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経理

勘定科目とは?経費になるもの・ならないものを個人事業主向けにわかりやすく解説

勘定科目とは?経費になるもの・ならないものを個人事業主向けにわかりやすく解説
監修:内山智絵
監修:内山智絵

大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人の地方事務所で上場企業の法定監査などに10年ほど従事した後、出産・育児をきっかけに退職。現在は、個人で会計事務所を開業し、中小監査法人での監査業務を継続しつつ、起業女性の会計・税務サポートなどを中心に行っている。
【保有資格】公認会計士、税理士、AFP
内山会計事務所

会社経営において、経費を勘定科目ごとに管理することは、適切な会計処理のために欠かせません。経費は、事業を行うために使用した費用のことですが、経費として費用処理することは節税にもなります。個人事業主といえども、そこに違いはありません。

ここでは、経営者や個人事業主なら知っておきたい経費の勘定科目についてご紹介します。

目次
そもそも「勘定科目」とは?
覚えておきたい費用(経費)の勘定科目一覧
経費になるもの、ならないもの
経費精算にはメリットがある法人カードがおすすめ
個人事業主が法人カードを選ぶポイント
経費の仕訳をラクにする!三井住友カードおすすめの法人カード
青色申告で10万円控除を受ける場合は?経費帳の書き方と仕訳方法
自宅兼事務所の家事按分と仕訳方法
勘定科目は仕訳しやすい科目に設定できる
勘定科目を設定する際の注意点
経費にかかる消費税について
経費の項目に合わせて会計を管理しよう
よくある質問
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そもそも「勘定科目」とは?

勘定科目とは、会社の取引による「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」について、その性質をわかりやすく記録するために必要な分類項目の総称です。

この5つのグループのうち、「費用」である経費をさらにわかりやすく分類するには、日ごろから勘定科目の種類を理解しておく必要があります。

勘定科目の5つのグループ
資産 現金、商品、土地、建物、権利など
負債 買掛金、借入金など
純資産 資本金、元入金など
収益 事業による売り上げなど
費用 仕入高、消耗品、外注費など

企業は仕入れた物やサービスに付加価値をつけて商品とし、販売することによって収益を上げることができます。このとき、売上を得るのにかかった直接的な経費だけでなく、事業を運営していくのに必要な管理費なども含めて支出した経費全般を「費用」といい、確定申告の際には「費用」の勘定科目ごとに仕訳をして、帳簿に記載しなくてはなりません。

覚えておきたい費用(経費)の勘定科目一覧

経費をしっかりと把握して適切な会計処理を行うために、覚えておきたい「費用」における勘定科目をご紹介します。確定申告の直前になって領収証を整理したり、どの勘定科目に計上するべきか悩んだりする前に、日ごろから勘定科目についてよく理解するようにしましょう。

