったりする場合は、支出の証明書として認められない場合があります。領収書をもらう際は、有効性のある領収書かどうか、きちんとチェックすることが大切です。具体的にどのような点を確認すればよいのか、詳しく見ていきましょう。

記載事項をチェックする

領収書が「支出の証明書」としての役割を果たすためには、金額や日付など、記載されていなければいけないポイントがあります。領収書をもらう際に、次のような点をチェックしてみましょう。

<領収書の記載事項のチェックポイント>

領収書の記載事項のチェックポイント

① 日付
日付に間違いがないか

② 宛名
受取人(自身)の氏名や屋号が間違いなく記載されているか

③ 用途(ただし書き)
「品代」などではなく、「文房具代として」「接待費として」などの具体的記載があり、クレジットカード払いの場合は、その旨が明記されているか

④ 金額
数字に間違いがなく、数字の先頭に「¥」や「金」、末尾には「-」や「也」などの記載があるか

⑤ 印紙
金額が5万円(税込)以上の場合、定められた額の収入印紙の貼り付けおよび消印があるか(ただし、クレジットカード払いの場合、印紙は不要)

⑥ 発行者
領収書を発行した者の住所・氏名(または会社名、店名など)が入っているか

美咲さん

宛名は「上様」でも大丈夫?

領収書をもらう際に、「お宛名は?」と聞かれることが多くあります。通常は氏名や会社名を伝えて記載してもらいますが、「上様」と記入してもらっている方も多いかもしれません。急いでいるときなどは、この「上様」で済ませられるととても便利ですが、はたして法律的には大丈夫なのか?確認しておきましょう。

消費税法によると、小売業など特定の業種が発行したものであれば、無記名・空欄でもかまわないということになっています。また、3万円未満の場合は、帳簿に記載があれば領収書の保存が不要となっています。
つまり、少額の支払いあるいは、小売りや飲食であれば「上様」でも問題はないということになります。

美咲さん

ただし書きで「お品代」はダメ?

宛名に続いて、領収書をもらう際によく聞かれるのはただし書きです。「“お品代”でよろしいですか?」などとたずねられる場合もありますが、きちんと品名を記入してもらいましょう。やはり税務調査を受けたときに、個人使用の目的で購入したのではないかと疑われかねません。

レシートでの代用について

美咲さん

領収書はレシートで代用できるの?

領収書は、上記のような要素が入っているならレシートでも代用可能です。
宛名がないのが問題になりそうですが、前述したように以下の条件を満たしていれば、税務調査上で問題とはされません。

  • 記載金額が3万円未満
  • 小売業、飲食店業、写真業および旅行業など、特定の業種が発行したもの

むしろ、ただし書きに「お品代」と書かれた領収書よりも、品目の内訳が細かく印字されているレシートの方が信頼性は高くなります。

領収書がない場合について

美咲さん

領収書をもらうのを忘れてしまった場合はどうすればいいの?

そもそも、領収書がないものや領収書をもらうのを忘れてしまった場合は、文房具店などで売られている「出金伝票」を使って処理するといいでしょう。支払った日付、金額、相手方、内容などを正確に書き込んだうえで、レシートと同様に保管します。

経費にならないものもある

経費の基準は売上や収入を得るために要した費用とされています。そのため、事業に関係のないプライベートの資金や個人の社会保険料などは経費として認められません。

特に個人事業主の場合は、事業資金とプライベートの資金の境目が曖昧になることもあるかもしれません。しかし、経費にならないものを計上すると過少申告加算税などのペナルティを受ける場合もあります。

追徴課税を課されることのないように、経費になるものとならないものの区別は明確に行っておきましょう。

領収書の保管期間と保管方法

経費を支出したことを証明する領収書は、確定申告を終えた後も、保管することが義務付けられています。税務調査などで提出を求められれば、速やかに応じなければいけません。
税務署からの要請がなければ、領収書やレシートは、ほかに提出する先はありませんので、整理に手間をかけすぎるのも時間の無駄となってしまいます。
領収書の整理は、できる限り手間をかけずに、分かりやすくまとめておくことがポイントです。

保管期間

領収書には保管期間があり、税務調査などがあれば提出しなければなりません。
法人なら確定申告の提出期限から7年間は保管する義務があります。ただし、欠損金が生じた場合、繰越控除(赤字を翌年以降に繰り越し)の適用を受けるなら、領収書の保管期間は10年となります。

