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経費精算と経費精算書とは?処理方法やルールを解説

経費精算と経費精算書とは?処理方法やルールを解説

経営者にとって、経費削減は経営上の重要課題です。そのため、経費の範囲と経費精算の意味を理解しておくべきです。ここでは、経費精算の基礎知識について、詳しくご紹介します。

目次
経費とは売上を得るための費用
経費、損金、費用はどう違う?
どこまでが経費となる?
経費精算書とは?
経費精算は法人カードがおすすめ
三井住友カードおすすめの法人カード
経費精算の手順
経費精算業務の注意点
経費精算を効率的に行うには?
しっかり計上して賢く節税!
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経費とは売上を得るための費用

経費とは、会社が事業を行って売上を得るための必要な費用のことです。販売する商品の仕入れにかかった費用をはじめ、オフィスを構えるための家賃、文具などの消耗品費、人件費、会食費なども経費にあたります。
事業を運営するためにかかった経費は、経費精算で計上することによって、納税額を少なくすることができます。法人税の金額は、会社の売上から費用を差し引いた利益(正確には利益を基礎にした課税所得)に税率をかけて算出されます。また、納税額を少なくするには、売上を減らすか経費を増やすか、いずれかの方法がありますが、売上を減らすという道を選択する人はいないでしょう。必然的に、経費を増やすことが節税につながることになります。
ただし、法人税を節税できるからといって、事業に無関連なものを経費にしたら、税務署から指摘を受けることになります。そのためにも、適正な経費を把握しなくてはいけません。

経費、損金、費用はどう違う?

経費について考えるときに意識しておかなければならないのが、「経費」「損金」「費用」の違いです。
それぞれを区別しておかないと、経費を増やして節税につなげるつもりが、まったく意味がなかったということにもなりかねません。
正しい意味を理解しておきましょう。

経費とは?

会社における経費というのは、前述のとおり、売上を得るために必要な費用のことです。費用(税務上は損金といいます)として帳簿に記帳することで、結果として節税につながる支出のことを指しています。なお、税務上の費用である損金とは、法人税を計算する際に、売上に直接関係する原価や、事務所家賃などの費用、そして債権の貸し倒れなどの損失を含んだ用語です。

しかし、例えば「この支払い、経費で落とせる?」というように、「会社のお金として支払うことができる?」という意味で使われる場合もあるでしょう。この場合は、損金として処理できるかどうかではなく、会社が負担するか、個人が負担するかという意味合いになります。

このように、本来は損金として算入できるものという意味で使われる経費ですが、文脈によってはもう少し広い意味で使用されることもあります。
この記事では、損金として帳簿に算入できる支出を経費としてご説明しています。

損金とは?

会社における損金とは、法人税を計算する際に課税所得を求めるために、益金から控除できるものを指す言葉です。経費の中には、損金として算入することができる支出と損金算入できない支出があります。
損金に算入することはできませんが、会社が負担するお金の代表的なものには、以下が挙げられます。

  • 法人税
  • 住民税
  • 交際費(一部経費にできる場合もある)
  • 各種罰金や延滞税 など

このような支出は会社が支払うものですが、損金に算入することはできません。しかし、実際に会社のお金から支払うため、記帳自体は行います。

費用とは?

会社が支出する金銭全般を費用といいます。経済的な価値が減少するものが該当しますので、減価償却費のように、実際に金銭を支出しないものも費用に含まれます。損金には含まれない法人税や住民税、役員給与なども費用に該当します。

用語の定義としては、「費用」の中に「経費」が含まれ、費用のうち法人税を計算するために損益処理の対象となるものを「損金」と呼びます。

どこまでが経費となる?

経費を計上する際の悩み所は、「経費か、経費ではないか」の線引きでしょう。「会食が経費になるなら、友達との食事も経費で落ちるのではないか」などと考えて申告してしまうと、ルール違反として、税務調査で指摘を受ける可能性があります。経費として計上できるのはあくまでも「事業に必要な費用」であり、個人的な支出を含めることはできません。
なお、事業に必要な費用であっても、使用前のものは経費に含むことはできません。例えば、仕入れはしたものの在庫として管理している商品や、まとめ買いをしてストックしている事務用品など、売上に対応しないものは支出金額の全額を費用にすることはできません。決算時に費用から資産に振り替えて計上することになります。

■経費になるもの、ならないものの例

※横にスライドの上ご参照ください

経費になる 経費にならない
人件費 事業と関係のない費用
(私生活用の日用品、趣味の道具、友人との食事代など)
消耗品費
交際費
旅費交通費
研究開発費 法人税
新聞図書費 法人住民税
通信費 所得税や住民税(個人事業主の場合)

こちらもご参照ください。
経費とは?経費になるもの、ならないものとは?

