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経理

領収書のもらい方と保管方法など、個人事業主が知っておくべきポイントを詳しく解説

領収書のもらい方と保管方法など、個人事業主が知っておくべきポイントを詳しく解説
監修: 宮川真一
監修:宮川真一

岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学卒業。税理士としてのキャリアは20年以上。税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、会計・税務を軸に複数の会社取締役・監査役にも従事。
【保有資格】CFP® 、税理士
税理士法人みらいサクセスパートナーズ

事業を始めると、日常的に目にすることになる宛名入りの領収書。この領収書の取り扱いには、個人事業主なら必ず知っておきたいポイントがあります。
ここでは、なぜ領収書が重要なのかといった基礎知識のほか、もらい方やもらった後の取り扱い、保管の方法などについて解説します。

目次
領収書は代金の受け渡しを証明する大切な書類
領収書のもらい方
領収書をもらう際に気を付けたいこと
領収書の保管期間と保管方法
クレジットカードを活用しよう
個人事業主におすすめ!三井住友カードの法人カード
領収書の整理が苦手ならクレジットカードでの経費管理が便利!
よくある質問
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領収書は代金の受け渡しを証明する大切な書類

領収書は、商品やサービスに対して代金の受け渡しがあったことを証明する書類です。
事業を営むうえでは、消耗品の購入費、交通費など、さまざまな費用がかかります。領収書やレシートは、これらの支出を「必要経費」として、税務署に認めてもらうために証拠となるものです。確定申告を行う場合に必要となる書類ですので、受け取ったら必ず保管しておきましょう。

もっとも、冠婚葬祭の費用や電車代のように領収書がないものもありますし、「領収書がなければ絶対に必要経費として認められない」というわけではありません。

インボイス制度で領収書の扱いが変わった

2023年10月からインボイス制度が始まり、支払いを証明する書類として扱う領収書にはさまざまな変更が発生しました。記載する内容について税率ごとに明記する必要があり、3万円未満という特例も一部廃止されたことが大きな点です。また、必要な記載事項を満たしていれば、領収書のほか、「請求書」「納品書」など、支払いの内容が分かる書類はすべてインボイスとして扱うことになりました。

領収書を受け取る側が気を付ける点として、発行者が「課税事業者」なのか「免税事業者」なのかがあります。課税事業者と免税事業者によって、記載される内容が異なります。

課税事業者から領収書をもらう際に気を付けること

インボイス制度が始まってから、買い手は仕入れ先からのインボイス(適格請求書)がないと、原則として仕入税額控除を受けられなくなりました。そして、このインボイスを交付できるのは、適格請求書発行事業者の登録を受けた課税事業者のみになります。つまり、課税事業者であっても、適格請求書発行事業者として登録していなければ、インボイスを発行することはできません。課税事業者から領収書を受け取る際には、相手が適格請求書発行事業者の登録が済んでいるか注意しましょう。

なお、クレジットカード決済でも、適格請求書発行事業者にインボイスとして領収書の発行を依頼することが可能です。領収書のほか利用明細書もインボイスとして使えます。

免税事業者と取引する際に気を付けること

免税事業者は課税事業者とは違い、適格請求書を発行することができません。そのため、免税事業者が発行する領収書は従来と変わらない様式のものとなります。

前述したとおり、買い手側はインボイスがないと仕入税額控除を行うことはできないため、仕入れ額控除の対象外となる免税事業者と取引を行った場合、課税事業者は仕入れ分の消費税も負担しなくてはいけないため、負担が大きくなる可能性があります。

領収書のもらい方

通常、商品やサービスを提供する売り手側には、領収書を発行する義務がありません。買い手側が支出の証明書として領収書が必要となる場合に、売り手側へ領収書の発行を要求することではじめて義務が生じます。備品の購入などで経費を使う場合は、必要に応じて売り手側へ領収書を発行してもらうように依頼しましょう。

