領収書の役割

事業を営むうえでは、消耗品の購入費、交通費など、さまざまな費用がかかります。領収書はこれらの支出を経費として計上する際に使用するほか、以下のような役割があります。

領収書がなく、代金の受け渡しが完了していることの確認や証明ができない場合、二重請求や過払いが発生してしまう可能性があります。

また、確定申告で領収書を提出する必要はありませんが、税務調査が入った場合は帳簿と共に領収書のチェックを受けることになり、取引の事実や内容を証明する役割を果たします。
もっとも、冠婚葬祭の費用や電車代のように領収書がないものもありますし、「領収書がなければ絶対に必要経費として認められない」というわけではありません。

そのほか、商品やサービスに対して返品や修理を依頼する際は、購入証明として領収書が必要です。

レシートとの違い

領収書はレシートで代用できるの？

領収書は、発行者名、取引年月日、取引の内容や金額などの事項が記載されているならレシートでも代用可能です。

国税庁によると、領収書や領収証と同様に、レシートも「金銭または有価証券の受取書」に該当しますが、以下のような違いがあります。

レシートは機械的に印字されるため手書きの領収書より信頼性が高いという見方もある一方で、宛名がない・紙質が長期保管に適さないというデメリットもあります。また、領収書にもレシート同様のタイプもあるため、保存する際には注意が必要です。

1．領収書の発行を依頼する

通常、商品やサービスを提供する売り手側には、領収書を発行する義務がありません。買い手側が支出の証明書として領収書が必要となる場合に、売り手側へ領収書の発行を要求することではじめて義務が生じます。備品の購入などで経費を使う場合は、必要に応じて売り手側へ領収書を発行してもらうように依頼しましょう。

2．宛名を正確に書いてもらう

宛名は「上様」でも大丈夫？

領収書の発行を依頼すると、宛名などの記載事項を尋ねられますので、必要な項目を伝えます。
宛名は個人事業主の場合、「屋号＋個人名」または「個人名」を記載してもらいます。「上様」は法的に不明確な記載とみなされるリスクがあるため避けましょう。

3．ただし書きは具体的に書いてもらう

ただし書きで「お品代」はダメ？

ただし書きは、何に代金を支払ったのか、金銭取引の内容を明確にするための項目です。慣習的に使われている「お品代として」は、法的に支払い内容が不明瞭とみなされるリスクがあるため、商品やサービスの名称などを具体的に記載してもらいましょう。

4．領収書の記載内容を確認する

領収書の記載事項が不十分だったり、誤りがあったりする場合は、支出の証明書として認められない場合があります。領収書をもらう際は、有効性のある領収書かどうか、きちんとチェックすることが大切です。
日付や宛名、金額、ただし書き、発行者名や住所など、記載事項に抜け漏れや間違いがないかをその場で確認するようにしてください。内容に不備があれば訂正や再発行を依頼します。

1．インボイス（適格請求書）と簡易インボイス（適格簡易請求書）について理解する

まずはインボイスと簡易インボイスについて理解を深める必要があります。それぞれ要件を満たすために必要な記載事項などが異なるため把握しておきましょう。

インボイスと簡易インボイスに必要な記載事項や交付できる業種などの特徴を以下の表にまとめました。

レシートでの代用について

上記の表で示した事項が記載されている場合、レシートもインボイスとして認められます。宛名がなくても、小売業や飲食店業などの簡易インボイスの発行が認められている業種が発行したものは、仕入税額控除を受けられます。

2．発行者が適格請求書発行事業者かそれ以外かで領収書を仕分ける

領収書を受け取る側は、発行者が適格請求書発行事業者なのかそれ以外かについて留意する必要があります。適格請求書発行事業者かどうかによって、発行される領収書やレシートの記載内容が異なり、仕入税額控除の対象になるか否かが変わるためです。

受け取った領収書やレシートは、発行者が適格請求書発行事業者かどうかで分けてから経理処理を行いましょう。そのうえで仕訳と証憑書類を紐付けておくことが大切です。

課税事業者から領収書をもらう際に気を付けること

インボイス制度が始まってから、買い手は仕入れ先からのインボイス・簡易インボイスがないと、原則として仕入税額控除を受けられなくなりました。そして、このインボイス・簡易インボイスを交付できるのは、適格請求書発行事業者の登録を受けた課税事業者のみになります。つまり、課税事業者であっても、適格請求書発行事業者として登録していなければ、インボイス・簡易インボイスを発行することはできません。課税事業者から領収書を受け取る際には、相手が適格請求書発行事業者の登録が済んでいるか注意しましょう。

なお、クレジットカード決済でも、適格請求書発行事業者にインボイス・簡易インボイスの発行を依頼することが可能です。

免税事業者と取引する際に気を付けること

免税事業者は課税事業者とは違い、適格請求書を発行することができません。そのため、免税事業者が発行する領収書は従来と変わらない様式のものとなります。

前述したとおり、買い手側はインボイス・簡易インボイスがないと仕入税額控除を行うことはできません。免税事業者と取引を行った場合、仕入税額控除の対象外となるため、買い手の税負担が重くなります。

3．インボイスと簡易インボイスの記載事項が適正かを確認する

前述したように、インボイス制度が始まってからは、買い手側はインボイス・簡易インボイスがないと、原則として仕入税額控除を受けられなくなりました。インボイス・簡易インボイスには記載要件があり、それを満たさない領収書では仕入税額控除ができないため、必ず記載事項を確認しましょう。

