個人事業主の経費に計上できるものとは？できないものも含めて基本をやさしく解説！

個人事業主の経費とは？

「経費」とは、簡単にいうと事業に関係する支出のことです。それでは早速、経費の基本を見ていきましょう。

経費の基本的な概念

職種・業種によって「業務上必要」と認められる経費は異なりますが、事業用に使用した支出かどうかが経費の判断基準です。事務所の家賃、販売するために仕入れた商品、従業員の給料、取引先との会食費なども経費となります。

また個人事業主は、事業と生活が密接に関係していることが多いため、経費とプライベートの支出との区別もあいまいになりがちです。
例えば、自宅兼事務所の家賃などは、事業用で使用している部分を明確に区分できる場合に、経費として計上することができます。このように、業務とプライベートが混ざった支出に対して業務利用分を計算し、経費として計上することを「家事按分」といいますので覚えておきましょう。

なお、経費はあくまでも事業に関連する支出で、プライベートで使用したものは経費ではありません。

経費を計上するとは

「経費を計上する」とは、経費を帳簿に記入し勘定することを指します。帳簿の金額は決算書に反映されるので、日ごろから正しく記入するよう注意しましょう。

経費として計上するために必要なもの

経費として計上するためには、証拠となる書類が必要です。手書きの宛名入り領収書やレシートなどは、普段からもらう習慣をつけて、経費の証拠として残さなければなりません。さらに、その支出の用途を簡単にメモしておくとよいでしょう。

クレジットカードを利用した場合は、利用伝票が領収書の代わりになります。銀行振込の場合は、ATMから出てくる振込明細と請求書や納品書などを併せて保管しておきます。領収書をなくしてしまったり、交通費などで領収書をもらえなかったりしたものに関しては、出金伝票を残しておきましょう。

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個人事業主が経費計上できる「勘定科目」

ここでは、個人事業主が知っておきたい勘定科目を、一覧でご紹介します。

■勘定科目一覧表

仕入	販売目的の商品や原材料などを仕入れた費用のこと。
消耗品費	仕事に必要な事務用品など、消耗品を購入した費用。 ※消耗品とは、金額が10万円（税込）未満、もしくは使用可能年数が1年未満のものを指す
広告宣伝費	チラシ作成代、新聞広告費、求人広告費、ポスティング費用など、広告宣伝にかかった金額のこと。 広告宣伝費は、掲載された日の経費となるため、雑誌の場合などは注意。
旅費交通費	打ち合わせや営業、納品、出張など事業に関わる移動にかかった費用のこと。 例：電車代、バス代、航空券代、タクシー代、ガソリン代、有料道路通行料、出張旅費など
水道光熱費	オフィスの水道・電気・ガスなどの料金。 自宅を事務所として使用している場合は、仕事に使っているスペースに応じて家事按分をして、経費として計上できる。
通信費	おもにインターネットの回線使用料や携帯料金などの費用で、はがきや切手代も含まれる。 仕事に使っている時間から家事按分をして、経費として計上できる。
荷造運賃	宅配便などで荷物を送った場合の配送料のこと。 なお、荷造運賃には荷物の包装材料も計上できる。
外注費	社外に業務委託の契約をして依頼した費用のこと。 例：外部のデザイナーにウェブサイトのデザインを依頼した費用など
貸倒損失	売掛金や貸付金、立替金などが回収不能になった場合など、損失額を処理する勘定科目。
給料賃金	従業員に支払った給与や賞与（ボーナス）、残業代などのこと。
専従者給与	専従者（家族従業員）に支払う給与のこと。 専従者に支払う給与は、勘定科目「給料賃金」は使えないので注意。

個人事業主が経費として計上できないもの

基本的に、事業を営んでいなくても発生する費用や、事業主自身への支払いは経費にはなりません。

個人事業主には自らに対する福利厚生という概念がないため、事業主の健康診断料なども経費にすることができません。また、家庭用に使われたものの支払い、借入金、住宅ローンの返済も経費には計上できないので気をつけてください。
なお健康保険料や国民年金、住宅ローンについては事業所得の経費にはなりませんが、社会保険料控除や住宅ローン控除によって納税額を減額できるため、確定申告の際には忘れずに適用しましょう。

そのほか、経費として計上するのが難しいもの

経費として認められそうでありながら、計上することが難しいものもあります。それらを事例とともにご紹介します。

スーツ代

ビジネスのために毎日着用するスーツ。プライベートで着ることがほぼなく、一見経費として認められそうな項目です。しかし「普段も着ることがある」という見解から経費としては認められにくいのが現状です。

メガネ代

メガネもスーツと同様に、普段使用することがあるため、経費計上するのが難しいとされています。パソコンで仕事をしている場合は、パソコン用メガネを経費計上できることもありますが、プライベートでも使用する場合には、業務上の使用割合を算出する必要があります。