その後、宛名などの記載事項をたずねられますので、必要な項目を伝えて領収書へ記載してもらいます。

領収書をもらう際に気を付けたいこと

領収書の記載事項が不十分だったり、誤りがあったりする場合は、支出の証明書として認められない場合があります。領収書をもらう際は、有効性のある領収書かどうか、きちんとチェックすることが大切です。また、2023年10月からインボイス制度が導入され、取引先が課税事業者か免税事業者かによってこれまでと対応を変えなければいけない点がありますので、チェックする内容も増えています。具体的にどのようなポイントを確認すればよいのか、詳しく見ていきましょう。

適格請求書に必要な記載事項をチェックする

前述したように、インボイス制度が始まってからは、買い手側は適格請求書がないと、原則として仕入税額控除を受けられなくなりました。適格請求書には記載要件があり、それを満たさない領収書では仕入税額控除ができないため、必ず記載事項を確認しましょう。

<適格請求書の記載事項のチェックポイント>

適格請求書の記載事項のチェックポイント

1.取引年月日
発行日として記載されている場合もある。取引を行った日付に間違いがないか。

2.適格請求書を受け取る事業者の氏名・名称
宛名として受取人(買い手自身)の氏名や屋号が間違いなく記載されているか。レシートなどの簡易適格請求書(簡易インボイス)の場合は不要。

3.取引内容
用途を、ただし書き・明細に記載する。書き方は、ただし書きの場合は「品代」などではなく、「文房具代として」「接待費として」などの具体的記載があるか。もしくは購入した品目の明細があるか。クレジットカード払いの場合は、その旨が明記されているか。

4.適格請求書発行事業者名
適格請求書の発行者の住所・氏名(または会社名、店名など)が入っているか。

5.登録者番号
インボイス制度導入によって適格請求書を発行する者(売り手)は登録が必要になったため、適格請求書を発行した者の登録者番号が記載されているか。

6.税率ごとの税抜き金額の内訳
10%と8%の税率別に、税抜き金額の合計が記載されているか。

7.税率ごとの消費税額の内訳
10%と8%の税率別に、消費税額が記載されているか。

8.軽減税率の対象品目への注意書き
軽減税率(8%)が適用される品目がある場合、その旨を明示する注記があるか。

なお、インボイス制度導入後は、税率ごとの税抜き金額の合計と消費税額の合計の記載が必要ですが、総合計の金額は必須項目ではありません。ただ、現実には記載されていることがほとんどのため、数字に間違いがないかは確認しましょう。
そのうえで、金額が5万円(税込)以上の場合は、定められた額の収入印紙の添付と消印があるかを確認してください。支払い方法がクレジットカードの場合は、金額にかかわらず印紙は不要です。

■こちらも合わせてご覧ください
適格請求書(インボイス)とは?書き方から制度の概要、発行・受領時の注意点を解説

宛名について

美咲さん

宛名は「上様」でも大丈夫?

領収書をもらう際に、「お宛名は?」と聞かれることが多くあります。通常は氏名や会社名を伝えて記載してもらいますが、「上様」と記入してもらっている方も多いかもしれません。急いでいるときなどは、この「上様」で済ませられるととても便利ですが、はたしてインボイス制度導入後も法律的には大丈夫なのか?確認しておきましょう。

インボイス制度では、適格簡易請求書(簡易インボイス)の交付が可能な事業者が発行する領収書は「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称は不要」となっているため、無記名・空欄でもかまいません。適格簡易請求書の交付が可能な事業者とは、飲食業や小売業などの不特定の相手先を顧客とする事業者です。つまり、スーパーやコンビニ、飲食店でもらう領収書の宛名は「上様」でも問題ないことになります。

また、これまで3万円未満の場合は帳簿に記載があれば領収書の保存が不要でしたが、インボイス制度導入後、3万円未満でも仕入税控除を受ける場合は領収書の保存が必要になりました。3万円未満の金額で、特例として扱われる品目は下記2つのみとなります。

・交通機関による旅客運送費(交通費)
・自動販売機自動サービス機からの品物購入

つまり、少額であっても、ほとんどの場合は証明として領収書が必要となりました。

ただし書きについて

美咲さん

ただし書きで「お品代」はダメ?

