【読んで解決!】個人事業主の経費、計上できるものと計上できないものとは?

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【読んで解決!】個人事業主の経費、計上できるものと計上できないものとは?

【読んで解決!】個人事業主の経費、計上できるものと計上できないものとは?

個人事業主として開業をして、年間38万円を超える事業所得がある場合、確定申告をする必要があります。つまり個人事業主も企業・法人と同様に、事業を行うために必要な支出を「経費」として申告書に計上することが認められています。正しく経費を計上して所得を減らすことで、所得税の額を抑えることができます。しかし、なんでも経費に計上していいわけではございません。まずは経費について理解を深めることから始めましょう。

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個人事業主の経費とは?

法人に比べると経費として計上できる項目は少なくなりますが、個人事業主でも「事業に関連したもの」であれば、さまざまな出費を経費として申告することができます。

経費の基本的な概念

職種・業種によって、「業務上必要」と認められる経費は異なります。例えば、販売するために仕入れた商品、従業員の給料、事務所の家賃、取引先との会食、事務消耗品など、「経費」の幅もさまざまです。また個人事業主は、事業と生活が密接に関係していることが多いため、経費も曖昧になりがちです。経費はあくまでも事業に関連する支出である必要があります。支出が事業に関連するものの場合、何の経費なのかを領収書などの裏面に簡単にメモをしておくといいでしょう。

経費として計上するために必要なもの

経費として計上するためには、証拠となる書類が必要です。領収書やレシートは普段からもらう習慣をつけて、経費の証拠として残しておきましょう。クレジットカードを利用した場合は、利用伝票が領収書の代わりになります。銀行振込の場合は、ATMから出てくる振込明細と請求書や納品書などを併せて保管しておきます。領収書をなくしてしまったり、交通費など領収書をもらえないものに関しては、出金伝票を残しておきましょう。

    例)証拠書類として認められるもの

  • 領収書・レシート
  • 請求書
  • 納品書
  • クレジットカード利用伝票
  • メール領収書
  • 出金伝票

個人事業主が経費として計上できるもの

個人事業主が経費として計上できるもの

経費として計上できるものは「事業に関係する費用」です。事業に結びつくものであれば、経費として認められます。また、携帯電話や家賃、インターネット代など事業と生活に関係する費用はしっかり区別して、按分(あんぶん)することも認められています。

基本的な経費の項目

仕入れ

経費になるのは、「売上に対応する売上原価」。売上原価は、1/1の在庫金額に年内に支払った仕入れ金額を足して、12/31の在庫金額を引いた金額です。仕入れ金額がそのまま全額経費にならない場合もあるので、注意しましょう。

消耗品費

消耗品費は、仕事に必要な機材や消耗品のこと。パソコン関連、オフィスの備品なども含まれますが、白色申告の場合は10万円、青色申告の場合は30万円未満、使用可能期間が1年未満のものが消耗品になります。これ以上の金額のものは、「減価償却」の対象になります。消耗品費のなかでも、文房具やプリンタのインクなどは「事務用品費」として扱います。

広告宣伝費

ウェブや雑誌、FacebookやInstagramなどのSNSなど、広告を出した金額を集計します。広告宣伝費は、掲載された日の経費になるので、雑誌の場合は注意が必要です。

旅費交通費

旅費交通費は、打ち合わせや営業、納品、出張など事業にかかわる移動にかかった費用のこと。電車代、バス代、航空券代、タクシー代、ガソリン代、有料道路通行料、出張旅費などがこれにあたります。

水道光熱費

仕事場の水道・電気・ガスなどの料金は「水道光熱費」。自宅を仕事場として使用している場合は、仕事に使っているスペースに応じて、家事按分をして経費として計上することができます。

通信費

今やビジネスになくてはならないプロバイダー料金や携帯電話は通信費です。そのほかにも郵送費、ハガキ代、切手代なども含まれます。宅急便などで荷物を送った場合は「荷造運賃」に分類されるので気をつけましょう。「荷造運賃」には荷物の「包装材料」も計上されます。