スポーツクラブの会費

個人事業主の場合は、自分自身への福利厚生費が認められていないため、スポーツクラブの会費は経費としては計上できません。ただし従業員を雇用している場合、従業員全員が利用できるスポーツクラブの経費であれば、福利厚生費として経費計上が可能です。

個人事業主の経費計上の注意点

個人事業主の経費計上では、気をつけるべき点があります。ここでは、2つの注意点を見ていきましょう。

事業用とプライベート用の支出を日ごろから区別する

個人事業主で気をつけたいのが、事業用とプライベート用の支出の混同です。例えば、取引先への贈答品の購入費用は交際費として経費計上ができますが、結婚する友人へのギフト代などプライベートの支出は経費になりません。誤って計上することのないよう、事業用の支払いは個人カードではなく法人カードにまとめるのがおすすめです。

正しい「家事按分」で経費計上する

個人事業主は、賃借している自宅を事務所として利用したり、自家用車で取引先に訪問したりと、さまざまなものを事業とプライベートで兼用する機会があります。このような支出に対し、業務利用分を計算し、経費として計上するのが家事按分です。事業で利用する割合をしっかり計算し、適切に経費計上するようにしましょう。

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個人事業主がクレジットカード決済するときの経費計上のしかた

経費の支払いには「法人カード」がおすすめ！

個人事業主も、経費の支払いに法人カードを活用するのがおすすめです。クラウド型の会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードの設定をすると、自動で履歴を取得して帳簿に反映してくれるものが多くあり、事務処理の手間を大幅に削減できます。

日ごろから、事業用には法人カードを、プライベート用には個人カードを、といったように支払い方法を分けておくことで、誤った経費計上や計上漏れを防ぐこともできるでしょう。

さらに、クレジットカードなら、経費の支払いでポイントも貯まるのでお得です。この機会に、法人カードの申し込みを検討してみましょう。

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個人事業主におすすめ！三井住友カード ビジネスオーナーズ

「三井住友カード ビジネスオーナーズ」は、満20歳以上の法人代表者、個人事業主（副業・フリーランスを含む）の方向けの法人カードです。カードランク別に一般カード、ゴールドカードの2種類があります。
ベンチャーやスモールビジネスシーンに必要な経費管理の一元化といった法人カード機能とともに、ビジネスユースでのご利用もお得になるポイント還元や最高2,000万円の海外旅行傷害保険（※）などの付帯サービス（ゴールドは国内旅行と空港ラウンジ利用含む）、年会費無料（ゴールドは条件あり）などの特典も付帯します。
スタートアップ企業やフリーランス、副業で活躍される方のビジネスを後押しする、利便性とメリットを兼ね備えています。

• ※事前に旅費などを当該カードでクレジット決済いただくことが前提です。

経費の基本を押さえて、日ごろから確定申告に備えよう

経費とは、事業用の支出のことを指します。個人事業主は、事業用とプライベート用の支出があいまいになりがちです。勘定科目の種類や家事按分など、経費の基本をしっかり押さえ、正しく経費計上をすることが節税対策につながります。確定申告直前に経理事務の作業で焦らないよう、日ごろからしっかり帳簿を作成するのが大切です。
また、個人事業主も法人カードを持つことで、経費管理もシンプルになります。この機会に申し込みを検討してみましょう。

よくある質問

Q1．個人事業主の経費とは？

職種・業種によって「業務上必要」と認められる経費は異なりますが、事業用に使用した支出かどうかが経費の判断基準です。個人事業主は、事業と生活が密接に関係していることが多いため、経費とプライベートの支出との区別もあいまいになりがちです。例えば、自宅兼事務所の家賃などは、事業用で使用している部分を経費として計上することができます。なお、経費はあくまでも事業に関連する支出である必要があり、プライベートで使用したものは経費ではありません。

詳しくは以下をご覧ください。

経費の基本的な概念

Q2．個人事業主が経費として計上できないものは？

基本的に、事業に関係ないものや、事業主自身への支払いは経費にはならないため、所得税、住民税、事業主の健康保険料や国民年金、事業とは関係のない事業主の借入金返済、住宅ローン、罰金、税金などの延滞金などは、経費になりません。そのほか従業員がいない場合の福利厚生費や、事業主に対する給与賃金および出張手当も経費ではないので注意しましょう。

詳しくは以下をご覧ください。

個人事業主が経費として計上できないもの

Q3．個人事業主の経費計上の注意点は？

個人事業主は、事業用とプライベート用の支出を日ごろから区別し、さらに「家事按分」の基本をしっかり押さえましょう。個人事業主で気をつけたいのが、事業用とプライベート用の支出の混同です。誤って計上することのないよう、事業用の支払いは個人カードではなく法人カードにまとめておくとスムーズです。
また、事業とプライベートで兼用しているものへの支出は、業務利用分を家事按分してしっかり計上するようにしましょう。

詳しくは以下をご覧ください。

個人事業主の経費計上の注意点

• ※2023年3月時点の情報なので、最新の情報ではない可能性があります。