経費精算書とは?

経費精算書は、社員が一時的に立て替えて支払った経費を、会社が精算するための書類です。
おもな経費精算書には、「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」「出張旅費精算書」「旅費精算書」などがあります。

・仮払経費申請書 仮払経費申請書は、従業員の出張に伴う交通費や宿泊費など、個人で立て替えると金銭的な負担が大きいものについて、事前に経費の概算金額を申請してもらっておくための書類です。

・仮払経費精算書 仮払経費精算書は、仮払経費申請書で先払いしてもらった経費について、余剰分や不足を精算するための書類です。宿泊したホテルやタクシー代など、実際にかかった費用を詳細に証明できる書類を添付しましょう。

・出張旅費精算書、旅費精算書 出張旅費精算書と旅費精算書については、別々に運用している会社もあれば、旅費精算書でまとめて運用している会社もあります。いずれも、出張や社員旅行などに伴う費用を精算する役割を持っています。旅費精算については、会社ごとに細かく上限を設けていたり、対象となる項目を制限していたりする場合があります。自社に最も適した方法を見つけて、ルール化するようにしましょう。

経費精算は法人カードがおすすめ

経費精算をスムーズに行うには、企業・法人、個人事業主向けのクレジットカードである「法人カード」の利用を検討してもいいでしょう。法人カードは、経費精算に利用されることが多く、数々のメリットがあります。

お申し込みの際に登記簿謄本、決算書が不要。個人の与信をベースに審査し創業1年未満でも発行できる 個人事業主・法人代表者向けの法人カード 三井住友ビジネスカード for Owners

こちらもご参照ください。
個人事業主が法人用のクレジットカードを持つメリット
3分でわかる!法人カード・ビジネスカードで経費精算を行うメリットを解説します!

メリット1 経費精算が効率化される

法人カードで経費精算することで、管理が楽になります。毎月カード会社から「カード利用明細書」が発行されますので、いつ、どこで、いくら使ったかを把握することができます。
また、経理ソフトを併用して、利用明細書をデータ化すれば、経理業務が効率化されます。

メリット2 入力漏れがなくなる

経費精算において法人カードを使用して、利用明細データを経理ソフトに取り込めば、入力漏れがなくなります。また、データ改ざんなどの不正行為を防止できるのも大きなメリットです。

メリット3 現金精算が必要なくなる

営業での交通費や接待飲食費は、従業員が立て替えて、後で精算することになります。法人カードなら、この手間を省くことができます。法人カードを社員に支給して、支払いをカードで済ますことで、精算業務が必要なくなり、経理業務の効率化につながります。

三井住友カードおすすめの法人カード

法人カードを活用することで、経費精算の手間を大幅に削減することができます。
続いては、個人事業主の方や経営者向けのカードと、中小企業向けのカードをご紹介します。

法人代表者・個人事業主の方向け
三井住友ビジネスカード for Owners

三井住友ビジネスカード for Ownersであれば、お申し込みの際に登記簿謄本や決算書は不要。個人の与信をベースに審査しますので、創業1年未満でも発行できます。

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<三井住友ビジネスカード for Owners クラシック>

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・経営者の皆さまをあらゆるビジネスシーンでサポート三井住友ビジネスカード for Owners クラシックは、満20歳以上の法人代表者や個人事業主が申し込める法人カードで、個人事業主が申し込む場合、決済口座に屋号付きの個人名義口座も指定できます。通常1,375円(税込)の年会費が、インターネット入会で初年度無料になります。毎月のご利用金額に応じてポイントも貯まるうえ、対象のコンビニエンスストアやマクドナルドでカードをご利用いただくと、今後いつでも通常ポイントに加えて、ご利用金額200円(税込)につき2%のポイントが還元されます。

一部、ポイント加算対象とならない店舗および+2%還元にならない場合があります。

詳細は以下ホームページをご確認ください。
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<三井住友ビジネスカード for Owners ゴールド>

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・充実したサービスでビジネスをさらにサポート三井住友ビジネスカード for Owners ゴールドは、クレジットの利用枠が最高300万円までとビジネスでの利便性が高いカードです。さらに、飛行機や新幹線の一部区間でチケットレスサービスが利用できるだけでなく、国内の主要な空港ラウンジを無料で利用できるサービスも付帯しています。旅行傷害保険も国内・海外ともに最高5,000万円まで補償されるので、出張が多い方にも最適な法人カードです。