宛名に続いて、領収書をもらう際によく聞かれるのはただし書きです。「“お品代”でよろしいですか?」などとたずねられる場合もありますが、きちんと品名を記入してもらいましょう。インボイス制度では、取引内容、特に軽減税率が適用される品目については明記が必須です。原則として、ただし書きが「お品代」や空欄の領収書は正式な書類と認められないことを覚えておきましょう。

レシートでの代用について

美咲さん

領収書はレシートで代用できるの?

領収書は、上記のような要素が入っているならレシートでも代用可能です。また、前述したように以下の条件を満たしていれば、宛名がなくても、小売業や飲食店業などの適格簡易請求書の発行が認められている業種が発行したものは、問題なく正式書類として扱えます。

領収書がない場合について

美咲さん

領収書をもらうのを忘れてしまった場合はどうすればいいの?

そもそも領収書がないものや領収書をもらうのを忘れてしまった場合、これまでは、文房具店などで売られている「出金伝票」に支払った日付、金額、相手方、内容などを正確に書き込んで処理していましたが、インボイス制度後は記載内容が変更となったため、対応も変わりました。

領収書がないと気付いた際に、お店に改めて発行してもらうことを考えるかもしれません。もらい忘れて後日発行を依頼する時と、紛失などによって再発行をお願いする際によってケースが異なるので注意が必要です。領収書をもらい忘れてしまった場合は、事後であっても依頼されたお店は領収書の発行義務がありますので、受け取ることができます。一方、紛失の場合は、すでに一度発行された領収書なので、再発行してもらえないことがほとんどです。お店側には領収書の発行の義務はあるものの、再発行は義務ではなく、経費の水増しなどの悪用リスクを回避する意味もありますので、無理に依頼することはできません。

経費にならないものもある

経費の基準は売上や収入を得るために要した費用とされています。そのため、事業に関係のないプライベートの資金や個人の社会保険料などは経費として認められません。

特に個人事業主の場合は、事業資金とプライベートの資金の境目が曖昧になることもあるかもしれません。しかし、経費にならないものを計上すると過少申告加算税などのペナルティを受ける場合もあります。追徴課税を課されることのないように、経費になるものとならないものの区別は明確に行っておきましょう。

領収書の保管期間と保管方法

経費を支出したことを証明する領収書は、確定申告を終えた後も、保管することが義務付けられています。税務調査などで提出を求められれば、速やかに応じなければいけません。

税務署からの要請がなければ、領収書やレシートはほかに提出する先はありませんので、整理に手間をかけすぎるのも時間の無駄となってしまいます。領収書の整理は、できる限り手間をかけずに、わかりやすくまとめておくことがポイントです。

保管期間

領収書には保管期間があり、税務調査などがあれば提出しなければなりません。法人なら確定申告の提出期限から7年間は保管する義務があります。ただし、欠損金が生じた場合、繰越控除(赤字を翌年以降に繰り越し)の適用を受けるなら、領収書の保管期間は10年となります。

また個人事業主の場合は、白色申告なら5年、青色申告なら7年(※1)が領収書の保存期間となります。

1 青色申告をした人でも、前々年分の所得が300万円以下の場合は、5年です。

保管方法

保管方法について、紙の場合と電子データの場合に分けて解説します。

紙の領収書を保管

具体的な整理方法としては、月ごとにまとめていくことをおすすめします。
まとめ方はどんなやり方でもよく、例えば、月ごとにA4の紙に貼り付けていく、12枚用意した封筒に月ごとに入れていく、月ごとにクリアファイルにまとめていくなど、自身のやりやすい方法を選びましょう。

1日の領収書の枚数が多い場合、クリップやホチキスなどで日ごとに束ねておくと、より分かりやすくなります。

保管の際は、日光にさらさないように注意しましょう。レシートの多くは感熱紙が使われているので、長期間日光にあたっていると、印字が消えてしまいます。速やかにファイリングして、日に当てないようにしましょう。

