3分でわかる!法人カード・ビジネスカードで経費精算を行うメリットを解説します!

法人カードのメリット

3分でわかる!法人カード・ビジネスカードで経費精算を行うメリットを解説します!

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企業・法人における「経費精算の課題」を見直す!

企業・法人、個人事業主向けのクレジットカード、「法人カード」。一般的な個人向けカードとの大きな違いは、法人カードは経費の決済に利用されることが多いという点です。経費精算の課題が大幅に解決されることで、近年、多くの企業や法人で法人カードを採用しています。法人カードを導入しないと、どのような問題が出てくるのでしょうか。

法人カードを使わない、一般的な経費精算の流れ

法人カードを使わずに経費精算を行う場合、従業員からエクセルなどで経費精算書を提出してもらい、チェックした上で会計ソフトなどに手入力します。この場合、仕訳伝票の枚数が毎月数百枚にのぼるため、かなりの時間を経費精算に割かなくてはなりません。また会社によっては精算書が提出される度に、現金を手渡しし、仕分けを会計ソフトに入力するというケースも見受けられます。これでは毎日現金を管理することにも手間がかかります。それに加えて、出張費用など経費が高額になる場合は、仮払いをする必要があり、現金管理がさらに煩雑になります。

従業員が経費精算に時間や労力を割いてしまう

一般的に経費精算は、従業員が交通費や消耗品などの経費を1ヵ月分立て替え、まとめて会社に経費精算書を提出します。提出書類は、経費精算書に加えて、「領収書」も必要です。1ヵ月分の領収証ともなると数も多くなり、領収書の管理や経費精算書の作成に時間と手間がかかってしまいます。それによって業務時間が削られたり、毎月の立替金が大きいことで従業員の負担になったりします。

経理が経費精算に時間や労力を割いてしまう

経理では毎月、従業員の経費精算書の伝票処理業務が立て込みます。経理担当者はひとつひとつの項目を目視で確認して、仕分け、集計を行います。これでは経費精算処理に多くの時間を費やしてしまうだけでなく、専門的な業務に時間を割くことができなくなります。また期日どおりに提出しない従業員がいる場合は、再度連絡するなどの負担も増えてしまいます。

人的ミスが発生してしまう可能性がある

エクセルなどで作られた経費精算書は、作成時だけでなく、目視での確認、取り込みの際にどうしても人的ミスが起きやすくなります。また、ミスが発覚した際もどこに間違いがあるのか見つけるのに時間がかかり、さらに無駄な手間と時間をかけてしまうことにもつながります。

法人カードで経費精算を行うメリットとは?

従来の経費精算では、従業員、経理担当者ともに負担が大きく、人的ミスも起きやすくなります。そこで注目したいのが、法人カード。多くの企業・法人で法人カードを導入したり、検討されている大きな理由は経費精算のメリットにあります。

メリットその1. 経費精算が楽になる(人件費削減・効率化・公私分離)

法人カードで経費精算をすると、利用したものに関しては、毎月カード会社から発行される「カード利用明細書」に記載されます。利用明細書は社員のカードごとに発行されるので、いつ・だれが・どこで・いくら使ったかを可視化できます。また多くの場合、カード利用明細データを経理ソフトに取り込むことができ、経理業務の効率化を図れます。今まで経費精算にかけていた時間をほかの業務に当てることができ、人件費の削減につながることも期待できます。個人事業主の場合は、法人カードを使うことで、日々の支払いからプライベート用とビジネス用の区別をつけることができます。

メリットその2. 経費の仮払いや立て替えなど、小口現金精算が必要ない

法人カードを導入していない場合、出張時の交通費・宿泊費や、接待などの飲食費は従業員が立て替えて精算するか、事前に仮払いをします。社員に法人カードを支給し、カードで支払うことで、経理の現金出納業務がなくなります。立て替えをして精算、仮払いをして精算という業務が軽減できます。

メリットその3. 経費の計上漏れや請求漏れをなくすことができる

カード利用明細データを経理ソフトなどに取り込むため、人的な入力ミスやデータ改ざんなどの不正行為を防止できます。経理担当者が従業員の経費精算が行われているか確認できるので、精算漏れを予防し、従業員に経費精算を早めに行ってもらえるように促すことにも役立ちます。

ご参考:法人カードと連携している経費精算システム

三井住友カードでは、カード情報を経費精算システムに登録すると、三井住友カードからクレジットカードの利用明細が経費精算システムへ送られ、そのデータを自動的に取り込むことができます。対応している経費精算システムは、

  • 出張・経費に関わるさまざまなサービスと連携している「Concur(コンカー)」
  • 経費・交通費・旅費などの申請・精算業務を一元管理できる経費精算システム 「楽楽精算」
  • 経費精算だけでなく勤怠管理・就業管理・工数管理・電子稟議など、基幹業務につながるシステムをクラウドで一つにまとめられる「TeamSpirit」
  • 出張手配サービス、パッケージソフト、自社システム問わずさまざまなワークフローシステムと連携できる「J'sNAVI Jr(ジェイズナビ ジュニア)」
の4つです。法人カードと同時に、経費精算システムも導入することで、より効率的で正確な経費精算を実現できます。

  • ※経費精算システムへの自動連携については三井住友コーポレートカードのみ対象。

今回の記事のまとめ

法人カードは、経理担当者にとっても従業員にとっても大きなメリットがあります。特に面倒な経費精算に時間を割かなくてもいいというのは、本来の業務の効率を上げることにもつながります。法人カードを導入することで、経費担当者にとって特にうれしいのは、経費精算システムにカードの利用明細を取り込めること。経費精算の手間をなくし、精度を上げるための法人カード活用をぜひご検討ください。

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