■費用(経費)に分類される主な勘定科目一覧

横にスライドしてください

勘定科目 主な内容
租税公課 国や地方自治体に納める税金
  • 印紙税
  • 登録免許税
  • 自動車税(事業用)
  • 固定資産税
水道光熱費 エネルギーなどインフラの利用にかかる料金
  • 電気代
  • 水道代
  • ガス代
旅費交通費 会社の業務で使った交通費、出張時の交通費・宿泊費
  • 出張にかかる飛行機代
  • 出張先で利用したタクシー代
  • 出張先でのホテル宿泊代
通信費 通信にかかる費用
  • 電話代
  • インターネット料金
  • はがき・切手などの郵便料金
広告宣伝費 自社のサービス・商品の広告にかかる費用
  • 商品・サービスのパンフレット制作費用
  • 広告の掲載料
  • 従業員の名刺作成費用
販売促進費 商品やサービスの売上拡大、販売促進のための費用
  • ノベルティの制作費用
  • キャンペーンの開催にかかる費用
  • 展示会への参加にかかる費用
接待交際費 取引先や事業関係者に対する接待費用(飲食代)
  • 取引先との会食代
  • 取引先へのお中元・お歳暮代
  • 取引先への慶弔見舞金
損害保険料 事業において加入する保険料
  • 事務所・店舗の火災保険料
  • 事業用の車両の自動車保険料
修繕費 建物・設備など固定資産の修繕費用
  • 事務所・店舗の修繕費
  • 機材の修理代
  • 事業用の車両の修理代
消耗品費 取得価額が10万円未満か使用可能期間が1年未満の備品にかかる購入費
  • 文房具や帳簿、コピー用紙など事務用品の購入費
  • 10万円未満のパソコン、プリンター購入費
減価償却費 資産計上した10万円以上の物品・ソフトウェアの購入価格償却した金額
  • 事業用の車両やソフトウェアの購入費
  • 看板の制作費用
  • 機械・装置などの設備投資費用
給与賃金 雇用契約のある直接雇用の従業員の給与賃金など
  • 従業員の給料
  • 従業員の退職金
福利厚生費 事業者が従業員の健康や生活のために支出した費用
  • 従業員の健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料
  • 従業員の通勤手当
  • 社内イベントの開催費用
外注費 外部業者や派遣社員などの業務請負契約や委託契約による工賃
  • 事務所の清掃を外部へ依頼したときの費用
  • 製品の加工を外部へ委託したときの費用
地代家賃 賃借する土地や建物などの賃料
  • オフィス・店舗の賃料
  • 駐車場の賃料
会議費 取引先との打ち合わせ費用(会食など)
  • 取引先との打ち合わせに利用した喫茶店の飲食費
  • 会議のために準備したお弁当やお茶代
賃借料 機材や土地、建物のレンタルにかかる費用
  • 電話機やコピー機のリース料
  • 工具や機材のレンタル費用
  • セミナー開催に利用した会場代
新聞図書費 新聞や書籍にかかる費用
  • 新聞の購読料
  • 業務用の参考書購入費
  • 資料用DVDの購入費
研究開発費 新たな製品やサービスの開発のための支出
※研修やセミナーの受講費も含む
  • 市場調査費
  • システムやアプリの開発費
  • 研修・セミナーの受講費
雑費 ほかの経費に当てはまらない少額の費用
  • ごみ処理代
  • クリーニング代
  • 証明書の発行手数料
仕入高 商品や原材料の仕入れにかかる費用
  • 原材料の購入費
  • 仕入れにかかる運送料、関税
荷造運賃 商品の発送にかかる費用
  • 商品の包装材料費
  • ダンボール購入費
  • 商品の送料
貸倒損失 貸し倒れの発生によって生じた損失
  • 売掛金や貸付金の回収不能による損失
利子割引料 金融機関へ支払う利息や手形割引の割引料
  • 事業資金の借り入れに対する支払利息
  • 受取手形の割引料
車両費 事業用車両の維持管理にかかる費用
  • ガソリン代
  • ETC料金
  • 車検費用
取材費 記事制作や書籍出版のための取材にかかる費用
  • 取材先への移動にかかる交通費
  • 取材時にかかる場所代
  • 取材相手に支払う謝礼金

経費になるもの、ならないもの

事業を行うためにかかった経費を計上することによって、正しい利益額を計算することができ、また適切な納税額を算出することができます。しかし、経費にならないものまで経費として計上してしまうと、税務署からチェックが入り、ペナルティを課される場合があります。

経費になるか、ならないかで迷った際は、「事業を行っていなければ支出しないものでないか」「プライベートな支出でないか」という視点で考えましょう。

経費精算にはメリットがある法人カードがおすすめ

日ごろから経費を勘定科目ごとに把握するためには、決済の要となるクレジットカードを見直すことも考えましょう。特に個人事業主の方で、社用とプライベートを同じクレジットカードで兼用していたりすると、どれが何の経費だったか後から確認するのが困難になります。そこでプライベート用とは別に、法人カードを持つことをおすすめします。

法人カードとは、企業・法人、個人事業主向けのクレジットカードのことをさします。法人カードは利用明細と経理ソフトを連携させて、経費精算を効率化することができたり、事業での支払いに利用した分のポイントがつけられるというメリットがあります。

法人カードで経費精算するメリット

  • 毎月の利用明細書で、誰がいつどこで、いくら使ったかを可視化できる
  • 利用明細書を取り込んで、経理ソフトでデータを管理できる
  • 入力ミスや計上漏れ、請求漏れを防ぐことができる
  • 人件費の削減につながる
  • データ改ざんなどの不正行為を防止できる

■こちらも合わせてご覧ください
法人カード(ビジネスカード・コーポレートカード)とは?3分でわかる!法人カードの特徴やメリット、個人カードとの違いを解説します!
3分でわかる、法人カードの作り方!法人カード・ビジネスカードの契約に必要な手続きとは?