また個人事業主の場合は、白色申告なら5年、青色申告なら7年が領収書の保存期間となります。

保管方法

保管方法について、紙の場合と電子データの場合に分けて解説します。

紙の領収書を保管

具体的な整理方法としては、月ごとにまとめていくことをおすすめします。
まとめ方はどんなやり方でもよく、例えば、月ごとにA4の紙に貼り付けていく、12枚用意した封筒に月ごとに入れていく、月ごとにクリアファイルにまとめていくなど、自身のやりやすい方法を選びましょう。
1日の領収書の枚数が多い場合、クリップやホチキスなどで日ごとに束ねておくと、より分かりやすくなります。

保管の際は、日光にさらさないように注意しましょう。レシートの多くは感熱紙が使われているので、長期間日光にあたっていると、印字が消えてしまいます。速やかにファイリングして、日に当たらないようにしましょう。

電子データの領収書を保管

2022年1月の電子帳簿保存法改正を受けて、一定の要件を満たす場合はスキャナによる領収書の保存も認められるようになりました。「解像度が200dpi以上」といった要件を満たしていれば、スマートフォンやデジカメによる撮影も認められています。

スキャナ保存を行った領収書については原本の保管が不要となるため、領収書の整備や劣化に悩まされる心配もありません。

なお、現在は電子データをプリントアウトして保管する方法も認められていますが、2024年1月からは電子データによる保存が義務化されます。電子データには「タイムスタンプが付されている」「日付や金額で検索できるようにする」などの要件がありますので、前もって対応の準備を進めておきましょう。

クレジットカードを活用しよう

バラバラの領収書を整理するのは面倒という方には、法人用のクレジットカードを使って管理する方法がおすすめです。
法人用のクレジットカードを1枚作って社員に貸与し、事業に関するものはすべてその法人カードで決済するようにすれば、クレジットカードの利用明細と照らし合わせて領収書の整理がしやすくなります。毎月送付されてくる明細書を保管しておくほか、WEB明細を利用されている場合は専用ページへログインして、利用明細を印刷して保管しておきましょう。

なお、クレジットカード会社によっては、確認できる明細は過去半年分までなど、閲覧期限が設けられていますので注意が必要です。

また、クラウド会計ソフトなどを使用している場合は、ソフトとクレジットカードを紐付けて、自動連携させることで、帳簿に入力する手間が省ける機能を持つものもあります。この機能を活用すれば、会計処理にかける時間を大幅に短縮することもできます。

社員による立て替え・仮払申請も不要となるため、社員の負担、経費精算業務の負担、どちらも軽減されるのもメリットです。

法人カードで管理するメリット

個人事業主におすすめ!三井住友カードの法人カード

ここでは、個人事業主におすすめの三井住友カードの法人カードを紹介します。

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法人代表者、個人事業主(副業・フリーランスを含む)の方向けの法人カードです。カードランク別に一般カード、ゴールドカードの2種類があります。
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スタートアップ企業やフリーランス、副業で活躍される方のビジネスを後押しする、利便性とメリットを兼ね備えています。

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領収書の整理が苦手ならクレジットカードでの経費管理が便利!

領収書は、個人事業主が事業に必要な出費を行ったことを証明してくれる大切な書類です。必要経費として支出があったことを証明し、税務署に申告した所得額を裏付けてくれるものでもありますので、大事に扱いましょう。

受け取った際は、まず宛名、金額、用途、日付、発行者などがきちんとそろっているかを確認し、不備があればその場で修正してもらいましょう。条件を満たせば、レシートで代替することもできます。
分かりやすく月ごとに分類して保管しておけば、いつ税務調査が来ても困りません。また、領収書の整理が苦手で大変という方は、クレジットカードの利用明細を領収書と照らし合わせて整理し、より簡単に経費を管理することができます。

よくある質問

Q1.領収書をもらう際に気を付けることはありますか?

領収書は商品・サービスの買い手が、売り手に発行してもらう必要経費の証明書です。税務署に認めてもらう証拠となるため、必要項目がきちんと記入されているかチェックしましょう。特にただし書きは「お品代」ではなく、具体的に記入してもらいましょう。

詳しくは以下をご確認ください。
領収書をもらう際に気を付けたいこと

Q2.領収書の保管期間・保管方法に決まりはありますか?

法人なら確定申告の提出期限から7年間、個人事業主は白色申告で5年間、青色申告で7年間が、領収書を保管する義務があります。保管方法に決まりはありませんが、月ごとにファイリングするのがおすすめです。また、一定の要件を満たす場合はスキャナによる保存も認められます。

詳しくは以下をご確認ください。
領収書の保管期間と保管方法

Q3.領収書の整理が苦手です。どうしたらいいですか?

法人カードを作り、社員に貸与するなどして決済するようにすれば、クレジットカードの利用明細を領収書と照らし合わせるとより整理がしやすくなります。毎月送付されてくる明細書を保管したり、WEB明細を利用の場合は専用ページで利用明細を印刷したりするとよいでしょう。

詳しくは以下をご確認ください。
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