■こちらも合わせてご覧ください（法人カード活用ガイド）
適格請求書（インボイス）とは？書き方から制度の概要、発行・受領時の注意点を解説

宛名について

インボイス制度では、不特定多数の人に対して販売などを行う小売業、飲食店業、タクシー業などに係る取引については、インボイスに代えて、簡易インボイスを交付することができます。簡易インボイスは「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称は不要」となっているため、無記名・空欄でもかまいません。

また、これまで3万円未満の場合は帳簿に記載があれば領収書の保存が不要でしたが、インボイス制度導入後、3万円未満でも仕入税控除を受ける場合はインボイス・簡易インボイスの保存が必要になりました。3万円未満の金額で、特例として扱われる品目は以下2つのみとなります。

• 交通機関による旅客運送費（交通費）
• 自動販売機自動サービス機からの品物購入

ただし書きについて

インボイス制度では、取引内容、特に軽減税率が適用される品目については明記が必須です。原則として、ただし書きが「お品代」や空欄の領収書は正式な書類と認められないことを覚えておきましょう。

■こちらも合わせてご覧ください（法人カード活用ガイド）
法人カード決済に領収書は不要？インボイス制度での変更点や注意点も解説

保管期間

領収書には保管期間があり、税務調査などがあれば提出しなければなりません。法人なら確定申告の提出期限から7年間は保管する義務があります。ただし、欠損金が生じた場合、繰越控除（赤字を翌年以降に繰り越し）の適用を受けるなら、領収書の保管期間は10年となります。

また個人事業主の場合は、白色申告なら5年、青色申告なら7年（※）が領収書の保存期間となります。

青色申告をした人でも、前々年分の所得が300万円以下の場合は5年、領収書をインボイス・簡易インボイスとして利用する場合は7年です。

保管方法

領収書の保管方法を紙で受領したものと電子データで受領したものに分けて解説します。

紙の領収書

具体的な整理方法としては、月ごとにまとめていくことをおすすめします。
まとめ方はどんなやり方でもよく、例えば、月ごとにA4の紙に貼り付けていく、12枚用意した封筒に月ごとに入れていく、月ごとにクリアファイルにまとめていくなど、自身のやりやすい方法を選びましょう。

1日の領収書の枚数が多い場合、クリップやホチキスなどで日ごとに束ねておくと、よりわかりやすくなります。

保管の際は、日光にさらさないように注意しましょう。レシートの多くは感熱紙が使われているので、長期間日光にあたっていると、印字が消えてしまいます。速やかにファイリングして、日に当てないようにしましょう。

また、紙の領収書などの書類自体を保存する代わりに、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たせば、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することも可能です。紙の書類のファイリング作業や保存スペースが不要になるため、経理業務の効率化につながります。

電子データの領収書

電子データで受領した領収書は、電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当し、原則として電子保存が義務付けられています。例えばメールで受け取った領収書などの電子取引データについて、従来のプリントアウトして保存する方法は不可となりました。

電子取引データの原則的な保存ルールは以下の3つです。

1. 改ざん防止のための措置をとること
2. 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタなどを備え付けること
3. 「日付・金額・取引先」の3つの要素で検索できること

1については次のいずれかの措置をとる必要があります。

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• 受領したデータにタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステムなどで授受・保存する
• 改ざん防止のための事務処理規程を策定、運用、備え付ける

また、3に加えて次のいずれかの措置をとる必要があります。

• 日付または金額での範囲指定検索・2つの要素を組み合わせた検索が可能
• 税務調査などで電子取引データのダウンロードを求められた場合に対応が可能

なお、基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査などの調査担当者に、電子取引データをプリントアウトした書類を取引年月日と取引先ごとに整理された状態で提示・提出可能な状態にしていれば、3の検索機能は不要になります。

■こちらも合わせてご覧ください（法人カード活用ガイド）
電子帳簿保存法とは？2024年完全義務化のポイントから対象書類、要件まで解説

三井住友カード ビジネスオーナーズ

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Q1．領収書のもらい方で気を付けることはありますか？

領収書は、商品・サービスの買い手が、売り手に発行してもらう必要経費の証明書です。宛名は正確に、ただし書きは具体的に記入してもらいましょう。受け取った領収書の記載事項が不十分だったり、誤りがあったりする場合は訂正や再発行を依頼します。

詳しくは以下をご覧ください。
領収書のもらい方

Q2．領収書の保管期間・保管方法に決まりはありますか？

法人なら確定申告の提出期限から7年間、個人事業主は白色申告で5年間、青色申告で7年間が、領収書を保管する義務があります。また、青色申告された方でも、前々年分の所得が300万円以下の場合は、保管期間は5年、領収書をインボイス（適格請求書）・簡易インボイス（適格簡易請求書）として利用する場合は7年です。保管方法に決まりはありませんが、月ごとにファイリングするのがおすすめです。また、一定の要件を満たす場合はスキャナによる電子データ保存も認められます。

詳しくは以下をご覧ください。
領収書の保管期間と保管方法

Q3．領収書の整理が苦手です。どうしたらいいですか？

プライベート用のクレジットカードとは別に事業用の法人カードを作成して、事業に関する経費はすべてその法人カードで決済すれば、クレジットカードの利用明細と照らし合わせることができ、領収書の整理がしやすくなります。

詳しくは以下をご覧ください。
法人カードを活用して領収書を管理するメリット

2025年5月時点の情報のため、最新の情報ではない可能性があります。