個人事業主が法人カードを選ぶポイント

個人事業主が法人カードを持つことは難しいと考える方もいるかもしれません。しかし、以下のようなポイントを押さえれば、法人カードを賢く利用することができます。

個人事業主が法人カードを選ぶポイント

事業実績が浅くてもカードが作れる

開業してからまだ日が浅くても、個人事業主が現在の事業を起こす前の職業や勤続年数、ローンなどの金融取引状況といった信用情報に特別な問題がなければ、審査に通る可能性があります。

年会費の負担が少ない

法人カード(ビジネスカード)の多くは年会費が設定されていますが、なかには年会費が1,000円台のカードもあります。また、初年度の年会費が無料のカードもあるので、申し込む際に要件を満たすかどうかチェックしてみましょう。

ポイント還元率が高い

法人カードでも個人カードと同じようポイントが貯まるものがあります。税金など、比較的高額の支出やオフィスの水道光熱費、賃料、通信費などの固定費をカード払いにすることで、効率的にポイントを貯めることができます。

カードのご利用可能枠が大きい

立て替え払いができるカード利用枠(利用可能額)は、個人カードよりも法人カードのほうが大きく設定されています。初期投資などで高額な費用が必要になる場合、カード利用枠(利用可能額)の大きい法人カードを選べば、何かの時に役に立ちます。

付帯サービスの充実

法人カードには、ビジネスに役立つ付帯サービスが充実しているものがあります。国内・海外旅行傷害保険の補償や国内・海外の空港ラウンジの利用、ETCカードの無料発行、新幹線のチケットレスサービスを利用できる法人カードなどさまざまです。なかには、経理サポートや弁護士相談サービスがあるものもあります。

経費の仕訳をラクにする!三井住友カードおすすめの法人カード

三井住友カードでは、経費精算を行う際に便利な法人カードを提供しています。利用明細を経理ソフトと連携させることもできるため、経理処理にかかるコストを削減し、効率を上げることができます。

法人代表者・個人事業主の方向け「三井住友カード ビジネスオーナーズ」

法人代表者、個人事業主(副業・フリーランスを含む)の方向けの法人カードです。カードランク別に一般カード、ゴールドカードの2種類があります。

ベンチャーやスモールビジネスシーンに必要な経費管理の一元化といった法人カード機能とともに、ビジネスユースでのご利用もお得になるポイント還元や年会費無料(ゴールドは条件あり)などの特典も付帯します。
スタートアップ企業やフリーランス、副業で活躍される方のビジネスを後押しする、利便性とメリットを兼ね備えています。

副業用クレジットカードにおすすめ!

三井住友カード ビジネスオーナーズ(一般)

三井住友カード
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年会費:永年無料

限度額:~500万円

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ビジネス
オーナーズ(一般)

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三井住友カード ビジネスオーナーズ
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国際ブランド
限度額
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永年無料
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三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド

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中小企業におすすめ!三井住友ビジネスカード

中小企業向けの法人カードで、経費管理と資金運用の効率化を目的としています。今まで以上に、経理事務・経費を合理化できます。またカード決済なら指定口座から自動引き落としされるので、支払い手数料を削減できます。カード使用者は20名以下が目安です。

事務処理の軽減、経費の削減・見える化ができる!

三井住友ビジネスクラシック (一般)カード

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年会費:使用者1名 1,375円(税込)

2名から1名につき 440円(税込)

限度額:~500万円

国際ブランド:visa/masterロゴ

ワールドプレゼント:1,000円につき1ポイント

お申し込み対象:法人専用

事務処理の軽減、経費の削減・
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三井住友ビジネス
クラシック(一般)カード

三井住友カード ビジネスオーナーズ
年会費
国際ブランド
限度額
ワールドプレゼント
お申し込み対象
使用者1名 1,375円(税込)
2名から1名につき 440円(税込)
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~500万円
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1ポイント
法人専用
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経費精算システムへの
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事前に旅費などを当該カードでクレジットカード決済いただくことが前提です。

事務処理の軽減、経費の削減・見える化ができる!