電子データの領収書を保管

2022年1月の電子帳簿保存法改正を受けて、一定の要件を満たす場合はスキャナによる領収書の保存も認められるようになりました。「解像度が200dpi以上」といった要件を満たしていれば、スマートフォンやデジカメによる撮影も認められています。

さらに、2024年1月からは電子データによる保存が義務化されました。これまで、電子データでの取引上のやりとりやPDFの請求書などは印刷して紙で保存してもよかったものが、電子データのまま保存することが義務化されました。そのほか、電子データには「タイムスタンプが付されている」「日付や金額で検索できるようにする」などの要件があります。

クレジットカードを活用しよう

バラバラの領収書を整理するのは手間がかかるという方には、法人用のクレジットカードを使って管理する方法がおすすめです。

法人用のクレジットカードを1枚作って社員に貸与し、事業に関するものはすべてその法人カードで決済するようにすれば、クレジットカードの利用明細と照らし合わせて領収書の整理がしやすくなります。毎月送付されてくる明細書を保管しておくほか、WEB明細を利用している場合は専用ページへログインし、利用明細を印刷して保管しておきましょう。

なお、クレジットカード会社によっては、確認できる明細は過去半年分までなど、閲覧期限が設けられていますので注意が必要です。

また、クラウド会計ソフトなどを使用している場合は、ソフトとクレジットカードを紐付けて、自動連携させることで帳簿に入力する手間が省ける機能を持つものもあります。この機能を活用すれば、会計処理にかける時間を大幅に短縮することもできます。

社員による立て替え・仮払申請も不要となるため、社員の負担、経費精算業務の負担、どちらも軽減されるのもメリットです。

法人カードで管理するメリット

個人事業主におすすめ!三井住友カードの法人カード

ここでは、個人事業主におすすめの三井住友カードの法人カードを紹介します。

三井住友カード ビジネスオーナーズ

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領収書は、個人事業主が事業に必要な出費を行ったことを証明してくれる大切な書類です。必要経費として支出があったことを証明し、税務署に申告した所得額を裏付けてくれるものでもありますので、大事に扱いましょう。

受け取った際は、まず宛名、税率ごとの金額、用途、日付、発行者などがきちんとそろっているかを確認し、不備があればその場で修正してもらいましょう。条件を満たせば、レシートで代替することもできます。

わかりやすく月ごとに分類して保管しておけば、いつ税務調査があっても困りません。また、領収書の整理が苦手で大変という方は、クレジットカードの利用明細を領収書と照らし合わせて整理し、より簡単に経費を管理することができます。

よくある質問

Q1.領収書をもらう際に気を付けることはありますか?

領収書は、商品・サービスの買い手が、売り手に発行してもらう必要経費の証明書です。税務署に認めてもらう証拠となるため、必要項目がきちんと記入されているかチェックしましょう。特に、ただし書きは「品代」ではなく、具体的に記入してもらいましょう。インボイス制度の導入よって、登録者番号や税率などの必要項目が増えていますので注意が必要です。

詳しくは以下をご覧ください。
領収書をもらう際に気を付けたいこと

Q2.領収書の保管期間・保管方法に決まりはありますか?

法人なら確定申告の提出期限から7年間、個人事業主は白色申告で5年間、青色申告で7年間が、領収書を保管する義務があります。また、青色申告された方でも、前々年分の所得が300万円以下の場合は、保管期間は5年です。保管方法に決まりはありませんが、月ごとにファイリングするのがおすすめです。また、一定の要件を満たす場合はスキャナによる保存も認められます。

詳しくは以下をご覧ください。
領収書の保管期間と保管方法

Q3.領収書の整理が苦手です。どうしたらいいですか?

法人カードを作り、社員に貸与するなどして決済すれば、クレジットカードの利用明細と領収書の照合がしやすいので整理の手間も省けます。毎月送付されてくる明細書を保管したり、WEB明細を利用の場合は専用ページで利用明細を印刷したりするとよいでしょう。

詳しくは以下をご覧ください。
クレジットカードを活用しよう

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