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経理

領収書の正しい書き方とは?ただし書きについても解説します

領収書の正しい書き方とは?ただし書きについても解説します

ビジネス上の取引の際、代金を支払った者は代金を受領した者に受取証明(領収書)の発行を請求できるとされており(民法486条)、代金を支払う側にとっては、経費精算や確定申告などにも使用する重要な書類です。
ここでは、正しい領収書の書き方をはじめ、書き方に悩みがちな「ただし書き」についても解説します。

目次
領収書の役割
領収書に記載する際の6つのポイント
領収書におけるただし書きの注意点
領収書の扱いについて
正しい領収書の発行は信用獲得の第一歩
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領収書の役割

領収書とは、「受取人が支払者から代金を受け取ったこと」を証明する書類のことです。企業に勤めている人が経費精算を行うために経理担当者に提出したり、個人事業主が確定申告を行ったりする際に使われます。
記載に不備があり、企業の経理担当者や税務署に証明書として認められなければ、顧客に迷惑をかけてしまうかもしれません。そのため、ルールに則って正確に記載する必要があるのです。

領収書に記載する際の6つのポイント

領収書に記載する際、守るべきルールを項目ごとに確認していきましょう。注意すべきは次のような点になります。

(1)日付支払者から代金を受け取った日付を年月日で記入します。
和暦・西暦どちらの場合も、省略形はNGです。必ず「令和元年」「2019年」など、年号や西暦のすべての桁まで正確に記入します。なお、元号の初めの年は「元年」と記載します。

(2)あて名支払者に確認し、支払者の氏名や企業名を正式名称で記載します。店舗などで、顧客から「上様」でと頼まれた場合は、そのとおりに書いても構いません。消費税法上は「支払者から代金を受け取った日付」「買い手の氏名・名称(あて名)」「提供した商品やサービスの内容(ただし書き)」「金額」「領収書の書類作成者(発行者住所氏名)」が記載されているものが領収書とされますが、買い手の氏名・名称(あて名)に関しては、小売業や飲食店などでは省略可能とされています。「上様」と書いたからといって、税法上、領収書が直ちに証明力を失うものではありません。

(3)ただし書きただし書きには、提供した商品やサービスの内容を記載します。「飲食代として」「書籍代として」など、支払者が何を購入したのか一目で分かる具体的な記述を心掛けましょう。

(4)金額実際に受け取った代金を税込金額で記載し、3桁ごとに桁区切りの「,」を打ちます。改ざん防止のために、数字の頭には「\」や「金」、末尾には「-」や「也」といった文字・記号を書きましょう。続いて「内訳」欄に、税抜き金額と消費税額を記載します。

(5)収入印紙受け取ったのが売上代金の場合、金額が50,000円以上になると課税の対象となり、領収書には金額に見合った収入印紙の貼り付けが必要となります。50,000円以上100万円以下は200円、100万円超200万円以下は400円などと定められていますので、必要額の印紙を貼って消印を押しましょう(200万円を超える場合の印紙額や売上代金以外の受取書については、国税庁のウェブサイトで確認してください)。
なお、クレジットカード払いの場合は、印紙の貼り付けは不要です。

国税庁

別ウィンドウで国税庁のサイトへ遷移します。

(6)発行者住所氏名サービスを提供する自身の店舗名・企業名と住所、連絡先を記載します。

領収書

領収書におけるただし書きの注意点

領収書を作成する際に、どこまで記載すればいいのか悩むのがただし書きの項目ではないでしょうか。ただし書きは、「何のサービス(品物など)に対して取引したものなのか」を証明するために必要な項目です。
一般的に「お品代」と表記することが多いと思いますが、本来は認められず、使途不明金として扱われてしまう可能性があります。領収書の正当性が証明されない場合は、脱税行為とみなされてしまうこともあります。

ただし書きの記入例

簡潔に、第三者が見ても分かるように、一般名称を用いて記入しましょう。
具体的な品名を記載する以外に、「主要な品目(金額が大きいものなど)+他(または等)」といった書き方でも構いません。

  • 書籍代
  • 飲食代
  • 文房具代
  • 文具用品100点他
  • 広告ポスター50枚等

支払者に記入名を確認する

ただし書きを作成する際に、支払者に対してどのような書き方をしたほうが良いか、確認することもポイントです。支払者から「品代で良い」と言われた場合には、そのまま「お品代」と記入しても構いませんが、できる限り具体名をこちらから提案して明記するように心掛けましょう。

領収書の扱いについて

領収書へ記載する際のルールは先に説明したとおりですが、併せて次のようなルールも知っておくと役立ちます。

・レシートとの違いかつてのレシートは、数字しか印字されていないことが多かったため、レシートと領収書は違う物とされてきました。しかし、今日ではほとんどのレシートに店名や日時、商品やサービスの内容、金額がきちんと印字されているため、領収書とレシートは特に区別されず、税法上は同じ物として扱われています。
ただし、社内ルールで「レシートでの経費精算は認めない」と定めるなど、企業によっては両者を区別しているところもあります。

・領収書の保存期間法人や個人事業主が税の申告に使った領収書は、申告後も一定期間保存することが義務付けられています。法人の場合は、法人税法の「帳簿書類」にあたるので7年間、個人事業主の場合は、白色申告者なら5年間、青色申告者の場合は7年間(ただし、前々年分所得が300万円以下なら5年間)です。

・クレジットカード払いの場合前述のとおり、現金払いではなくクレジットカード払いで取引された場合は、金額が50,000円以上であっても収入印紙を貼る必要はありません。クレジットカードによる信用取引の際の領収書は、現金取引の領収書と違い、印紙税の課税対象である「金銭または有価証券の受取書」にあたらないからです。
ただし、領収書中に「クレジットカードを利用した」ことを明記する必要があり、この記載がないと「金銭または有価証券の受取書」に該当し、収入印紙の貼り付けが必要となります。

正しい領収書の発行は信用獲得の第一歩

ルールに則った領収書を発行することは、顧客に迷惑をかけることを防ぎ、企業や店舗の信用を高めるための第一歩です。
特に、ただし書きは万一の場合に脱税行為とみなされることを考えると、おろそかにはできません。正しい金額、正しい税額とともに、ただし書きにも留意して領収書を発行しましょう。

2019年8月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。

監修:Gemstone税理士法人
監修:Gemstone税理士法人

港区の会社設立支援、税理士法人。Big4出身の公認会計士、税理士、元上場企業経理部長、大手ベンチャーキャピタル出身者などで構成され、スタートアップ支援に力を入れる。

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