三井住友ビジネスゴールド

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カード

年会費:使用者1名 11,000円(税込)

2名から1名につき 2,200円(税込)

限度額:~1,000万円

国際ブランド:visa/masterロゴ

ワールドプレゼント:1,000円につき1ポイント

お申し込み対象:法人専用

事務処理の軽減、経費の削減・
見える化
ができる!

三井住友ビジネスゴールド
カード

三井住友ビジネスゴールド
年会費
国際ブランド
限度額
ワールドプレゼント
お申し込み対象
使用者1名 11,000円(税込)
2名から1名につき 2,200円(税込)
visa/masterロゴ
~1,000万円
1,000円につき
1ポイント
法人専用
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おすすめポイント

経費精算システムへの
利用明細データ
連携が可能!

複数枚発行可能な
ETCカード

海外・国内旅行傷害保険

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傷害死亡・後遺障害補償は、事前の旅費などの当該カードでのクレジット決済有無により最高補償額が異なります。

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三井住友ビジネスクラシック (一般)カード

三井住友ビジネスプラチナ
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年会費:使用者1名 55,000円(税込)

2名から1名につき 5,500円(税込)

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三井住友カード プラチナカード
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使用者1名 55,000円(税込)
2名から1名につき 5,500円(税込)
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青色申告で10万円控除を受ける場合は?経費帳の書き方と仕訳方法

さて、勘定科目に基づいた日ごろの仕訳が威力を発揮するのは、確定申告です。個人事業主は青色申告をすることで、10万円、55万円、65万円の控除を受けることができます。

55万円の控除を受けるには仕訳帳や総勘定元帳を作成し、65万円の控除を受けるには、55万円の控除要件に加えて電子帳簿保存かe-Taxでの申告(国税電子申告・納税システム)のどちらかを利用する必要があります。

しかし、10万円の控除であれば、現金出納帳や経費帳のような簡易帳簿での記帳が認められています。
経費帳には、勘定科目ごとに購入日時、購入物品、金額などの経費を記載します。ただし、この場合の経費に、仕入れは含まれません。仕入れは、仕入帳に記載します。

また、電子決済したものに関しては、電子帳簿保存法により、紙に印刷をして保存することはできなくなりましたので、領収書とともに、データのまま保存をしてください。

<現金出納帳の例>

※横にスライドの上ご参照ください

摘要 入金 出金 現金残高
現金売上 その他 現金仕入 その他
1 1 前年より繰越 50,000
10 1 現金売上
●●文具
ボールペン
5,000 55,000
10 3 消耗品費
オフィス××
ガムテープ
500 54,500
10 5 現金仕入
●●商店
ノート
2,000 52,500

<経費帳の例>

■消耗品費

※横にスライドの上ご参照ください

摘要 現金 その他
10 1 ••文具 ボールペン 100
10 3 オフィス×× ガムテープ 300

■旅費交通費

※横にスライドの上ご参照ください

摘要 現金 その他
10 1 (株)••へ訪問 580
10 25 (株)××仙台支店出張 30,000

上記のように、経費帳は勘定科目別に記載します。
市販のノートや専用の経費帳に手書きをするほか、Excelなどを使って作成しても問題ありません。Excelを使うと集計が自動でできるため、手書きよりも便利でしょう。

経費帳では、複式簿記のように借方と貸方に分けて記載する必要はありません。しかし、どの支出がどの勘定科目に該当するのかという判断は必要になります。

複式簿記の帳簿が簡単に作成できる会計ソフトなどもあるため、経費帳を作成して10万円の控除を受けているという方は、65万円の控除を目指して会計ソフトを導入してみるというのもおすすめです。

自宅兼事務所の家事按分と仕訳方法

個人事業主や“一人社長”の方などで、自宅を事務所兼用で使っている場合は、光熱費や家賃の一部を経費として計上することができます。
仕訳をする際は、「事業主貸」あるいは「事業主借」という勘定科目を使います。事業主貸は、事業のお金を事業主のプライベートに使った場合、事業主借は、事業主のお金を事業に使った場合に利用します。

例)
水道光熱費1万円を事業用の口座から支払い、そのうち4,000円が事業使用分、6,000円がプライベートの使用分(家事使用分)だった場合

■家事按分での仕訳

※横にスライドの上ご参照ください

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
水道光熱費 4,000 普通預金 10,000
事業主貸 6,000