家事按分とそのルール(家賃/電気代/通信費)

自宅と仕事場がそれぞれ違う場合は、仕事場の家賃や水道光熱費、プロバイダー料金などを、事業に必要な経費として計上できます。一方、仕事場が自宅も兼ねている場合、自宅の家賃、水道光熱費、プロバイダー料金など事業にかかわる経費を按分して仕分ける必要があります。これらの事業・自宅で共用している「家賃」、「水道光熱費」、「通信費」、「車両費」などを使用時間や使用面積から使用比率を割り出し、費用を計算することを「家事按分」と言います。按分比率に決まりはございませんが、税務署から説明を求められた時、納得できる合理的な根拠を示す必要があります。

その他経費として計上できるもの、経費として計上できないもの

経費は事業の内容によって多岐にわたり、合理的な説明ができれば「経費」として認められます。例えば、ノマドワーカーはカフェ代が経費として認められることがあったり、ライターであれば事業に関連する書籍・雑誌も経費となります。曖昧にも見えますが、経費かどうか迷った時は、以下の3つのルールに照らし合わせて再度考えてみましょう。

  • 事業と関連性がある支出であり、証拠も揃っていること
  • 常識の範囲内の支出であること
  • やましいことがない支出であること

経費として計上できない項目の考え方

基本的に事業主自身のための支払いは経費にはなりません。個人事業主には福利厚生という概念がないため、事業主の健康診断料なども経費することができません。また家庭用に使われたものの支払い、借入金、住宅ローンの支払いも経費には計上できないので気をつけましょう。

経費に計上できない主なもの

  • 所得税
  • 住民税
  • 事業主の健康保険料
  • 事業主の国民年金
  • 事業とは関係ない、事業主の借金返済金
  • 住宅ローン
  • 罰金
  • 税金などの延滞金
  • 出張手当
  • 従業員がいない場合の福利厚生費
  • 事業主に対する給与賃金

経費にならないものの事例

経費にならないものの事例

一方、経費として認められそうでありながら、難しいものもあります。それらを事例とともにご紹介します。

スーツ代

ビジネスのために毎日着用するスーツ。プライベートで着ることがほぼなく、一見経費として認められそうな項目です。しかし「普段も着ることがある」という見解から経費として認められないのが現状です。

メガネ代

メガネもスーツ代と同様に、普段使用することがあるため、経費計上するのが難しいとされています。ただしパソコンで仕事をしている場合は、パソコン用メガネを経費計上できることがあります。

罰金

罰金が経費として認められてしまうと、罰金に節税効果があるということになってしまうため、原則として認められません。しかし、従業員が支払った罰金を会社が負担した場合、罰金額が支払給与になり経費として処理することができます。

接待の二次会の費用

仕事上の取引先などとの会食は接待交際費として認められていますが、それは一次会までの費用。二次会の費用は経費として認められていないので注意が必要です。

スポーツクラブの会費

個人事業主の場合は、福利厚生費が認められていないため、スポーツクラブの会費は経費として計上できません。

健康診断の費用

個人事業主の健康診断の費用も私的な支払いとなり、経費にはなりません。

今回の記事のまとめ

個人事業主として1人で事業を行っている場合、どうしても業務とプライベートの境がわかりにくくなります。そこで、費用を支払う時は、仕事用なのかプライベート用なのか、常に区別することを意識しましょう。現金支払いの場合は、仕事用の現金を入れたもうひとつの財布を持ったり、仕事用とプライベート用の会計を分けてそれぞれの領収書をもらうようにしたり、後々帳簿つけが楽になるよう工夫しましょう。

しかし、それぞれの会計を分けるのが面倒・・という方にオススメなのが「法人カード」です。個人事業主でも作ることができ、会社名義の銀行口座から引き落とすことができます。仕事用、プライベート用を分けられるだけでなく、会計ソフトを使っている場合は、カードの明細を自動で取り込むことができ、経費の計上漏れを防ぐこともできます。

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