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中小企業向け
三井住友ビジネスカード

三井住友ビジネスカードは、中小企業向けの法人カードです。カード使用者が20名以下であることがひとつの目安となっています。

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三井住友ビジネスカード

<三井住友ビジネスクラシック(一般)カード>

三井住友ビジネスクラシック(一般)カード

・経費管理と資金運用の効率化に特化したビジネスカード法人のみを対象としたクレジットカードで、法人名義の口座を決済口座に指定できます。ETCカードも複数枚発行できるため、車移動の従業員が多い場合でも経費の管理が楽に行うことができます。

<三井住友ビジネスゴールドカード>

三井住友ビジネスゴールドカード

・ビジネスカードにゴールドの価値をプラス法人のみを対象としたゴールドカードです。通常11,000円(税込)の年会費が、2名からは1名につき2,200円(税込)で持つことができます。ビジネスサポートサービスや福利厚生代行サービス、国内ゴルフエントリーサービスなど、ゴールドならではの手厚いサービスも利用できます。

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経費精算の手順

経費精算の具体的な手順は、各企業の規定によるため、詳細はまちまちです。また、仮払いを行うかどうかといった点でも、経費精算の手順は変わります。
ここでは、法人カードを活用した場合のフローと一般的なフロー、そして仮払いを行った場合のフローの例をご紹介します。

■経費精算フロー

経費精算フロー
法人カードを利用した場合
一般的な経費計算
仮払いがある場合

経費精算業務の注意点

経費精算業務を行う際には、経費の金額と精算金額に相違がないかどうか、領収書など必要な書類に不足がないかといった点に注意が必要です。
特に、小口で現金をやりとりする場合は、経費の額と社員に渡した金額に間違いがあっても、後から履歴を追うことができません。間違いがないよう、受け取る側と渡す側、双方で十分なチェックを行わなければなりません。
また、経費精算には、社員に一時的に金銭な負担を強いることになるという問題もあります。これを解決するのが仮払金の制度ですが、仮払いを多用すると、それだけ経理担当者の負担は大きくなってしまいます。

このような問題を回避するためには、法人カードを活用した経理システムの導入による、効率の良い経費精算を行うことをおすすめします。

経費精算を効率的に行うには?

経費精算のミスを減らし、できるだけ効率を上げるためには、経費精算システムやアプリの活用がおすすめです。
手書きやExcelで経費精算を行っている会社は、経費精算システムの導入を検討してみてください。

Excel(エクセル)による経費精算のメリットと問題点

Excelを使った経費精算は、導入のハードルが低いというメリットがあります。そのため、実施している企業も多いでしょう。しかし、Excelでの管理は人為的なミスが起こりやすく、入力や確認に手間がかかる、使える機能が限定的であるといった問題が出てきます。

経費精算システムやアプリのメリット

経費精算システムやアプリは、導入時のハードルが高いと感じる人もいるかもしれません。しかし、実務に慣れてしまえば、手書きやExcelでの問題を解決し、業務効率を上げることができます。

社員がスマートフォンから利用できるアプリと連動した経費精算システムであれば、どこからでも簡単に経費の申請や確認を行うことができます。
レシートの読み込み機能やクレジットカードで支払った経費の自動同期など、経費精算を効率化できるシステムがそろっていますし、うっかり数字を上書きしてしまったり、計算式が崩れてしまったりすることもありません。

三井住友カードであれば、カード利用データの連携サービスによってスムーズに経費精算業務が行うことができます。財務会計システムデータ連携サービス

しっかり計上して賢く節税!

経費は、賢く計上することでかなりの節税効果が見込めます。
しかし、「経費にすれば税金が安くなるから」と、何でも経費に含めてしまうと税務署で否認され、追徴課税が発生することになりかねません。経費の範囲を知り、法人カードや経費精算システムなどを活用して、効率的にきちんと経費精算をして、上手に節税するようにしましょう。

法人カードの種類によって商品性は異なりますので、あらかじめご了承ください。また、詳細につきましては、各商品ページをご確認ください。

2020年12月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:Gemstone税理士法人
監修:Gemstone税理士法人

港区の会社設立支援、税理士法人。Big4出身の公認会計士、税理士、元上場企業経理部長、大手ベンチャーキャピタル出身者などで構成され、スタートアップ支援に力を入れる。

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【動画でわかる】
三井住友カードの3つのメリット

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