メリット1 現金管理の労力が不要になる

小口現金とは、文房具代や切手代、交通費といった支出に対して、すぐに精算できるように社内に置いておく現金のこと。この小口現金をやめることで、現金管理の労力が不要になります。

小口現金で管理していると、帳簿と残額の帳尻が合わなくなった場合、レシートや領収証を調べ直し、間違いを見つけなくてはなりません。場合によっては、500円のずれを確認するために、経理スタッフが数十分の時間をかけるというようなことも起こります。また、現金が不足することのないように、常にある程度の額を銀行から引き出しておく手間もかかります。
こうした現金管理のための時間と手間が、キャッシュレスによって一気に解決できます。

メリット2 精算ミスの防止にもつながる

現金と違って、クレジットカードや電子マネーでは「払い間違い」ということがございません。100円玉と50円玉を間違えて渡してしまったり、出金伝票の数字を書き間違えたりということがないのです。クレジットカードの利用明細が連動する会計ソフトを入れることで、自動的にデータ化され振り分けられることになります。そのため、精算上のミスもなくなり、業務負荷の軽減に大いに役立ちます。

メリット3 履歴を確認できる

クレジットカードはもちろん、Suicaやnanacoなどの電子マネーでも使用履歴を確認することができます。そのやり方はさまざまですが、Suicaのように駅の自動券売機で使用履歴と残額をプリントアウトできるものもあります。

メリット4 ポイントや付帯サービスがある

クレジットカードの場合、使う度にポイントが加算されていきます。貯まったポイントは、社内の備品などに交換したりできます。ホテルの宿泊やレンタカーの割引サービスなどの付帯サービスがついていれば、出張の多い会社では経費の節約にもなります。
また、法人カードに付随する福利厚生代行サービスで、ホテルに格安で宿泊できたり、人間ドックを受けたりすることも可能になります。

詳細はこちら
法人カードでポイントをお得に貯めるには？還元率や個人利用の注意点を解説

外回り用には交通系電子マネーを

外回りが多い従業員にとって、交通費をはじめとする経費の精算はなかなか煩わしい作業です。とはいえ、精算を溜め込んでしまうと、月末になって経理が悲鳴を上げることになってしまいます。
これを解決するには、交通系の電子マネーを従業員1人ひとりに持たせることです。例えばSuicaであれば、最大、直近100件の履歴と残高を駅の券売機で印字することができますから、月に1度のスパンで使用履歴を経理に渡すことで、精算業務はグッとスムーズになるでしょう。

また、東海道・山陽・九州新幹線の指定席を1年中予約できるエクスプレス会員になれば、キャッシュレスで新幹線に乗車することができます。スマートフォン・パソコン・携帯電話で新幹線を予約すれば、「EX予約専用ICカード」を改札機にタッチするだけで、チケットレスで新幹線に乗車できます。早めの予約で20％以上の割引が受けられる「早特割引」の特典もあります。

経理業務を外部に委託する

会社の経理業務を代行業者に委託するという方法もあります。従業員からの申請内容と領収書との付け合わせや、伝票起票などを代行業者が担います。また、請求書発行や給与計算といった業務も依頼することができます。
精算システムも提供している代行業者もありますので、手間がかかる経理業務をアウトソージングしながら、経理業務のルールから見直すことで、業務効率化を図ることができます。ただし、個人情報の取り扱いになりますので、代行業者が信頼できるかどうかはしっかりと確認しないといけません。