反対に、事業分を含む水道光熱費などを個人のお金で支払った場合は、普通預金の部分を事業主借として処理します。
なお、会計ソフトの多くには、家事按分の割合を入力しておくことで、自動で按分してくれる機能がついています。光熱費や通信費は毎回金額が変わりますし、細かい数字になることも多いものです。いちいち手計算をしているとミスの元ですから、使える機能は積極的に活用しましょう。

勘定科目は仕訳しやすい科目に設定できる

消耗品費や買掛金など、一般によく使用される勘定科目は、ある程度決まっています。しかし、どの支出をどの費目に仕訳をするかは、仕訳をする側がある程度自由に選択できます。

例えば、コワーキングスペースで仕事をした場合、使用料の勘定科目は何に該当するでしょうか。会話ができるスペースで仕事先の人と打ち合わせをしたのであれば会議費かもしれませんし、出張先で一時的に利用した場合は雑費に仕訳をする場合もあるでしょう。

このように、勘定科目に必ずこうでなければならないという、一律のルールはありません。実際の用途と照らして、適切な科目を選択することが大切です。

勘定科目を設定する際の注意点

勘定科目を決めるときは、基本的に一定のルールに従って行う必要があります。
ある費用について一度勘定科目を決めたら、同じ勘定科目を使い続けましょう。例えば、「インターネットで広告を出しているからプロバイダー料金を広告宣伝費にしたが、先月は通信費にしていた」というようなブレが起こってはいけません。

また、勘定科目は個人で作ることができますが、業界用語や分かりにくい略称などは使わないようにしましょう。誰が見ても内容の予想がつく用語を使用するか、なるべく世間に広く浸透している勘定科目をそのまま使用することをおすすめします。

経費にかかる消費税について

多くの経費には、本体価格のほかに消費税がかかります。このような消費税の仕訳方法は、免税事業者か課税事業者かによって変わります。免税事業者とは、個人事業主の場合、2年前の売上と前年1月1日~6月30日の売上がどちらも1,000万円以下の事業者のことです。これを超えると課税事業者となります。

免税事業者の場合は、消費税を含めた総額で記帳を行います。

例)
現金で本体価格100円、消費税10円のボールペンを買った場合

■免税事業者の仕訳

※横にスライドの上ご参照ください

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
消耗品費 110 現金 110

一方、課税事業者の場合は、消費税と本体価格をそれぞれ記帳します(例示は税抜経理の場合ですが税込経理も認められています)。

■課税事業者の仕訳

※横にスライドの上ご参照ください

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
消耗品費 100 現金 110
仮払消費税等 10

課税事業者は、売上に対する消費税から仕入れなどにかかった消費税を差し引いて納付することになります。

経費の項目に合わせて会計を管理しよう

経費を計上することで正しい利益額を計算することができ、また適切な納税額を算出することができるので、しっかりと経費の項目を分類しましょう。そのためにも、それぞれの経費がどのような勘定科目に仕訳できるのか、どのように線引きがなされるのか、把握することが大切です。

また、日頃から経費精算に便利な法人カードを活用して経理の効率を図ることもおすすめです。正しく会計管理することを心掛けてください。

よくある質問

Q1.「勘定科目」とは何ですか?

勘定科目とは、会社の取引による「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」について、その性質をわかりやすく記録するために必要な分類項目の総称です。

詳しくは以下をご覧ください。
そもそも「勘定科目」とは?

Q2.経費になる/ならないの違いは?

事業を行うためにかかった費用は経費として計上できます。しかし、経費にならないものまで計上してしまうと、税務署からチェックが入り、ペナルティを課される場合があります。経費になるか、ならないかで迷った際は、「事業関連の支出か」「プライベートな支出でないか」という視点で考えてみましょう。

詳しくは以下をご覧ください。
経費になるもの、ならないもの

Q3.勘定科目はどう設定すればいいですか?

一般によく使用される勘定科目はある程度決まっています。しかし、勘定科目に必ずこうでなければならないという一律のルールはありません。どの支出をどの費目に仕訳をするかは、ある程度自由に選択できます。実際の用途と照らして、適切な科目を選択することが大切です。

詳しくは以下をご覧ください。
勘定科目は仕訳しやすい科目に設定できる


2024年4月時点の情報のため、最新の情報ではない可能性があります。

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